En la empresa familiar se entrecruzan situaciones que dan lugar a conflictos, muchos de ellos propios del ámbito meramente empresarial, tales como la diferente forma de trabajar, distintas formas de ver el negocio, etc., otros, en cambio, son propios del ámbito familiar.  Gestionar estas situaciones en la vida diaria de la empresa y, sobretodo, darles solución anticipándose, en la medida de lo posible, a su aparición, es la principal misión del Protocolo Familiar, un documento que facilita no solo la viabilidad de la empresa sino también el mantenimiento de las relaciones familiares.

En este artículo me referiré a este documento tan desconocido como necesario para la familia empresaria, su contenido, régimen legal y proceso de implantación en la vida de la empresa familiar.

I.-  La necesidad de un protocolo familiar.

De siempre se ha dicho que no es bueno mezclar lo personal con lo profesional de ahí que las empresas familiares deban dotarse de algún tipo de herramienta que regule las relaciones entre los socios familiares.  En este sentido, una de las cosas que más necesaria resulta para la familia empresaria es la transparencia a la hora de tomar según qué decisiones en aspectos que pueden resultar confilictivos, tales como la incorporación a la empresa de personas extrañas al grupo familiar (cónyuges o personas en análoga relación de afectividad, nuevos miembros en órganos sensibles como el Consejo de Administración, etc.), la forma de resolver los conflictos internos entre los socios o la propia sucesión empresarial a la siguiente generación.

Que estas situaciones y otras que se puedan dar, estén perfectamente consensuadas entre los socios familiares y que todos ellos sepan cómo se van a gestionar, no solo les aportará tranquilidad sino que también será un claro indicativo de la capacidad de esa empresa de anticiparse a los conflictos que puedan generarse por esos motivos.  Es así, que el Protocolo Familiar cumple con la función de ser la expresión de la voluntad de los miembros de la familia para regular y resolver los conflictos o las situaciones internas que de no resolverse adecuadamente podrían hacer peligrar las relaciones familiares y dar al traste, en definitiva, con el proyecto empresarial.

II.-  cuál es el contenido del protocolo familiar.

Es evidente que siendo que lo que regula el Protocolo Familiar son las relaciones entre socios familiares, no hay un modelo tipo de Protocolo que valga para todas las empresas familiares, empezando porque cada familia es distinta.  No obstante, podemos decir que todos los Protocolos Familiares contemplan al menos los siguientes aspectos:

1º.-  Exposición de principios, en donde se indica el contexto en el que surge la necesidad de elaborar el Protocolo y el momento en que se encuentra la empresa.  Además se concretan los valores familiares y empresariales por los que la empresa se rige, así como el marco estratégico y financiero.

2º.-  Normas de gestión y del trabajo diario de la empresa.  Es el verdadero contenido del Protocolo.  Así las normas de conducta y forma de resolución de conflictos, la creación y regulación del Consejo de Administración y la Junta General de la empresa, las reglas sucesorias (cómo y en qué momento se debe hacer el relevo generacional), la remuneración y el reparto de dividendos, la responsabilidad social, es decir, el comportamiento ético de la empresa con clientes y proveedores, la política de recursos humanos, etc.

3º.- Aprobación y puesta al día del Protocolo.  En este apartado es donde se describe el proceso de deliberación y aprobación del Protocolo Familiar, las personas que han intervenido en él, la forma de actualización, etc.

III.- Régimen legal del protocolo familiar.

Las empresas familiares encuentran su regulación legal en la Ley de Sociedades de Capital (Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio), sin embargo, no se menciona en dicho Texto legal al Protocolo Familiar. 

La primera referencia se encuentra en la Disposición Adicional 2ª, apdo. 3 de la Ley 7/2003, de 1 de abril, de Sociedad Limitada Nueva Empresa, referente a la publicidad de los Protocolos Familiares, remitiendo a su posterior reglamentación.  En este sentido, el RDL 171/2007 de 9 de febrero, por el que se regula la publicidad de los protocolos familiares, define al Protocolo Familiar en su art. 2.1 como “aquel conjunto de pactos suscritos por los socios entre sí o con terceros con los que guardan vínculos familiares que afectan una sociedad no cotizada, en la que tengan un interés común en orden a lograr un modelo de comunicación y consenso en la toma de decisiones para regular las relaciones entre familia, propiedad y empresa que afectan a la entidad”.

