Por primera vez en la historia los notarios podrán prestar servicios online si así lo quieren ciudadanos o empresas, gracias a la aprobación de la Ley de transposición de directivas de la UE, que incluye la digitalización de actuaciones notariales.
La aprobación de esta ley supone un antes y un después, ya que, en un plazo de seis meses tras su publicación en el BOE, los ciudadanos y las empresas podrán realizar online numerosos actos o contratos ante el notario que elijan sin necesidad de desplazarse, pero con la misma seguridad jurídica que cuando acuden a una notaría.
La autorización y firma de estos documentos se llevará a cabo en la sede electrónica notarial mediante el uso de videoconferencia y firma electrónica cualificada.
El Consejo General del Notariado calcula que se podrían llegar a autorizar y firmar por vía online más de 3.200.000 de documentos notariales al año: Se podrían llegar a autorizar y firmar por vía online más de 3.200.000 documentos notariales al año: todos los societarios, las pólizas mercantiles, diversos tipos de poderes notariales, las cartas de pago, cancelaciones de garantías, los testimonios de legitimación de firmas, etc. (Ver cuadro).
“La seguridad jurídica la aportará siempre la intervención notarial, explica José Ángel Martínez Sanchiz, presidente del Consejo General del Notariado. El hecho de que un otorgamiento se produzca a distancia no eliminará ni minorará ninguno de los controles que lleva aparejados la función notarial. Esta norma da la posibilidad de otorgar online determinados documentos públicos para aquel que lo necesite o prefiera. Es una vía alternativa. Por el momento, los actos o negocios que se podrán autorizar a distancia será fundamentalmente los unilaterales y aquellos otros en los que se ha considerado que la presencia física ante el notario puede ser sustituida por la presencia electrónica”, señala.
Copias electrónicas autorizadas a ciudadanos y empresas
Los notarios también podrán entregar copias electrónicas autorizadas de los documentos notariales a los ciudadanos y empresas, con el consiguiente ahorro de papel y desplazamientos. Se calcula que las copias electrónicas autorizadas emitidas podrían superar los 17 millones al año, con el consiguiente ahorro en tiempo y papel.
Hasta la aprobación de esta ley los notarios solo podían realizar trámites online, como el envío de copias electrónicas autorizadas a las Administraciones Públicas, al Catastro o a los registros, liquidaciones telemáticas, emisión de certificados o remisión de datos.
Otra de las novedades que trae la ley es la puesta en marcha del protocolo electrónico notarial (archivo electrónico de las escrituras), que permitirá una mayor agilidad en la transmisión de información a las Administraciones públicas y a particulares y empresas.
Los protocolos electrónicos notariales estarán depositados en el Consejo General del Notariado y solo podrán acceder a ellos y ser utilizados por el notario titular de cada uno, al igual que ocurre con los protocolos en papel, que seguirán estando en las notarías.
Constitución online de sociedades
Gracias a la nueva normativa será también posible constituir sociedades limitadas ante un notario por vía online. Esta ley transpone la Directiva 2019/1151, que exige que, sin necesidad de presencia física, un ciudadano de la Unión pueda constituir una sociedad limitada en otro país miembro. La Directiva recomienda mantener los sistemas jurídicos propios de cada país y que, en aquellos como Alemania, Bélgica, Italia o España, entre otros, donde las sociedades se constituyen ante notario, se mantenga un modelo que es seguro y ágil y que permite lucha contra el blanqueo de capitales y el fraude fiscal.
Máxima seguridad
Todos los servicios digitales que presten los notarios tendrán lugar en la sede electrónica notarial, cuya puerta de entrada para ciudadanos y empresas es el Portal Notarial del Ciudadano (https://www.portalnotarial.es/.
Esta sede es única y corresponde al Consejo General del Notariado su titularidad, desarrollo, gestión y administración.
La seguridad informática del proceso quedará garantizada por el uso de la firma electrónica cualificada de los notarios, su sede electrónica y su red privada, todo ellos desarrollados por el centro tecnológico del Notariado, Ancert.
El Notariado ha obtenido el Esquema Nacional de Seguridad (ENS), nivel alto, respecto de todos sus sistemas de información, procesos, bases de datos, sedes, plataformas y portales para el ejercicio de su función pública.
NEGOCIOS Y ACTOS JURÍDICOS QUE PODRÁN AUTORIZARSE ONLINE
Los notarios podrán autorizar en la sede electrónica notarial:
- Todos los actos societarios: desde la constitución de sociedades, al nombramiento de cargos, ceses, apoderamientos mercantiles, ampliaciones y reducciones de capital, modificaciones de estatutos, cambios de domicilio, liquidaciones, etc.
- Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
- Las pólizas mercantiles.
- Los poderes de representación procesal para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales y los poderes para actos concretos.
- La revocación de poderes, excepto los preventivos.
- Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
- Los requerimientos iniciales de las actas y aquellas diligencias que fueren susceptibles de practicarse por videoconferencia.
- Los testimonios de legitimación de firmas.
- Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
- Los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
- La conciliación en los casos que el notario lo considere conveniente.
- Actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.
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