Tener licencias de software legales es una obligación para todos, siendo no solo ilegal, sino altamente riesgoso utilizar un software ilegal o como se conoce “software pirata”. Si bien hay personas que deciden asumir dichos riesgos, usualmente no son conscientes de las implicaciones que puede acarrear, y cuando pasamos al ámbito comercial y empresarial, este tipo de situaciones pueden escalar para convertirse en pérdidas significativas para la empresa.

Para regular el uso adecuado del software, se han implementado las llamadas auditorías de software. La auditoría es un proceso de evaluación sistemática e independiente del software utilizado en una organización para determinar su conformidad con los estándares y requisitos establecidos. Por lo que no solo se evalúa la legalidad de los mismos, sino su aplicación a conformidad con la licencia adquirida.

Si se tiene una empresa y se utilizan equipos que vienen con el software de fábrica, por ejemplo windows 10, que es usual obtenerlo a través de una licencia OEM (Original Equipment Manufacturer) se está utilizando un software legal. No obstante este puede tener limitaciones dependiendo las necesidades de la empresa, ya que hay distintas versiones de los mismos software, enfocados en distintas necesidades, por lo que puede que sea necesario comprar la licencia de windows 10 que tenga los requerimientos que precisas.

El ejemplo anterior presenta solo una de las posibles conclusiones luego de realizar una auditoría de software ya que siempre que se operó dentro de los marcos legales, estos procedimientos son realmente beneficiosos para la empresa. El objetivo de una auditoría de software es identificar y corregir problemas de seguridad, calidad, rendimiento y cumplimiento de licencias de software.

Cómo prepararse para una Auditoría de Software

Lo primero que debes tener en cuenta es que una auditoría de software se puede realizar en cualquier momento, estás suelen ser realizadas por los proveedores de software, pero también se pueden solicitar tanto por la misma compañía como por terceros, como reguladores gubernamentales. Además, a diferencia de lo que se puede creer estas se realizan a cualquier empresa o institución que haga uso de software, desde pymes a instituciones gubernamentales o educativas.

Durante una auditoría de software, un auditor revisa el software utilizado por la organización para garantizar que se esté utilizando de manera legal y que se esté utilizando de acuerdo con los términos y condiciones de la licencia. La auditoría de software puede ser realizada por auditores internos o externos y puede implicar una revisión de la documentación, entrevistas con los usuarios del software y la realización de pruebas en el software para detectar posibles problemas.

Como se puede apreciar, la auditoría puede ocurrir en cualquier momento, por lo que la “preparación” para la misma, consiste en tener todos los papeles en orden en todo momento. Para pasar una auditoría de software, es recomendable realizar periódicamente los siguientes puntos:

1. Revisar las licencias: Asegurarse de que todas las licencias de software utilizadas en la organización sean legítimas y estén actualizadas. Esto incluye revisar los términos y condiciones de las licencias y asegurarse de que se estén utilizando de acuerdo con ellos.

2. Mantener registros precisos: Mantener registros precisos de todas las licencias de software y su uso en la organización. Los cuales son los registros de instalación, claves de licencia y el número de usuarios que utilizan el software.

3. Actualizar el software: Actualizar  el software con las últimas versiones y parches de seguridad. Esto puede ayudar a garantizar que se estén utilizando las últimas características y funcionalidades del software, así como también que se estén abordando posibles vulnerabilidades.

4. Asignar responsabilidades: Asignar responsabilidades claras y definidas para la gestión de las licencias de software y el cumplimiento de los términos y condiciones de las mismas.

5. Realizar pruebas regulares: Realizar pruebas de penetración, pruebas de carga y pruebas de calidad ayuda a mantener al día a la organización con los requerimientos del software.

Siguiendo estos pasos, una organización puede mejorar sus posibilidades de pasar una auditoría de software exitosamente y demostrar que están utilizando el software de manera legal y legítima. Hay que recordar que una auditoría de software es importante porque ayuda a las organizaciones a garantizar el cumplimiento de las licencias de software, mejora la eficiencia y seguridad del software utilizado y ayuda a detectar y corregir problemas antes de que causen daño.

Fallar la auditoría: Sanciones y multas

Fallar una auditoría de cualquier tipo siempre es uno de los principales miedos al tener una institución o empresa, ya que las repercusiones que trae puede llevar incluso a la suspensión de operaciones. En el caso de la auditoría de software si se encuentra software ilegal, las consecuencias pueden ser graves. La empresa o organización que posee el software ilegal puede enfrentar sanciones legales, como multas, demandas civiles o penales, y daños a la reputación. También pueden perder el acceso a futuras actualizaciones de software, soporte técnico y otros beneficios proporcionados por el fabricante del software.

En el caso de los empleados individuales que utilizan software ilegal en desconocimiento de la empresa, estos también pueden enfrentar consecuencias legales y disciplinarias, incluyendo la terminación del empleo, multas y responsabilidad personal.

Puede parecer repetitivo y obvio pero el uso de software ilegal no se tolera en la mayoría de las organizaciones. Por lo tanto, es importante adquirir licencias legítimas de software y mantener registros precisos de las licencias y el uso del software para ayudar a minimizar los riesgos asociados con el uso de software ilegal y a proteger a las empresas y a los empleados de las consecuencias negativas.