• El cumplimiento normativo por cambios de legislación, obliga a las empresas a  revisar dónde afecta en sus procesos de negocio y qué tecnología se ve afectada. Y solicitar a sus proveedores (fabricantes de software o consultoras informáticas) las actualizaciones oportunas para poder cumplir con los plazos.

En la mayoría de los casos, transcurre mucho tiempo desde el anuncio del cambio legislativo que se producirá  hasta el acceso a la información completa que permita hacer los ajustes necesarios en las aplicaciones informáticas o en los procesos de negocio. Lo que implica disponer de poco tiempo para realizar los cambios y hacer las pruebas pertinentes, para no cometer errores en el cumplimiento normativo, que puede implicar multas importantes.

62000 empresas tienen que acogerse al IVA online que entra en vigor el 1 de julio de 2017 (aprobado el 9 de diciembre por el consejo de ministros), que facilitará a la Agencia Tributaria conocer casi en tiempo real los registros de facturación de estas empresas (a través de la Sede electrónica de la AEAT) con el objetivo de controlar el fraude fiscal a gran escala. Y se focaliza en las empresas que realizan el 80% del volumen total de las transacciones financieras en España, grupo constituido por las grandes empresas (con facturación mayor a 6 millones de euros), los grupos societarios a efectos de IVA y aquellas empresas inscritas al REDEME (RÉgimen de DEvolución Mensual del IVA).Las empresas que entren en este grupo deben poner al día sus sistemas de facturación para el cumplimiento normativo del IVA online.

Esta medida se trata de un nuevo sistema de gestión del IVA basado en información en tiempo casi real (debe enviarse en un plazo de 4 días), denominado “Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA”, que supone la modificación de los procesos de declaración del IVA soportado normalmente por software ERP para dar cumplimiento al envío de los registros de facturación en plazo. Los fabricantes de ERPs (como Oracle, SAP, SAGE..) ofrecerán normalmente a sus clientes un parche (actualización del software para solucionar un problema concreto) que permita la integración con el sistema SII. Aunque suele ser sólo para su última versión, lo que obliga a aquellas empresas que no estén en la última versión a realizar un upgrade (subir de versión) o realizar un desarrollo informático ad-hoc para solucionar esta integración con la AEAT.

Aquellas empresas que actualmente usen la factura electrónica no tendrán que realizar prácticamente ninguna medida para adaptarse al SII, pero el resto deberá adaptar sus sistemas informáticos para que puedan  enviar esta información  por vía electrónica, concretamente mediante Servicios Web (tecnología estándar que permite  intercambiar datos entre diferentes aplicaciones, en este caso la Agencia Tributaria facilitará un servicio web que facilite a las empresas usarlos para pasar su información del IVA) basados en el intercambio de mensajes XML (eXtensibleMarkupLanguage – el mensaje se escribe en este lenguaje de programación estándar que facilita entender la información que va incluida en el mensaje porque la definición de los datos está también en el mensaje).

Por parte de la Agencia Tributaria, necesitan actualizar la infraestructura tecnológica actual para poder gestionar los ingentes volúmenes de datos que recibirán diariamente de estas empresas. Durante el primer semestre de 2017 han programado pruebas piloto con la participación de un grupo representativo de empresas para que todo esté probado para cuando en julio entre en vigor. Desde ese momento, cuando una empresa realice una factura, se notificará en tiempo real a la Agencia Tributaria controlando el fraude de manera más efectiva.

Pedro Robledo

Experto en BPM y Transformación Digital

@pedrorobledobpm

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