El equipo laboral de CMS Albiñana & Suárez de Lezo ha elaborado esta serie de preguntas y respuestas prácticas que nos ayudan a entender mejor la puesta en práctica a partir de hoy del Registro de jornada en las empresas españolas.

¿Cuándo entra en vigor la obligación de registrar la jornada?

El Real Decreto-ley 8/2019 entra en vigor el 12 de mayo de 2019, y por tanto, la obligación para las empresas de registrar diariamente la jornada de trabajo.

Es previsible que se produzca un desarrollo reglamentario de la materia pero la fecha de entrada en vigor de la obligación de registrar la jornada no varía.

¿Aplica el registro de jornada a todos los trabajadores?

Sí, no se hace diferenciación alguna entre los trabajadores cuya jornada debe ser registrada, indicando expresamente que el registro se realizará “respecto de cada persona trabajadora”, independientemente del lugar de prestación de servicios.

Sin embargo, se establece la posibilidad de ampliar o limitar reglamentariamente la obligación de registro de jornada en determinados sectores, trabajos y categorías profesionales que por sus peculiaridades así lo requieran, por lo que habrá que estar atentos a posibles modificaciones en cuanto al tipo de trabajadores afectados por la obligación de registro de la jornada.

¿En qué consiste el registro de jornada?

Las empresas deben registrar el inicio y finalización de la jornada de forma diaria. Por tanto, no serían válidos los registros efectuados o elaborados a posteriori. En este sentido, los cuadrantes horarios o calendarios no se considerarían un registro de jornada válido.

Además, debe registrarse el tiempo de trabajo efectivo y no los tiempos de presencia, por lo que las pausas y los tiempos de descanso quedan excluidos del cómputo de registro de jornada.

¿Se deben registrar también las horas extraordinarias?

Sí. Se debe registrar la jornada diaria total de cada trabajador. Además, se mantiene la obligación de registrar las horas extraordinarias y de entregar un comprobante de dichas horas realizadas mensualmente junto con la nómina correspondiente. 

¿Qué sistema debe utilizarse para registrar la jornada?

No se impone un sistema o método específico para registrar la jornada (pudiendo ser a través de medios manuales o digitales), pero sí que se trate de un medio fehaciente, que garantice la fiabilidad e invariabilidad de los datos.

¿Es necesario acordar el sistema con la Representación Legal de los Trabajadores?

Se establece que el registro de jornada deberá acordarse mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa. En defecto de regulación por convenio colectivo o acuerdo sectorial, el sistema se implementará por decisión del empresario previa consulta de los representantes de los trabajares. Sin embargo, a pesar de no existir obligación legal de alcanzar un acuerdo, es recomendable para evitar discrepancias futuras sobre las garantías del sistema elegido.

¿Qué ocurre en empresas en las que no hay Representación Legal de los Trabajadores y el convenio sectorial no prevé nada en relación con el registro de la jornada?

La norma no prevé una negociación directamente con los trabajadores, pero se podrán establecer sistemas de consulta a fin de consensuar con los trabajadores un sistema de aplicación. En todo caso, serán las propias empresas las que deberán elegir un sistema que garantice fehacientemente el registro de la jornada y la veracidad de los datos e informar a los trabajadores de la obligación de control de la jornada diaria, así como del sistema establecido. 

¿Es recomendable elaborar una política de registro de jornada?

A pesar de que no se prevé la obligación de implementar una política de registro de jornada, es conveniente elaborar una política en la que se haga constar: (i) qué se debe registrar (inicio y fin jornada/descansos/etc.), (ii) quién es el responsable del fichaje; (iii) resolución de incidencias, (iv) sistemas alternativos en caso de error, (v) sistemas de control de la veracidad de los datos registrados, y (vi) medidas disciplinarias a adoptar por la empresa por incumplimientos de los trabajadores en materia de registro de jornada.

¿Es válido el uso de sistemas biométricos de registro como lectores de huellas dactilares o reconocimiento facial?

Sí. No obstante, dado que se trataría de datos especialmente protegidos, sería necesario realizar una evaluación de impacto de protección de datos, de conformidad con la normativa de protección de datos.

¿Se pueden utilizar sistemas de geolocalización como sistema de registro para trabajadores que presten servicios fuera del centro de trabajo o se desplacen?

Sí, la instalación de sistemas de geolocalización en los dispositivos móviles proporcionados por la empresa al trabajador es válida, siempre que esté sujeta a ciertos límites, esto es, que la medida sea idónea, necesaria y proporcional para el fin pretendido.

¿Deben las empresas conservar los registros de jornada?

Las empresas deberán conservar los registros de jornada durante 4 años, teniéndolos a disposición de los trabajadores y de sus representantes, así como de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social en cualquier momento que puedan ser solicitados.

¿Qué sanciones pueden imponerse a las empresas?

El incumplimiento de la obligación de registro de jornada constituye una infracción grave que puede conllevar la imposición de sanciones que oscilarían entre los 626 y los 6.250 euros.

Asimismo, en caso de incumplimiento reiterado y cuando la/s sanciones/s anteriores sean firmes, se podrán imponer sanciones mayores.

¿La Inspección de Trabajo y Seguridad Social impondrá sanciones desde el primer día?

Desde el propio día 12 de mayo de 2019 la Inspección comenzará a comprobar su cumplimiento por parte de las empresas. Sin embargo, según las informaciones recibidas de manera informal por parte del Ministerio de Empleo, no se impondrán sanciones durante un tiempo razonable en casos de empresas que puedan acreditar que están llevando a cabo medidas para implementar un sistema de registro, bien mediante las actas de las reuniones con los representantes de los trabajadores (en caso de que la empresa cuente con representación legal de los trabajadores) o  mediante solicitudes de presupuesto o informes que acrediten que se ha comenzado a valorar sistemas de registro de jornada que más se ajusten a las necesidades de la empresa.