• Designar a un responsable, revisar las prácticas, contar con una comunicación abierta y poseer una cultura ética son algunas de las principales medidas 
• La utilización de canales digitales de denuncia se presenta como la mejor alternativa para garantizar el anonimato y la seguridad de los informantes

El próximo 13 de marzo, entrará en vigor en España la Ley  2/2023, 20 de febrero, de Protección Integral de Informantes, que establece medidas específicas para garantizar la confidencialidad y la seguridad de las personas que informen sobre infracciones normativas, así como para evitar represalias por parte de sus empleadores o de otros actores involucrados.

De este modo, la entrada en vigor de esta ley obliga a organizaciones de todos los sectores de más de 50 empleados, las instituciones públicas y los municipios de más de 10.000 habitantes a aplicar un canal de denuncias seguro y confidencial antes del 1 de diciembre. No obstante, las empresas de más de 250 empleados deberán actuar de manera urgente, ya que a partir del próximo 13 de marzo deberán implantarlo en un plazo máximo de tres meses, es decir hasta el 13 de junio. En este sentido, EQS Group, líder del mercado en canales de denuncias en Europa, le da las claves que las empresas deben seguir para cumplir con la nueva Ley de Protección de Informantes:

1. Designación de un responsable. La ley indica que las empresas tendrán que designar a un encargado del tratamiento de estas denuncias, gestionando el sistema interno de información y depurando las responsabilidades pertinentes. Del mismo modo, la organización está obligada a dar una respuesta sobre la resolución del caso en los siguientes tres meses tras haber interpuesto la información.
2. Revisión de los estándares de la empresa. Otro aspecto que deben tener en cuenta las empresas para cumplir con la nueva ley es la importancia de revisar todas sus prácticas y garantizar que sus empleados estén capacitados para presentar denuncias a través de canales de información rigurosos. Además, es esencial que las organizaciones cuenten con políticas claras y comprensibles para sus empleados y clientes, lo que promueve la confianza y el comportamiento ético.
3. Una comunicación abierta y honesta. Es fundamental que las empresas se comuniquen abierta y honestamente con los consumidores y brinden información precisa sobre sus productos y servicios, lo que ayuda a construir una buena reputación y a mantener relaciones a largo plazo con los clientes. Para ello, es necesario que las empresas cuenten con un canal de denuncias seguro y confidencial para la presentación de denuncias de posibles infracciones.
4. Una cultura ética y de cumplimiento normativo sólida. Para proteger a los informantes de posibles represalias, las empresas necesitan implementar una cultura ética y de cumplimiento normativo sólida dentro de su organización. En otras palabras, fomentar un ambiente en el que los empleados se sientan cómodos al reportar cualquier irregularidad que detecten, sin temor a sufrir consecuencias negativas por hacerlo. En este sentido, es fundamental que las empresas garanticen la confidencialidad de los informantes, asegurando que su identidad se mantenga en secreto y permitiendo las denuncias anónimas. Es por ello, que las empresas deben asegurarse de que sus políticas de denuncia sean claras y accesibles para todos los empleados. Esto incluye proporcionar información detallada sobre cómo y a quién pueden reportar las denuncias, y cómo se protegerá la identidad de los informantes.

Los canales digitales de denuncia, la mejor solución para preservar el anonimato y la seguridad

Con esta normativa, las empresas deberán implementar un canal de denuncias fácil de usar, que garantice la confidencialidad y seguridad de los informantes en todo momento. Además, el canal ético debe permitir un correcto seguimiento de la investigación de los casos. Para ello, los sistemas digitales de denuncia se han establecido como la mejor práctica, porque sólo éstos cumplen todos los requisitos para una comunicación segura, anónima y conforme al RGPD.

Es necesario que las empresas cumplan con la nueva Ley de Protección de Informantes, ya que de lo contrario podrían enfrentarse a sanciones elevadas, de hasta el millón de euros en los casos más graves. Por tanto, cumplir con la nueva Ley de Informantes no solo evita sanciones económicas significativas, sino que también mejora la reputación de las empresas y fortalece la confianza de los consumidores.

En definitiva, esta iniciativa servirá para situar a España a la vanguardia de Europa, ya que según apunta el Informe de Denuncia de Irregularidades 2021^[1], elaborado por la Universidad de Ciencias Aplicadas de Graubünden en colaboración con EQS Group, en 2020 en Europa, solo una de cada diez empresas cumplía plenamente los requisitos de la Directiva UE de Protección de los Denunciantes.

"El umbral de cohibición de los informantes es muy alto, sobre todo antes de la primera denuncia, por lo que las empresas y las autoridades deben confiar en sistemas digitales que protejan ampliamente la identidad del informante. Pueden implementarse y utilizarse con poco esfuerzo", asegura Murray Grainger, Country Manager de EQS Group en España.