De conformidad con dicha regulación reglamentaria, que solo es aplicable a las sociedad de capital no cotizadas (las cotizadas tienen una regulación aparte en la Ley 26/2003, de 17 de julio), la publicidad de los protocolos familiares mediante su inscripción en el Registro Mercantil es meramente voluntaria, estableciendo como únicos requisitos para la misma, que sea aprobada por el órgano de administración de la empresa (Consejo de Administración), que si en el Protocolo se incluyen datos personales se debe haber contado previamente con el consentimiento expreso y cualificado de los interesados (Ley 3/2018 de 5 de diciembre sobre Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales), y que el Protocolo debe ser actualizado.

El Protocolo Familiar, pues, se trata de una institución de derecho privado si bien goza de amparo legal desde el momento de su inscripción voluntaria en el Registro Mercantil.

IV.-  Proceso de elaboración del protocolo familiar

La elaboración del Protocolo Familiar requiere de un largo proceso dividido en diferentes fases:

1º.-  Una primera fase de diagnóstico previo, en la que se trata de conocer si la familia empresaria está en condiciones de elaborar un Protocolo Familiar que regule las relaciones familiares y empresariales entre sus miembros.  Para ello se realizan diferentes entrevistas entre estos, se analiza el estado financiero de la empresa, sus estatutos, y se examinan diferentes tipos de documentos como testamentos y otros de carácter familiar que pudieran tener relevancia de cara al futuro Protocolo.

2º.-  Una segunda fase que podríamos llamar, de desarrollo, que es la fase más larga ya que en la misma tienen lugar los debates en diferentes sesiones familiares en las que se exponen las cuestiones y aspectos que se desea contemplar en el futuro Protocolo Familiar.  Esta fase no termina hasta que no se haya alcanzado un acuerdo respecto a todos los asuntos debatidos y se redacte el documento final que, como hemos indicado anteriormente, si el Consejo de Administración lo acuerda, será objeto de inscripción en el Registro Mercantil.

3º.-  Una tercera fase en la que se busca la inserción del Protocolo en la empresa, es decir, una vez que el Protocolo se ha consensuado, aprobado y redactado, hay que implantarlo a todos los niveles de la empresa, lo cual conlleva necesariamente cambios estructurales y organizativos, redefinición de roles, así como otras actuaciones que no pueden asimilarse de golpe sino que necesitan un proceso de transformación.  En este sentido, cuanto más organizada se encontrase la empresa antes de iniciar el proceso de elaboración del Protocolo Familiar, más fácil va a resultar su implantación como norma regidora del proyecto empresarial.  Por eso la duración de esta fase dependerá del grado organizativo previo. 

4º.-  Por último, la incorporación del Protocolo en la vida de la empresa.  Esta fase supone el testeo del Protocolo, es decir, comprobar que efectivamente, funciona.  Así por ejemplo, que los conflictos internos se solucionan acudiendo a los mecanismos previstos en el Protocolo, que todos los miembros saben cuál es su función en la empresa, que la sucesión de la misma se realiza en el momento y manera previstos en el Protocolo, etc.  Ni que decir tiene que esta fase se desarrolla sin solución de continuidad (salvo conclusión del proyecto empresarial) ya que también en esta fase se va adaptando o actualizando el Protocolo a las necesidades de la empresa familiar.

Este es a grandes rasgos, el Protocolo Familiar, un documento que expresa el consenso entre personas unidas por lazos familiares para preservar no solo sus relaciones familiares sino también el proyecto empresarial.  La consecución del Protocolo requiere la intervención de un mediador en todas sus fases, si bien la labor de mediación en este campo será objeto de un artículo posterior.