Daniel Ramos decía en una entrevista para Derecho Práctico, “la clave no está en quién recuerda más artículos de la ley sino en qué abogado sabe gestionar mejor su despacho” (14 de septiembre de 2023), estoy absolutamente de acuerdo en esto.

Desde mis años de estudiante de Derecho, siempre pensé que lo importante no era saber qué número de artículo decía qué, sino más bien que jurisprudencia me servía para argumentar mis respuestas a los problemas jurídicos, porque la ley es la misma para todos, pero el sistema de interpretación siempre cambia cuando llega a una Corte, la interpretación que le dan a la norma es lo que realmente hace la diferencia y es lo que el abogado necesita saber para lograr sus objetivos.

Sin embargo, no somos un computador y no guardamos grandes cantidades de información en nuestro cerebro (Big Data), por lo que el abogado necesita apoyo y hoy en día el que no se ayuda de la tecnología no es porque no pueda pagarla (hay productos gratis) sino porque se resiste al cambio o no sabe cómo digitalizarse, porque sí,, hay que saber digitalizarse o el abogado se llenará se softwares que no sabrá cómo gestionar.

En este sentido, creo que hay que dar pautas básicas de Digitalización para despachos jurídicos y de eso se trata este artículo.

No se necesita hacer una costosa maestría en legaltech o digitalización o contratar un ingeniero de sistemas, desarrollador de software o irse a vivir a Silicon Valley, en el mercado tenemos muy buenas opciones desde básicas hasta muy avanzadas para los más Tech.

Como bien lo dice Daniel Ramos, en el artículo que he citado, se necesitan una o varias estratégias de digitalización para ser un estudio digitalizado, al respecto, creo que depende del área que quiera digitalizar entonces se debe evaluar el software a utilizar, porque en el mercado existe una solución digital para cada problema o área que tenga el despacho.

Entonces surge una preguntá, ¿Por qué un despacho debe digitalizarse?

La respuesta es que si se digitaliza cualquier servicio legal, aumenta la productividad del equipo, reduce tiempos de inversión en el proceso y por lo tanto costos, da mayor certeza en la toma de decisiones en los casos, aumenta la audiencia a la que se pretende llegar al romper las barreras de lo físico, al automatizar procesos se disminuye el error y se da una mejor calidad de servicio al cliente al mostrarle una tecnología de apoyo en su caso.

Por lo tanto, ¿quién no quiere más eficiencias, productividad, calidad y ganancias en su despacho?

Software y áreas a digitalizar en un despacho:

1. Mercadeo: Todo despacho requiere darse a conocer y para esto comúnmente contratan un director de mercadeo o desarrollador de negocio para lograr darse a conocer y captar clientes, lo que permite es llegar a una mayor audiencia a través del posicionamiento de la marca en RRSS o de envío de publicidad masivamente. 
2. CRM: Software de gestión que ayuda a hacer el seguimiento del cliente y a que el servicio tenga un historial que pueda leer desde el nuevo abogado hasta el director de despacho, así como proyectar estrategias de negocio, posibilidad de ganar el caso y más.
3. Gestión de procesos en la Nube: estos gestores lo que hacen es que el proceso se vuelva digital para el despacho y por lo tanto su seguimiento puede hacerse desde cualquier parte del mundo ya que todos los documentos del proceso están en la nube y por lo tanto no necesitas estar físicamente con un expediente consultando cada cosa, permite guardar los datos de los clientes, seguimiento de consultas, facturas y pagos a un solo cliente o a varios; algunos gestores integran programas de facturación electrónica y firma digital así que solucionan el tema de emisión de facturas y firmas de contratos de servicio.
4. Software de gestión documental legal: Bases de datos que ahorra el tiempo de la investigación jurídica porque integran legislación, jurisprudencia y doctrina, que permite poner la Big Data al servicio del abogado y reducir el error, tomar decisiones más certera y conocer todas las variantes que pueden afectar o argumentar un caso.
5. Asistente virtual, algunas bases de datos incluyen asistentes virtuales que apoyan la redacción de los textos jurídicos y por lo tanto, integran la universalidad de datos que el abogado debe tener en cuenta a la hora de argumentar un texto, algunos asistentes incluso pueden analizar texto ya escritos y sustraer la legislación aplicada, jurisprudencia citada, así como otros datos que se pueden tener en cuenta para para el tema tratado.
6. Implementación de Chatbots de respuestas básicas legales, ayuda al posible cliente que llega a la web del despacho a ver la calidad de servicio y eficiencia de gestión.
7. Software de seguimiento de proceso: ayuda al despacho a reducir el tiempo que toma estar revisando proceso por proceso los cambio que ha tenido (actualizaciones en la causa), a través de notificaciones y alarmas que el abogado recibe cuando hay un cambio en el proceso que lleva, pues este software se conecta con las páginas del poder judicial y automatiza el trabajo de seguimiento de causas o proceso.
8. Agendamiento de citas automatizado: permite que el posible cliente no esté a la espera de saber cuando tiene espacio en la agenda un abogado para su caso, sino que puede directamente gestionar su cita con el abogado y hacer el pago de la consulta en línea, lo que disminuye costos de cobranza y aumenta el flujo de clientes directos para el despacho.
9. Softwares de analítica inteligente: que permite que el abogado pueda utilizar herramientas basadas en Inteligencia Artificial (IA) que analiza Big Data sobre legislación, jurisprudencia y otros, para arrojar posibilidades de triunfo en un proceso, sugiriendo los textos jurídicos más citados por el poder judicial con respecto a un tema.
10. Tarjetas de presentación digital: Hoy en día puedes enviar todos tus datos con un solo código QR, e incluir el código en tarjetas, presentaciones, correos o simplemente tener la foto para enviarla.
11. Para grandes despachos la digitalización e implementación de un software de gestión documental interno es una excelente apuesta, pues apoya al abogado en la investigación interna de las líneas seguidas por el despacho en diferentes temas.

Con el tiempo existirán más y más desarrollos tecnológicos al servicio de la labor del abogado, sin embargo, seremos nosotros los que debamos elegir en este abanico de posibilidades cúal es el que nos conviene más, pues muchos ofrecen cantidad pero no calidad o la relación precio - beneficio se ve frustrada por los altos costos y el bajo beneficio, así como la calidad queda limitada por los bajos costos y la idea de que los software se han convertido en un mundo en donde se arman combos de productos para aumentar los precios.

Mi consejo es que se trate de contratar la menor cantidad posible de software, optando por los proveedores que integran más herramientas en un solo lugar, que se mire la calidad del producto y se tenga en cuenta la marca que sella la calidad del mismo, que no se mire solo la cantidad sino la especialidad de los documentos y sobretodo, que se dé prioridad al servicio al cliente y soporte ofrecido por estas empresas.