Historia y contexto actual de las Administraciones Públicas en relación con la tecnología

No es ninguna novedad que la pandemia de 2020 marcó un punto de inflexión significativo para la digitalización, tanto en el sector público como para el privado. Aunque ya estaba en proceso, esta crisis global aceleró de manera decisiva su adopción generalizada. La integración tecnológica es una necesidad urgente para mantener la competitividad, mejorar la calidad de los servicios públicos y privados, y fortalecer la resiliencia frente a un entorno global dinámico y cambiante.

La digitalización en las administraciones públicas españolas comenzó a tomar un impulso significativo a partir de los años 90, con la informatización de los trámites administrativos a raíz de la implementación de sistemas de gestión electrónica de documentos y bases de datos. Durante esta década se establecieron las primeras redes de comunicación y sistemas de correo electrónico institucionales, que facilitaron la comunicación interna entre los diferentes órganos y niveles administrativos.

Más tarde, en la década de los 2000, se intensificaron los esfuerzos para informatizar los servicios públicos, promoviendo la eficiencia administrativa y mejorando la accesibilidad de los ciudadanos a través de plataformas digitales. Se implementaron leyes como la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, que estableció el marco para la prestación de servicios públicos electrónicos. Esto llevó a la creación de la Sede Electrónica de la Administración General del Estado y la plataforma Cl@ve, que facilitaba a los usuarios realizar trámites administrativos por medios electrónicos asegurando una identificación segura. Además, a nivel local, se desarrollaron portales electrónicos para ofrecer una amplia gama de servicios, desde pagos de impuestos hasta la gestión de solicitudes y reserva de citas.

Hoy en día, la digitalización permite que tanto las AA.PP. como los ciudadanos hayan mejorado significativamente su calidad de vida al hacer los servicios más sencillos, eficientes, accesibles y transparentes. Además de estar disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana, eliminando restricciones de horario y ubicación.

El sector público: un apoyo para el ciudadano

Las administraciones públicas son fundamentales por el servicio y apoyo que dan a la población. Por eso, es tan importante su capacidad para ajustarse a un entorno cambiante y alinearse con sus expectativas.

Sin ir más lejos, la digitalización facilita la solicitud y obtención de documentos a distancia. Además, la posibilidad de firmar documentos electrónicamente añade conveniencia y promueve la eficiencia en los procesos administrativos.

Según datos de la Agencia para la Administración Digital de la Comunidad de Madrid, en 2023, la Comunidad gestionó un impresionante total de 3,2 millones de trámites por vía telemática, lo que representa un incremento del 60% en comparación con los 2 millones de trámites realizados en 2020, coincidiendo con la pandemia. De hecho, el 52% de las gestiones dirigidas a la Administración autonómica de Madrid se iniciaron a través de la Sede Electrónica, lo cual subraya el creciente nivel de confianza que los ciudadanos tienen en los medios tecnológicos para la gestión de sus datos. Esta tendencia demuestra un avance significativo en la adopción de soluciones digitales por parte de la ciudadanía y refuerza el compromiso del gobierno regional con la innovación y eficiencia administrativa.

Para que el sistema esté a la altura, además, es crucial la formación de los empleados públicos. En este sentido, se observa un aumento significativo en la cantidad de documentos firmados de manera virtual por los funcionarios, con un incremento del 6,01% respecto a 2022, y un total de 6,4 millones de escritos.

Sin embargo, según datos del Instituto Nacional de Estadística (INE) de 2023, tan solo el 37,5% de las personas entre 65 y 74 años han interactuado de alguna manera con la administración electrónica. Dentro de este grupo, el 27,5% afirma haber utilizado estos servicios para obtener información oficial desde páginas web gubernamentales, enviar formularios y descargar formularios oficiales. Además, un 11,2% de los usuarios dentro de este rango de edad declararon que, a pesar de necesitar presentar documentos, optaron por no enviarlos a través de internet por desconocimiento y dificultad.

Por esa razón es fundamental poner al ciudadano en el centro de este avance, ya que son los principales beneficiarios de estos servicios.  Es necesario asegurar que estas herramientas digitales estén diseñadas de cara a mejorar la interacción y la experiencia general de todos los miembros de la sociedad con los servicios públicos.

Para implementar con éxito la digitalización en las administraciones públicas, se deben seguir varios pasos clave. Primero, es esencial involucrar a los trabajadores y que comprendan los objetivos y beneficios del proceso. Esto fomenta una participación más activa y comprometida.

Seguidamente, es fundamental contar con el acompañamiento de un partner experto en digitalización. Solo así se puede proporcionar asesoramiento continuo, resolver posibles problemas, ajustar procesos según sea necesario y asegurar que la implementación inicial sea fluida y efectiva. Además, este apoyo ayuda a mitigar la posible resistencia al cambio que pueda existir entre los empleados.

Como tercer paso, es muy importante formar a todos los empleados. Solo si saben utilizar las nuevas herramientas, aumentará la eficiencia y productividad y mejorará la calidad del trabajo. Además, esto potenciará la satisfacción y valoración personal de los empleados y evitará amenazas cibernéticas, algo fundamental en el sector público.

Finalmente, la difusión del proyecto es un paso fundamental que a menudo se pasa por alto. Informar a todos los habitantes sobre las mejoras implementadas en su región promueve la transparencia y genera retroalimentación positiva. Esta comunicación efectiva involucra a la comunidad y construye confianza en las nuevas iniciativas digitales.

En definitiva, la modernización digital de las administraciones públicas es esencial tanto para los empleados públicos como para los ciudadanos. Para los primeros, la automatización de tareas rutinarias permite que se enfoquen en actividades estratégicas y de mayor valor, mejorando así la eficiencia y la productividad. Para los ciudadanos, facilita la gestión de trámites y documentos, ahorrando tiempo y reduciendo la necesidad de desplazamientos. Por esto, la digitalización del sector público es fundamental, pero debe centrarse en el ciudadano para ser verdaderamente efectiva y útil.