A medida que la comunicación de los despachos de abogados con la comunidad evoluciona, es importante que los despachos se adapten a los nuevos tiempos creando políticas que regulen el uso de las redes sociales por parte de los abogados y empleados del despacho.
Cuando se crea una politica de redes sociales para el despacho es importante focalizarla en aquellos que directamente controlan la presencia del despacho en las redes sociales y en todos los empleados que puedan hablar en representación del despacho usando sus perfiles personales en las redes sociales.
Por lo tanto esa política respecto a redes sociales debe cubrir tanto los perfiles del despacho como los particulares de los miembros del despacho.
Veamos algunas buenas prácticas a tener en cuenta:
Perfiles particulares en las redes sociales
A menudo los miembros del despacho pueden indicar en sus cuentas personales que trabajan en un determinado despacho. Aunque en esas cuentas no estén representando oficialmente al despacho cuando suban información a sus cuentas cualquier cosa que digan o hagan puede afectar, para bien o para mal, al despacho . Son cada vez más frecuentes en todos los paises los casos de despidos por lo que los empleados ha dicho en sus perfiles personales en las redes sociales. Es decisión tuya indicar o explicar qué esperas de tus empleados en sus redes sociales personales. Especialmente si mencionan que trabajan en tu despacho. Lo primero dejar claro que no pueden presentarse como representantes oficiales del despacho en sus cuentas personales.
Establecer reglas individualizadas para cada plataforma
A medida que surgen nuevas redes sociales es importante establecer reglas para cada una de ellas ya que cada una presenta sus particularidades. Por ejemplo puedes establecer un regla para Facebook Live que prohiba a los empleados emitir por streaming las reuniones que se hagan en el despacho. O prohibir subir a Instagram fotos de los clientes del despacho sin su permiso por escrito.
Proceso de aprobación
Para cualquier comunicación en una red social debe existir un proceso de aprobación. ¿Quién puede subir información a Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter, etc..?. ¿Quién toma la decisión de aprobar o rechazar que se suba un determinado contenido?. Asegurate de que todos los miembros del despacho sepan quién debe dar la aprobación si quieren subir algo a las redes sociales del despacho.
Patrones y tono
Cada despacho debería dejar claro qué patrones y tono debe cumplir cualquier contenido que se quiera subir. Cuáles son los temas y áreas en los que quieres focalizar los blogs y redes sociales del despacho. Qué temas prefieres que se eviten. ¿Quieres que siempre el tono del contenido sea formal o quieres que haya días en los que el contenido pueda ser más informal?. Cualquiera que sea la decisión que adoptes asegurate que todo el contenido que se suba mantenga un patron y tono consistente.
Libertad de expresión
Cuando estableces normas sobre redes sociales que los miembros del despacho deben respetar ten en cuenta que no puedes prohibir la libertad de expresión. Por ejemplo debates constructivos sobre las condiciones de trabajo en el despacho pueden ser considerados libertad de expresión. Sin embargo revelar información confidencial o soltar libelos sobre el despacho no está protegido por la libertad de expresión. Cuando se prohiba algo se debe especificar. Por ejemplo puedes indicar en la politica de redes sociales la prohibición de hablar sobre casos o clientes del despacho o sobre otros miebros del despacho.
Controla tu plataforma
Si quieres animar a que tus empleados o compañeros usen las redes sociales crea un pequeño equipo de personas que esté autorizado para subir contenido a las redes sociales del despacho y proporcionales sus propias claves para el manejo de las redes sociales del despacho. Evita que usen claves claves personales que no controlas.
