- Dar de alta a la empresa y al emprendedor en el Impuesto de Actividades Económicas, enviar los datos a la Agencia Tributaria y afiliarse a la Seguridad Social son cuatro pasos primordiales al iniciar una actividad.
España cuenta con un sólido ecosistema emprendedor. Por ello, con motivo del Día Mundial del Emprendimiento, que se conmemora mañana 16 de abril, Legálitas repasa los aspectos legales clave que debe tener en cuenta cualquier emprendedor al iniciar su actividad.
Antes de crear una empresa, Legálitas expone que es fundamental elaborar un plan de empresa y conocer los trámites legales que se deben realizar para constituirla.
Además, se debe elegir la forma jurídica en la que el emprendedor quiere constituir su nuevo negocio: como sociedad anónima (SA), sociedad de responsabilidad limitada (SRL) o empresario individual, ya que cada forma jurídica tiene sus propias características y requisitos legales.
Estos son algunos de los aspectos legales y trámites necesarios que se deben cumplir para garantizar el éxito del negocio y que abarcan desde la constitución legal de la empresa hasta el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales.
1. Constitución legal de la empresa
Es fundamental dar de alta a la nueva empresa, es decir, dar de alta la actividad empresarial o profesional. Este trámite puede hacerlo el propio emprendedor por Internet.
Los autónomos deben darse de alta en el régimen especial de trabajadores autónomos de la Seguridad Social, modelo TA 0521 que puede descargarse en la sede electrónica de la Seguridad Social, y también deben dar de alta la actividad en Hacienda (sede electrónica AEAT) cumplimentando el modelo 036/037 (declaración censal de empresarios y profesionales) o acudir a un punto de atención al emprendedor, más aconsejable en el caso de constitución de sociedades. Para ello, se debe rellenar el Documento Único Electrónico (DUE) y tramitar de forma electrónica la gestión del alta de la empresa para enviarlo a las administraciones pertinentes (Hacienda, Seguridad Social y Registro Mercantil en este caso).
Si no se da de alta la actividad no hay emprendimiento, ya que no se pueden emitir facturas, ni prestar servicios a terceros de forma legal.
En ambos casos, una vez cursada el alta de la empresa en los organismos correspondientes es posible que se requiera obtener licencias específicas según el tipo de negocio como la licencia de apertura o autorizaciones sanitarias.
2. Declaración censal ante la Agencia Tributaria
Legálitas explica que con este documento la persona física o jurídica que ha puesto en marcha la empresa ofrece sus datos personales a la Agencia Tributaria dándose de alta en la actividad.
Para la declaración censal es necesario cumplimenta el modelo 036/037 de la Agencia Tributaria de forma previa al inicio de la actividad. La declaración se puede presentar en la Administración o en la delegación de la AEAT correspondiente al domicilio fiscal por vía telemática.
En ese mismo modelo, las entidades solicitan la asignación del NIF (provisional o definitivo) y comunican u optan a los regímenes y obligaciones tributarias con respecto al IRPF, Impuesto de Sociedades o IVA.
Si no se realiza este trámite no es posible emitir facturas ni recibir pagos por la actividad y el emprendedor queda expuesto a la imposición de sanciones tributarias.
3. Alta en el Impuesto de Actividades Económicas: modelo 840
Se trata de una tasa municipal que se encarga de gravar actividades económicas cuando existe establecimiento abierto vinculado a la actividad, que puede ser empresarial, artística o profesional.
Legálitas indica que el alta es obligatoria y debe solicitarse como máximo en el plazo de un mes desde el inicio de la actividad, aunque se preste de forma ocasional, excepto las actividades agrícolas, ganaderas, forestales y pesqueras. Cada contribuyente debe darse de alta en los epígrafes que más se ajusten a su actividad.
No obstante, el alta no implica obligatoriamente el pago del impuesto. Las personas físicas están exentas de pago. Sólo deben hacer frente a él las entidades que tienen una cifra de negocio anual igual o superior a 1 millón de euros, aunque se establece una exención de pago durante los dos primeros años desde el inicio de la actividad.
Es obligatorio realizar este trámite, ya que si no se realiza se incurrirá en un procedimiento de comprobación tributaria que derivará en posible sanción.
