La gestión documental puede generar ciertas dudas. No sólo con relación al protocolo de redacción de documentos y cartas oficiales. También en el momento de firmarlos. Contar con una aproximación a las normas de redacción de cartas oficiales y otros formatos puede ser fundamental para aquellos profesionales que trabajan en departamentos de comunicación o asumen cargos especialmente expuestos a emitir comunicaciones. En plataformas online como https://unacarta.me/ puedes acceder a una gran variedad de ejemplos.

Pero, ¿qué hay de la firma? A continuación te proporcionamos algunos consejos a la hora de agregar tu rúbrica. ¡Toma nota!

¿Qué se agrega primero: la firma o el sello?

En los documentos impresos, es común agregar sellos junto al pie de firma. Esta práctica es especialmente habitual dentro del sector público. Aunque en general el sello suele situarse antes que la firma, en realidad el orden no tiene demasiada relevancia. 

En los documentos digitalizados la inserción de sellos también es bastante común en documentos corporativos que a menudo incluye el logotipo del negocio. Al igual que ocurre con los documentos en papel, el sello suele ir antes de la firma que, además, tiende a insertarse también a partir de softwares. Es posible que después de firmar electrónicamente el programa inserte un código de barras o, incluso, un código QR, aunque en este caso, van inmediatamente detrás de la firma.
 

¿Qué es la antefirma en un documento y dónde se ubica?

Dentro de los documentos y cartas oficiales (por ejemplo las de agradecimientos), la antefirma constituye un elemento distintivo. A partir de ella se especifica el tratamiento aplicable a la persona que a continuación imprimirá su firma o a su cargo en relación a la institución o compañía. “El vicepresidente”, “El director general” o “La Alcaldesa”, son algunos ejemplos. 
 

¿Qué debemos posicionar antes: la firma o el nombre?

¿Qué dice el protocolo sobre la ubicación de la firma con respecto al nombre? Aunque existen hábitos diferentes a título personal, en realidad existe una regla general según la cual la firma se posiciona antes del nombre. En muchos casos, la ubicación queda predefinida por el formato de la carta o el documento si el nombre va precedido de la expresión “Fdo.”.

En cualquier caso, su distribución no tiene implicaciones a nivel legal por lo que no constituye una práctica determinante. En la mayoría de modelos, puede situarse la firma precedida el nombre o a la inversa sin que ello suponga ningún tipo de inconveniente.

Siguiendo las normas establecidas, el orden adecuado sitúa la antefirma en primer lugar, la firma en segundo lugar y el nombre en tercer lugar.
 

¿Cómo debería ser tu firma?

Con independencia del contexto en que se utilice, una firma debe ser un distintivo personal y, en consecuencia, intransferible. Una buena firma facilita la identificación del usuario y, gracias a ello constituye un elemento acreditativo que representa su consentimiento ante las cláusulas o comunicaciones que integran el documento a rubricar.

A pesar de que la firma manuscrita ha sido un elemento efectivo antes de que irrumpiese la digitalización, lo cierto es que cuenta con algunas vulnerabilidades. Su principal inconveniente es que son relativamente fáciles de falsificar. Una firma extremadamente sencilla puede ser empleada de forma ilegítima por terceras personas, vulnerando la capacidad de decisión y consentimiento del usuario. La implementación de sistemas de firma electrónica pueden paliar estas deficiencias en materia de seguridad jurídica ya que, a menudo, cuentan con controles de seguridad más sólidos y restrictivos.