La empresa tecnológica valenciana Ivnosys ha desarrollado la herramienta IvNeos dando respuesta a la Ley 39/2015, que obliga a empresas y particulares a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas.
La plataforma IvNeos, gestor de notificaciones electrónicas, se encarga de monitorizar y recoger en tiempo real y en un único buzón, las notificaciones emitidas por miles de organismos públicos. De este modo, la herramienta libera a las organizaciones del trabajo que supone gestionar y controlar cada día el estado de las notificaciones electrónicas evitando que los empleados tengan que revisar las sedes de los organismos públicos de forma constante y manual, ganando así eficiencia en los procesos.
Además, IvNeos cuenta con un proceso de auditoría que recoge amplia información acerca del acceso de los empleados a las distintas sedes y las acciones realizadas por éstos, lo que le permite a la organización mantener el control total del estado y gestión de las notificaciones, sin que quede comprometida la seguridad de la empresa.
Entre las ventajas de implementar IvNeos se encuentra el ahorro en costes, pues monitorizando y atendiendo las notificaciones con el gestor, se evita la recepción de sanciones económicas y administrativas por notificaciones que quedaron pendientes de atender o que no se llegaron a recibir por fallos en la comunicación.
La plataforma resuelve los problemas que reúnen especialmente las grandes empresas, como es el caso de Cepsa, compañía que ha confiado en la empresa tecnológica Ivnosys como partner para llevar a cabo su proceso de digitalizar la gestión de las notificaciones electrónicas emitidas por las Administraciones Públicas.
Así, Cepsa apuesta desde 2018 por IvNeos, con el objetivo de implementar una herramienta que le ayudara en la monitorización, descarga y control de las notificaciones electrónicas de los organismos públicos de manera eficaz y segura.
En este sentido, Salvador Bonacasa, director del Centro de Servicios Compartidos de Cepsa, asegura: “La transformación digital es una palanca clave para Cepsa. Herramientas como IvNeos nos ayudan a mejorar los procesos, aumentando nuestra eficiencia y agilidad, los principales objetivos del proceso de digitalización en el que estamos inmersos”.
Teniendo en cuenta la estructura organizativa de la compañía y la diversidad de departamentos que atienden notificaciones electrónicas, Ivnosys ha diseñado una plataforma a medida que se adapta a las necesidades específicas de la compañía. El gestor IvNeos dispone de un servicio automático de monitorización de las notificaciones procedentes de las diversas sedes electrónicas, estableciéndose un filtrado automático para que cada departamento reciba las notificaciones que le correspondan según la zona, organismo público u otras variables.
De este modo, la plataforma notifica a los usuarios responsables de su gestión mediante un aviso por correo electrónico en el que se indica que hay una notificación pendiente que podrán descargar a través de un enlace directo con tan solo un clic, reduciendo así la carga de trabajo.
El proyecto ha logrado convertir esta tarea rutinaria y poco productiva en un proceso optimizado y eficaz, donde no se ha visto alterado el uso de las herramientas de trabajo habituales.
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