¿Eres un abogado tecnófobo? Con tantos avances tecnológicos surgiendo constantemente en todos los sectores puedes tener miedo de que estos nuevos descubrimientos tecnológicos amenacen tu trabajo dentro de la profesión legal. En absoluto. De hecho aceptar y aprovechar la tecnología es uno de los factores que permitirán que tu despacho esté actualizado y que sea atractivo para nuevos clientes.
A finales del 2017 publiqué el artículo “Las nuevas tecnologías que todo abogado debería conocer explicadas de forma sencilla” en el que explicaba de forma accesible tecnologías que muchos abogados consideran ajenas al mundo del derecho pero que no lo están.
En éste listo alguno de los conceptos que tanto tu despacho como tú necesitáis aceptar y explotar para convertiros en un despacho del futuro.
1º Entender el valor de la tecnología
La tecnología se está convirtiendo en una necesidad básica dentro del sector legal. Incluso la inteligencia artificial se está convirtiendo poco a poco en algo inestimable. La tecnología apropiada puede ayudar a reducir costos relacionados con las organización, colaboración, automatización y productividad de un despacho. Los clientes esperan eso de ti. Seguramente dentro de un tiempo tener conocimientos y competencias básicas en tecnología puede ser una exigencia para poder colegiarse en un colegio de abogados. Es algo que en algunos países anglosajones está comenzando a pasar.
2º Utilizar hardware actualizado
Los abogados y despacho más avanzados se aseguran de tener y usar buen hardware lo que incluye ordenadores, smartphones, tabletas, scanners y unidades del almacenamiento externo y de seguridad.
3º Reducir el uso del papel
Usar menos papel en el trabajo en favor de trabajar en formato digital acelera la organización y mejora la eficiencia. Buscar documentos importantes es algo que pasa a hacerse en un santiamén. Permite colaborar con otros compañeros en remoto y todos tus documentos estarán a buen resguardo incluso en el caso de desastres como inundaciones o incendios. Aunque por supuesto que el papel tiene su lugar y hay tareas donde somos más productivos utilizando papel y si es lo que mejor nos funciona lo mejor es seguir haciéndolo como cuando simplemente leemos asunto del que publique el siguiente artículo.
4º Usar software en la nube
El despacho de abogados del futuro entiende los beneficios de trabajar en la nube. Permite que la información esté accesible las 24 horas 7 días a la semana desde cualquier lugar con acceso a internet y reduce los costes de tecnología internos del despacho. La movilidad ayuda en muchísimas cosas, desde tomar notas a organizar información, escanearla e incluso firmarla.
Desde el punto de vista de búsqueda de información jurídica hace años que la mayoría de servicios están en la nube. Los hay públicos como los ofrecidos por el BOE, que además del Diario Oficial ofrece otros estupendos servicios gratuitos como una base de datos de legislación consolidada permanentemente actualizada y, entre otros muchos, una colección de códigos permanentemente actualizados descargables en formatos EPub y PDF o la base de datos de jurisprudencia que el CGPJ ofrece a través del CENDOJ. Y privados como las bases de datos y sistemas integrados que ofrecen las principales editoriales jurídicas como LaLeyDigital360 de Wolters Kluwer, la Suite Jurídica de Lefebvre-El Derecho, Tirant Online de Tirant Lo Blanch o VLex España de VLex además de portales de noticias e información jurídica como, entre otros, Noticias Jurídicas, LawandTrends o Confilegal.
Sin embargo respecto a los sistemas de gestión de casos o gestión de despachos hay algo más de retraso en subirse a las soluciones en la nube pese a la seguridad, calidad y variedad de oferta que existe. Los hay para todos los gustos, necesidades y precios. Sin ánimo de excluir a ninguno pero fijándome bien en su calidad y potencia bien en su relación calidad precio me quedo con los siguientes. Kleos de Wolters Kluwer certificado por la ISO 27001, Suite Gestión de Despachos de Lefebvre-El Derecho, Quolaw de vLex, Nubbius de la granadina The Cloud Gate reconocida por Google en 2013 como caso de éxito al ser la única app española recomendada por Google App Engine, MelkorLex de la también granadina Melkor Software y MN Program.
5º Gestionar el despacho de forma flexible
Ser un despacho flexible significa no pensar en el trabajo en términos de oficina en un edificio con un horario de trabajo rígido. Si no uno que permite a sus abogados trabajar durante las horas y en los sitios que sean más productivos. Pasar de un modelo tradicional a uno más flexible permite tener un equipo más productivo y más feliz y contento por trabajar donde trabaja.
6º Tener una página web y SEO optimizados
El despacho del futuro asegura su presencia online con una página Web bien diseñada y fácil de navegar tanto se acceda a la misma mediante un ordenador, un smartphone o una tableta. Esa página web estará además optimizada para que los motores de búsqueda de internet la encuentren de forma rápida y la posicionen en la lista de resultados en un puesto relevante.
7º Utilizar dispositivos seguros y encriptados
La seguridad será crítica en el despacho del fututo. Usará contraseñas complejas, lectores de huellas dactilares y software de encriptado de datos. Usará también VPNs para evitar ciberataques.
