Se acerca el final del mes de junio y, con ello, la obligación de aprobar las cuentas anuales —si el ejercicio social coincide con el año natural—, así como decidir a cerca de la distribución del resultado o beneficio. A continuación se repasa, de forma sucinta, todo el proceso, desde la formulación de las cuentas anuales hasta su aprobación y presentación en el Registro Mercantil.

Formulación de las cuentas anuales

Las cuentas anuales deben formularse en el plazo máximo de tres meses, desde el cierre del ejercicio social —como máximo el día 31 de marzo, si el ejercicio coincide con el año natural—.

Los obligados a formular las cuentas son los administradores de la sociedad —sea único, varios solidarios o mancomunados o consejo de administración—.

Junto con las cuentas anuales, los administradores también están obligados a formular, en el plazo indicado, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado —es decir, qué cantidad se propone destinar a reservas y qué cantidad a dividendos—.

Las cuentas anuales y el informe de gestión deberán ser firmados por todos los administradores. Y si falta la firma de alguno, se deberá expresar la causa.

Contenido de las cuentas anuales

Las cuentas anuales comprenden: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.

Estos documentos deberán redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y del resultado de la sociedad.

Estos documentos deberán ajustarse a la estructura y contenido regulados en el Plan General Contable.

La verificación de las cuentas anuales

 Aquellas sociedades que, durante dos ejercicios consecutivos, tengan un activo superior a dos millones ochocientos cincuenta mil euros, un cifra de negocios superior a cinco millones setecientos mil euros y un número medio de trabajadores superior a cincuenta, deberán someter a revisión por un auditor sus cuentas anuales y el informe de gestión. Debiendo cumplirse conjuntamente al menos dos de las anteriores circunstancias, para que opere tal obligación.

El auditor de cuentas deberá ser nombrado por la junta general de socios antes de que finalice el ejercicio a auditar —es decir, como máximo, el 31 de diciembre, si el ejercicio coincide con el año natural—. El nombramiento deberá ser como mínimo de tres años y como máximo de nueve, con la posibilidad de prorrogarlo. Una vez nombrado, el auditor no podrá ser revocado, a no ser que concurra justa causa.

El auditor de cuentas dispondrá, al menos, de un mes para emitir su informe, desde que le fueran entregadas por los administradores las cuentas anuales.

La aprobación de las cuentas anuales

Las cuentas anuales deben ser aprobadas por la junta general de socios, necesariamente dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio —es decir, como máximo, el día 30 de junio, si el ejercicio coincide con el año natural—.

Aplicación del resultado

La junta general, en el plazo indicado anteriormente, deberá decidir sobre la aplicación del resultado, propuesto por los administradores.

Solo podrán repartirse dividendos si el patrimonio neto es superior al capital social, antes y después del reparto. En caso contrario el resultado debe destinarse a compensar las pérdidas.

Además, hasta que las reservas legales estén cubiertas, habrá  que destinar para dotarlas, al menos el diez por ciento del beneficio.

Salvadas las limitaciones indicadas, en caso de aprobar la distribución de dividendos, la junta general deberá acordar el  momento y forma de pago de los mismos. En caso de no determinarlo, el dividendo será pagadero en el domicilio social y al día siguiente del acuerdo.

Depósito y publicidad de las cuentas anuales

Los administradores de la sociedad deberán presentar, y depositar, en el Registro Mercantil, una certificación del acuerdo de la junta general,  de aprobación de las cuentas anuales, junto con un ejemplar de las mismas, firmadas por todos los administradores, en el plazo de un mes.

Una vez calificada la presentación, por el registrador, y publicado el cumplimiento de la obligación de depósito en el «Boletín Oficial del Registro Mercantil», cualquier persona podrá obtener información de todos los documentos depositados.

En caso de que los administradores incumplan su obligación, de depositar las cuentas anuales, no podrá inscribirse documento alguno en el Registro mercantil, mientras el incumplimiento subsista. Además, este incumplimiento dará lugar a la imposición de multas, que pueden llegar a 300.000 euros, en función del importe total de las partidas del activo y del volumen de facturación anual.

Conclusiones

Con la finalidad de que los administradores no incurran en responsabilidad y que la sociedad no sea objeto de imposición de sanciones, es conveniente cumplir con las obligaciones y plazos indicados anteriormente.

Además, hay que destacar que la confección de las cuentas anuales, es importante internamente, para administradores y socios, pero también lo es para otros stakeholders, como trabajadores, proveedores y acreedores.

Normativa aplicable

• Real Decreto legislativo 1/2010, de 2 de julio. Texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.
• Real Decreto de 22 de agosto de 1885, por el que se publica el Código de  Comercio.
• Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad.
• Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil.
• Real Decreto Legislativo 1/2011, de 1 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Auditoría de Cuentas (Vigente hasta el 17 de Junio de 2016).
• Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas (En vacatio legis).