• Los centros coordinadores de Pro bono deberán conocer muy bien la sensibilidad con el tema a tratar,  así como  disponibilidad de la persona que vaya a realizar el servicio a la hora de distribuir y asignar los casos.
• Facilitar que el servicio finalice con éxito y con plena satisfacción de las partes es el principal objetivo de los centros coordinadores de Pro bono.

• Centros coordinadores de Pro Bono, un puente vital para unir solidaridad con necesidad (I)

• Centros coordinadores de Pro Bono, un puente vital para unir solidaridad con necesidad (II)

Distribución y asignación de solicitudes

La distribución de solicitudes de asistencia jurídica a los abogados dependerá del criterio que adopte el centro de coordinación y del número de peticiones que reciba.

Existen varias formas de hacer llegar las solicitudes, apuntamos a continuación algunas de ellas:

• Envío de todas las solicitudes a todos los abogados y despachos de abogados colaboradores mediante una lista de distribución.
• Envío de solicitudes sólo a un grupo de abogados que haya dado fe de su experiencia en la materia.
• Envío a abogados previamente seleccionados de la base de datos y teniendo en cuenta cuándo han realizado el último servicio pro bono.
• Envío de solicitudes de forma mensual o semanal; y/o publicación de todas las solicitudes en una página web para que los abogados puedan acceder a su consulta cuando lo crean conveniente.

Junto a la posibilidad de publicar las solicitudes en una página web existen otros métodos de distribución, como las llamadas telefónicas personales, el correo electrónico, etc.

Si se opta por esta última forma, se deberá tener en cuenta que los abogados suelen estar muy ocupados y, con frecuencia, su correo electrónico registra un volumen importante de notificaciones. El abogado generalmente dispone de escaso tiempo para poder gestionar todas las comunicaciones que recibe a lo largo del día.

Es aconsejable, por tanto, al enviar un correo electrónico:

• En primer lugar, incluir un resumen de los asuntos a tratar para que el abogado pueda revisarlo rápidamente; procurar ser claros y concisos, y evitar los datos adjuntos, pues requieren más tiempo y se suelen ignorar.
• El método de distribución debe ser el que mejor se ajuste a las características del centro y a sus necesidades. Es el centro el que fijará cómo enviar las solicitudes, con qué periodicidad y a través de qué medio.

En cuanto a la asignación de solicitudes se tendrán en cuanta los siguientes criterios.

Cuando sólo haya un abogado que se ofrezca para encargarse del asunto pro bono, si su perfil es adecuado, se le asignará el caso.

Cuando sean varios los voluntarios pro bono, el centro de coordinación deberá decidir a quién se le asigna el caso.

Para decidir a qué abogado o bufete se asigna el servicio pro bono se pueden considerar diversos criterios:

La experiencia en casos similares.

El tiempo que ha trascurrido desde la última vez que se le asignó un caso pro bono.

El abogado que primero se pone en contacto con el centro para mostrar su interés, etc.

Además, es importante tener en cuenta factores como:

• Qué despacho tiene mejores recursos.
• Qué despacho tiene el mejor historial de eficacia.
• Qué despacho puede reunir el mejor equipo de abogados.
• Qué abogado o despacho puede gestionar el caso en el idioma que es necesario en ese momento, etc.

Seguidamente, una vez elegido el abogado o despacho que se ocupará del caso los pasos que debe seguir el centro de coordinación serán los siguientes:

1º Informar al abogado o despacho elegido de que se le ha asignado el caso para el que se presentó voluntario.

2º Preguntar al abogado o despacho si existe algún conflicto de intereses que impida el asesoramiento al cliente. Es sumamente importante dejar clara esta cuestión, así como cualquier otra normativa profesional que afecte a la prestación de servicios jurídicos.

3º Esperar la confirmación por parte del abogado o despacho de que no existen conflictos de intereses y que puede hacerse cargo del asunto.

4º Comunicar a todos los demás abogados que se ofrecieron como voluntarios que no han sido seleccionados. Conviene mantener una buena relación con todos los abogados colaboradores para poder contar con ellos en otras ocasiones.

5º Informar al cliente de que su caso ya ha sido asignado.

6º En el supuesto de que el centro de coordinación no consiguiera asignar la asistencia jurídica a ningún abogado o despacho, deberá comunicárselo al cliente y, en la medida de lo posible, asesorarle sobre otras maneras de conseguir la ayuda que precisa.

Remisión y seguimiento del asunto pro bono

El centro de coordinación, una vez que ha asignado el asunto a un abogado o despacho tiene que considerar la forma en que va a poner en contacto a abogado y cliente. Puede optar por:

• Concertar una primera reunión entre abogado y cliente en la que esté presente un miembro del centro de coordinación.
• Presentar a las partes a través de un correo electrónico o por teléfono (el centro coordinador proporciona a las partes la información de contacto para que en el futuro se comuniquen directamente).?
• Enviar una carta al abogado y al cliente.

Después de que las partes interesadas ya han establecido contacto y el centro considera que el encargo pro bono ya ha sido asignado correctamente, la participación del centro suele ser escasa aunque es aconsejable hacer un seguimiento del caso.

Puede ser útil ponerse en contacto con el cliente después de unos días para estar al corriente de la evolución del asunto, ya que pueden surgir problemas después de la asignación.

Los centros de coordinación tienen la obligación de velar por que el asunto se resuelva de la forma más justa posible, exista una buena relación entre las partes, el caso se desarrolle en un plazo de tiempo razonable y el cliente quede satisfecho con el resultado.

Evaluación de resultados

Cuando el servicio pro bono haya concluido será conveniente evaluar sus resultados.

Por una parte, al centro coordinador le permitirá saber si está cumpliendo sus objetivos y demostrar el valor del trabajo pro bono. Reunir información sobre los resultados pro bono puede servir al centro para conseguir nuevos abogados colaboradores.

Por otra parte, a los despachos de abogados también les interesa esta información ya que les ayuda a seguir promoviendo el servicio pro bono dentro de su despacho y entre sus clientes de pago.

El centro de coordinación cuando dé por finalizado un asunto pro bono puede enviar notas de agradecimiento al abogado o abogados del caso, esto animará a los abogados a participar en el futuro en otros asuntos pro bono.

Con esta última parte finalizamos la información acerca de los Centros Coordinadores de  Probono y la importancia que tienen para ambas partes contar con una institución profesionalizada que asegure todas las garantías de éxito para ambas partes.

Esta información ha sido fruto del trabajo de los Centros Coordinadores Pro bono en todo el mundo y que desde la web de la Fundacion queremos ofrecer para aquellos que precisen de mas información o quieran saber mas.

Recomendamos que conozcan los Centros Coordinadores de Pro Bono, ya operativos en nuestro entorno más cercano incluyendo Portugal por reunir condiciones muy similares por cultura y cercanía.

Para conocer más acerca del pro bono, el lector puede descargar nuestra guía Conexión Pro Bono. Y si está interesado en contarnos su experiencia relacionada con actividades pro bono este es su sitio, le esperamos.

m.benavides@fundacionmasquederecho.org.