Puede que hayas escuchado o leído que la Gestión de Proyectos en el ámbito Legal (GPL), Legal Project Management (LPM) en inglés, es un medio para conseguir mayor eficiencia, productividad, rentabilidad y satisfacción del cliente. Pero puede que también hayas oído que es algo complejo y costoso. Lleno de procedimientos y métricas. Puede que estés pensando “eso no es para nosotros, es excesivo para esta profesión, para nuestros abogados, nuestros clientes…”.
Veamos algunas cuestiones básicas que pueden ayudarte a:
1º Identificar oportunidades y beneficios reales de la GPL para tu despacho.
2º Calcular si los beneficios de la GPL compensan el tiempo y esfuerzo que requiere.
3º Prever si los abogados de tu despacho estarán por la labor de sumarse a la GPL.
¿Algún competidor está usando técnicas de GPL para quitarte oportunidades de negocio en las áreas de negocio donde has sido tradicionalmente fuerte?
¿Estás perdiendo licitaciones o solicitudes de presupuestos en los que el cliente solicita explícitamente el uso de metodologías de gestión de proyectos o requiere menos horas para realizar las tareas, mayor eficiencia, no tener sorpresas y mejorar la comunicación?
¿Estás recibiendo quejas de clientes relacionadas con honorarios excesivos, costes fuera de control, realización de tareas no acordadas o tareas duplicadas?
¿Hay algún cambio en los órganos de dirección de tus clientes que vaya a alterar la tradicional relación con tu despacho o que esté por la labor de innovar, ir a por nuevos sectores de actividad y un mayor control y responsabilidad de las tareas de los asesores legales externos?
¿Va a verse tu práctica legal afectada por la forma en que el trabajo legal va a llevarse a cabo en el futuro (por ejemplo subcontratar ciertos procesos, externalización, uso de profesionales no jurídicos, nuevas herramientas y sistemas tecnológicos)?
¿Algunas áreas o equipos de práctica legal donde erais fuertes muestran síntomas de baja rentabilidad y productividad?
¿Estás tratando de crecer en áreas de práctica legal que dependen de que tareas repetitivas sean realizadas de forma más consistente y eficiente?
¿La dirección de tu despacho o tu mismo estáis por la labor de acometer cambios importantes para mejorar la productividad y la rentabilidad?
¿Estás entrando en tu despacho abogados tecnológicos que quieran romper con los tradicionales roles del despacho y de los incentivos? ¿Hay una nueva generación que pronto vaya a tomar las riendas del negocio?
¿Hay en tu despacho abogados prestigiosos que estén dispuestos a asumir un rol activo en demostrar cómo la gestión de proyectos ha ayudado en su trabajo?
Si tus respuestas a estas preguntas sugieren que algún tipo de gestión de proyectos podría ayudar a cambiar tu suerte, pero no sabes cómo comenzar empieza simple. No intentes cambiar todo de golpe. Comienza realizando cosas fáciles donde puedas conseguir rápidos resultados.
Para realizar gestión de proyectos en el ámbito legal no necesariamente vas a necesitar de software o sistemas sofisticados. Simplemente tienes que realizar tu trabajo de forma disciplinada y con un fuerte foco en tu cliente para organizar mejor tanto tu esfuerzo como el tiempo invertido.
Estos son los pasos a seguir para que, de forma simple, la gestión de proyectos te ayude.
1º Dedica más esfuerzo y tiempo en acotar el alcance del trabajo a realizar: resultados deseados, plazos, costos y presupuestos a detalle con tu cliente antes de comenzar a trabajar y emitir facturas. Tener claro dónde quieres y debes llegar.
2º Planifica más y mejor: dedica tiempo a mapear fases, tareas, responsables, presupuestos, fechas límite y vías de comunicación.
3º Ejecuta el plan: atente de forma estricta al plan y presupuestos y haz que el resto de implicados sigan tu plan.
4º Mide y monitoriza de forma constante tus progresos respecto al plan: eso te permitirá identificar desviaciones respecto a alcance y coste de forma temprana. Lo que no se puede medir no se puede gestionar.
5º Comprométete a realizar una revisión de proyecto al finalizar cada caso o encargo e involucra en él al cliente: ¿qué ha ido bien?, ¿qué pudo hacerse mejor?, ¿qué debemos hacer mejor la siguiente vez?
Pon en práctica estos pasos, que no son más que puro sentido común, y habrás entrado en la generación de despachos que aplican la gestión de proyectos a su actividad.