4. Afiliación a la Seguridad Social
El empresario individual debe solicitar el alta en el régimen de autónomos. Para ello, actualmente y en apoyo al emprendimiento, se ha establecido la llamada tarifa plana que supone un coste reducido de la cuota durante el primer año de ejercicio de la actividad que, en determinadas circunstancias, puede extenderse al segundo año. Incluso algunas Comunidades Autónomas han establecido la llamada Cuota Cero.
Por su parte, el Administrador de la sociedad o socio mayoritario de la sociedad que la ha constituido debe solicitar el alta en el régimen de autónomos societarios.
Asimismo, Legálitas señala que, en el caso de dar de alta a trabajadores en la empresa, la documentación a presentar para poder completar la solicitud de afiliación es la siguiente:
- Documento de afiliación (modelo TA-1). Solicitud de afiliación a la Seguridad Social, asignación de número de seguridad social y variación de datos.
- Documento de declaración de alta (modelo TA-2/S). Solicitud de alta, baja o variación de datos trabajador por cuenta ajena o asimilado.
- Fotocopia del Documento Nacional de Identidad del trabajador o, en caso de ser extranjero, del documento identificativo del mismo.
5. Comunicación de apertura del centro de trabajo
Cuando un emprendedor va a abrir un centro de trabajo tiene que informar de ello con carácter previo o en los 30 días siguientes a la apertura a la Dirección General de Trabajo o delegación que le pertenezca por zona.
Si no lo hace se le puede imponer una sanción que será gradual en función de si la infracción es leve porque no se trate de una actividad o industria calificada como peligrosa, insalubre o nociva atendiendo a los procesos o sustancias que se manipulen o una infracción grave si se dan las anteriores circunstancias.
6. Licencia de apertura y actividad
Legálitas recuerda que la licencia de apertura y actividad son licencias municipales obligatorias para poder realizar actividades comerciales, industriales o de servicios en un local o establecimiento.
Se trata de un documento que da permiso para la actividad y confirma las buenas condiciones del espacio para su habitabilidad. Existen dos tipos de licencias en función de las actividades a desarrollar: inocuas y calificadas.
Las únicas actividades exentas de estas licencias son aquellas profesionales, artesanales o artísticas que se realicen en el domicilio, siempre que no exista venta o atención directa al público y no se causen molestias a los vecinos.
El permiso de apertura se debe solicitar en el Ayuntamiento y se otorgará tras elaborar un informe técnico, pagar determinadas tasas municipales por dicha apertura y tener un visado de un técnico que confirme que el establecimiento cumple con la norma (prevención de incendios, accesibilidad, etc.).
También, según el servicio que preste la sociedad, se deben solicitar permisos obligatorios para tratar con productos sanitarios, mercancías peligrosas, etc. Además, si se van a realizar obras en el local se necesitará una licencia de obras.
7. Protección de la propiedad intelectual
Si la empresa desarrolla productos, marcas o tecnología innovadora es importante proteger los derechos de propiedad intelectual. Esto se puede hacer a través del registro de patentes, marcas comerciales o diseños industriales.
La protección de la propiedad intelectual permite evitar que otros copien o utilicen sin autorización dichas creaciones, lo que puede ser determinante para el éxito y la competitividad de la empresa.
8. Contratos y acuerdos legales
Legálitas afirma que es fundamental contar con contratos y acuerdos legales bien redactados para proteger los intereses comerciales. Estos pueden incluir contratos de arrendamiento, contratos de trabajo, contratos de distribución, acuerdos de confidencialidad y contratos de colaboración.
También es importante suscribir los seguros de responsabilidad civil que cubran los posibles riesgos y necesidades del negocio.
9. Obligaciones fiscales y contables
Toda empresa debe cumplir con sus obligaciones fiscales y contables. Esto implica llevar una contabilidad adecuada, presentar las declaraciones de impuestos correspondientes y pagar los impuestos y contribuciones sociales requeridos.
10. Protección de datos y privacidad
Legálitas indica que es fundamental proteger los datos personales de clientes y empleados. Para ello, se debe cumplir con las leyes de protección de datos y privacidad como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea. Esto supone implementar medidas de seguridad adecuadas, obtener el consentimiento de las personas para utilizar sus datos y garantizar su confidencialidad.
No proteger estos datos conlleva la posibilidad de que se apliquen las sanciones previstas en el Reglamento General de Protección de Datos por una infracción, que puede ser un apercibimiento, una prohibición para el tratamiento de los datos personales o una multa que puede ascender hasta 20 millones de euros o un 4% del volumen de negocio anual.
