El estado de resultados es un estado financiero que nos permite conocer la utilidad neta que ha tenido nuestra empresa en un periodo determinado midiendo los ingresos, los costos y los gastos. Este refleja si nuestra empresa tiene liquidez para poder continuar sus operaciones o invertir en su crecimiento.

Sin embargo, como en todos los aspectos humanos, está sujeto a errores y fallas en el ingreso de los datos, generando problemas en las cuentas de la empresa. Hoy, a medida que veremos cómo se hace un estado de resultados, veremos también cuáles son sus posibles puntos débiles y que podemos mejorar para determinar qué tan confiable es nuestro estado de resultados.

Un estado de resultados es una herramienta muy fácil de hacer. A grandes rasgos tiene la siguiente estructura (Recuerda que donde hay un (+) es porque es un ingreso y donde hay un (-) es por que es un egreso):

• Ingresos

• Devoluciones
• Descuentos

= Ventas Brutas

• Ventas brutas

• Costos

= Utilidad bruta

• Utilidad bruta

• Gastos operativos administración
• Gastos operativos ventas
• Gastos operativos financieros
• Otros gastos
• Depreciaciones y amortizaciones

= Utilidad operacional

• Utilidad operacional
• Ingresos no operativos

= Utilidad antes de impuestos

• Utilidad Antes de Impuestos

• Impuestos

= Utilidad neta

• Utilidad neta

• Reserva legal

= Utilidad disponible para accionistas

Qué tan confiable sea depende de varios factores, aunque el principal de ellos es la veracidad de los datos que ingreses. Verifiquemos parte por parte:

Ventas Brutas

Las ventas brutas resultan de restar las devoluciones y descuentos a nuestros ingresos totales.

• Ingresos

• Devoluciones
• Descuentos

= Ventas Brutas

Aquí hay varias consideraciones. La primera tiene que ver con los ingresos en sí. En ellos debemos incluir todos los ingresos operativos que tuvo la empresa, es decir, únicamente los que son por concepto de su actividad comercial.

Es un error agregar ingresos de otras fuentes, como las ganancias por inversiones o la venta de activos ya que lo que queremos establecer en este punto es qué tan productiva es mi actividad comercial. Estos ingresos no operativos se agregarán más adelante.

Segundo, se deben incluir las devoluciones y los descuentos restándolos de los ingresos pues este dinero ya no es parte de la empresa. En el caso de las devoluciones es un poco más complicado porque estas se pueden dar en períodos diferentes, aunque en este caso, como el estado de resultados es un reflejo de la realidad actual, estas se deben agregar en el periodo en que se presentan.

Algunas empresas hacen este primer paso pero no lo agregan al estado de resultados sino que comienzan con las ventas brutas. Lo recomendable es que sí se haga para que nuestro estado de resultados sea bien detallado y así evitar malos entendidos, sobre todo con los accionistas.

Utilidad bruta

Para llegar a la utilidad bruta, el siguiente paso en nuestro estado de resultados es restar los costos a las ventas netas. Sin embargo, el principal error en este punto es no reconocer qué es un costo y qué es un gasto.

• Ventas brutas

• Costos

= Utilidad bruta

En resumen (ya que cubriremos este tema en otro artículo) un costo es un egreso que se usa para adquirir activo que luego convertiremos en un producto o servicio y que se recuperará mediante la venta del mismo.

Dentro de los costos encontramos:

• La compra de materiales para fabricar un producto
• La compra de insumos para luego venderlos
• La contratación del personal que fabrica ese producto o de la persona que da un servicio
• Los recursos como la electricidad, agua y otros necesarios para la creación de un producto o servicio.

Por otra parte, un gasto es un egreso en el que se incurre pero que no influye directamente en la fabricación del producto sino en su venta, almacenamiento, distribución, y de igual manera no espera recuperarse mediante la venta del producto.

Dentro de los gastos encontramos:

• El pago de los vendedores, del personal de logística o del personal de mercadeo
• La compra o alquiler de camiones para el transporte
• El pago de envios al destino del cliente

Ahora, como lo que queremos conocer en este punto es la utilidad bruta, solo se restan los costos. Los gastos se incluyen en el siguiente paso, ya que no hacen parte del dinero invertido directamente en la fabricación o creación del producto.

Utilidad operacional

La utilidad operacional es el resultado de restarle los gastos operacionales a la utilidad bruta. Esta parte es importante que la dividas en rubros o categorías para que tengas un mayor control sobre de dónde está viniendo el dinero.

• Utilidad bruta

• Gastos operativos administración
• Gastos operativos ventas
• Gastos operativos financieros
• Depreciaciones y amortizaciones
• Otros gastos

= Utilidad operacional

Para determinar la confiabilidad del estado de resultados en este punto, es clave que, así como en el punto anterior, no se confunda costos y gastos. De igual manera no deben omitirse las amortizaciones y depreciaciones.

Estas dos entran como gastos operativos pues constituyen el desgaste natural de los activos pero no están ligadas directamente a la producción, y no considerarlos puede presentar problemas de flujo de caja a mediano plazo, es decir, cuando se deprecie totalmente el activo.

Utilidad antes de impuestos

El siguiente paso es sacar la utilidad antes de impuestos, que se obtiene sumando los ingresos no operativos a la utilidad operacional. Aquí no encontramos mayor problema, a menos que se ingresen mal los datos de los ingresos no operativos.

• Utilidad operacional
• Ingresos no operativos

= Utilidad antes de impuestos

Utilidad neta

La utilidad neta consiste en restar los impuestos de la utilidad restante en el punto anterior.

• Utilidad Antes de Impuestos

• Impuestos

= Utilidad neta

En este punto si es super importante calcular correctamente los impuestos y también debemos estar constantemente informados sobre las regulaciones tributarias anuales que hagan los gobiernos de nuestro país para evitar llevarnos sorpresas.

Utilidad disponible para accionistas

Finalmente, para poder calcular la utilidad disponible para accionistas (un paso que en muchos casos no se considera necesario al no contar con accionistas), se restaría la reserva legal de la utilidad neta.

• Utilidad neta

• Reserva legal

= Utilidad disponible para accionistas

Sin embargo, ya que en varios países la reserva legal es obligatoria dependiendo de la industria o el tipo de sociedad que se forme, una buena práctica es agregar esta reserva al estado de resultados.

Y eso es todo. Como puedes ver, es un proceso muy sencillo en el que debemos prestar atención al momento de ingresar los datos y hacer los cálculos. De esta forma garantizaremos la confiabilidad de nuestro estado de resultados.