El pasado 4 de marzo el gobierno aprobó el Anteproyecto de Ley de Protección de Informantes, cuya normativa insta a las empresas de más de 50 empleados a aplicar sistemas internos de información y denuncia que garanticen el anonimato, la confidencialidad y la protección de todos aquellos que informen sobre irregularidades en sus empresas. Aquellas compañías que no cumplan con las obligaciones impuestas por esta ley podrían enfrentarse a sanciones que van hasta un millón de euros.
De esta manera, la aprobación del Anteproyecto de Ley marca la cuenta atrás para que las empresas se adapten a los nuevos requisitos y empiecen a cumplirla. Por ello, EQS Group España, proveedor líder internacional de tecnología regulatoria en cumplimiento corporativo y relaciones con inversores, propone cinco claves que toda empresa ha de seguir para cumplir con la nueva Ley y poder garantizar una cultura legal ética dentro de la compañía:
1. Promover una cultura de denuncia basada en la confianza. En cualquier empresa es necesario crear una cultura transparente basada en valores éticos y buenas prácticas para generar una mayor confianza entre los empleados así como promover los beneficios de esta cultura legal ética. Es así como los profesionales se sentirán con mayor libertad de informar de estas irregularidades cometidas en la empresa a través de los diferentes canales de denuncia. Además, los trabajadores se sentirán más comprometidos y tranquilos en el puesto de trabajo, sabiendo que en su empresa apoyan un sistema de denuncias interno que promueve las denuncias e inquietudes de los empleados con total normalidad.
2. Apostar por la confidencialidad, seguridad y anonimato. Uno de los principales motivos por los que los empleados pueden ser reticentes a la hora de compartir su opinión o injusticias que observan en el día a día en la oficina, es el tratamiento de sus datos. Es en este contexto donde los canales de denuncias cobran una gran importancia, sabiendo que estos permiten garantizar la confidencialidad del informante en el sistema y cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), todo ello utilizando un sistema que les proporciona el máximo anonimato y seguridad a los empleados en la gestión, favoreciendo su ánimo de denuncia.
3. Formar a los empleados y comunicar el programa de Compliance con eficacia. Definir políticas comprometidas basadas en el Compliance de la compañía y organizar formaciones que generen más conciencia y transparencia son los primeros pasos para asegurar que todos los empleados cuenten con marcos sólidos a la hora de decidir si informar sobre infracciones o no. Además, partiendo de una política clara y bien comunicada de principio a fin, los empleados tendrán más claros los procedimientos a seguir en todo momento, facilitando el proceso de denuncia.
4. Designar un responsable que gestione el sistema interno de información. La nueva Ley exige a empresas y departamentos a estar preparadas para recibir los informes de denuncia una vez hayan implementado su propio sistema. Por ello4., será necesario contar con una persona que procese y gestione las infracciones, permitiendo que el empleado sepa en todo momento a quien recurrir en cuanto detecte una irregularidad. Paralelamente, la empresa deberá determinar si los informes se gestionarán de forma centralizada o por regiones, si es necesario contar con un doble control para evitar la gestión inadecuada de los casos y examinar si la propia compañía tiene suficientes conocimientos jurídicos y recursos para gestionar los casos internamente.
5. Gestión digital del cumplimiento corporativo. Crear un sistema de prevención basado en soluciones digitales integradas como EQS Integrity Line permite a las empresas prevenir, detectar y paliar cualquier actividad delictiva que ponga en peligro tanto al negocio de la empresa como a los empleados. Además, estos nuevos canales de denuncias digitales integran todas las opciones tradicionales como el correo electrónico, las líneas telefónicas o los mediadores externos en un mismo lugar, lo que aporta una mayor sencillez y agilidad en la gestión. Igualmente, estas plataformas garantizan el anonimato de los empleados, de modo que el informante queda protegido ante cualquier proceso.
“Con la entrada en vigor de la nueva Ley, las empresas deben estar preparadas para el cambio y estudiar la mejor manera de implementar sus canales de denuncia. Las soluciones integrales digitales se están posicionando como los grandes aliados a la hora de crear un sistema de prevención del delito eficaz, pero tampoco hay que descuidar otros detalles como el fomento de una cultura legal ética o la formación del empleado en la política legal de la empresa. Se tratan de puntos clave que aparte de contribuir a cumplir con la nueva ley, también redundan en el beneficio del empleado y la empresa” afirma Murray Grainger, Country Manager de EQS Group España y Portugal.
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