Perdemos mucho tiempo por nuestra falta de habilidad para focalizar nuestra atención y esfuerzo en lo que es verdaderamente importante. Unas veces por distracciones (e-mails, objetos brillantes, interrupciones,..), otras por dificultad en priorizar o por basar las decisiones en cómo nos sentimos (física o emocionalmente), es fácil perder de vista aquello donde nuestro esfuerzo es más necesario. Esto conduce a algunos a la procastinación, mientras que otros sienten que están todo el día trabajando en modo crisis.

 

 

El presidente de los Estados Unidos Dwight D. Eisenhower dijo, “Lo que es importante raramente es urgente y lo que es urgente raramente es importante”. Puede ser fácil confundir importancia con urgencia. La RAE define urgente como que urge, mientras que define importante como que tiene importancia.

Cuando miramos la lista de tareas que tenemos delante es crítico valorar de forma exacta su importancia.

Una técnica muy útil para conseguirlo es usar la matriz de decisión Eisenhower para ordenar las tareas por importancia y urgencia. Puede ayudar a separar los factores varios que hacen que ciertas tareas parezca que deban ser priorizadas cuando en realidad pueden esperar. En esencia se trata de priorizar lo que es importante y no lo que es urgente.

La matriz Eisenhower dice:

1º Haz las tareas importantes que necesiten hacerse hoy.

2º Planifica las tareas que sean importantes pero no tan urgentes.

3º Delega aquello que sea urgente pero menos importante.

4º Lo que no sea ni urgente ni importante no lo hagas. 

Estrategias de gestión del tiempo que ayudan a priorizar lo importante frente a lo urgente.

¿Pero qué hacer cuando todo parece importante y urgente? Cuando te encuentres en esta situación utiliza estas tácticas.

1º Estás ordenando tareas de forma incorrecta debido al sentimiento de que no puedes delegar (si quieres que algo se haga tienes que hacerlo tú mismo). Comienza delegando aquellas tareas que sean menos esenciales y luego continua delegando tareas más importantes.

2º Llevas distraído todo el día y pones tu atención en tareas que llaman tu atención. Ordenar las tareas usando la matriz de decisión de Eisenhower al comienzo del día y tenerla a la vista como un recordatorio visual para reorientar tu atención a lo largo del día.

3º La atención la atrae quien hace más ruido. Reconoce la diferencia entre una reacción emocional y la importancia objetiva de un evento. Una reacción emocional fuerte de un cliente (ansiedad, enfado, pánico) no hacen que un asunto sea importante. Reconoce y separa la reacción emocional para que puedas objetivamente evaluar la importancia de una tarea en cuestión.

4º Tienes realmente una lista muy larga de tareas que son a la vez importantes y urgentes. Necesitas más recursos (tecnológicos, personales o procedimientos) o necesitas fijar mejor los límites (aprende a decir no porque estás asumiendo demasiado).  

5º No estás progresando en tu lista de tareas importantes/urgentes así que siempre parece llena. Tómate un tiempo para revisar cómo estás gastando tu tiempo. ¿Estás focalizándote en ciertas tareas para evitar la incomodidad de hacer tareas importantes/urgentes? Es algo muy humano evitar lo duro y doloroso. Si esto es lo que realmente te está pasando entonces prueba a utilizar técnicas de gestión del tiempo. 

Cuando priorizas lo que es urgente todo termina pareciéndote que está en situación de crisis

Pocas cosas son de verdad auténticas crisis. Priorizando lo que es importante frente a lo urgente, delegando y fijando límites saludables te permitirá reducir tu estrés, mejorar tu productividad e incrementar el sentido de control sobre tu vida y sobre tu trabajo.