Seguro que ya has retomado la normalidad tras las vacaciones, a penas quedarán compañeros disfrutando de días de descanso, y puede que el regreso haya contado con alguna novedad, un nuevo colaborador o compañero.

Ya hemos dicho que las organizaciones son sistemas, redes donde todos están conectados con todos, y cualquier alteración en uno de los puntos de unión de la red influye en la tensión del resto del sistema.

Que se incorpore un nuevo miembro, bien por sustitución de alguien que se ha ido, bien porque el equipo se amplíe, genera durante un tiempo cierta inquietud, un movimiento en la red que puede desestabilizar la marcha de la organización.

Hay empresas, casi todas las del Ibex 35, que cuentan con programas de acompañamiento para los nuevos colaboradores, pero sabemos que el número de empresas con menos de 50 trabajadores es el 97% de nuestro tejido empresarial. De esta cifra puedo colegir que al menos el 95% no tienen ningún proceso de acompañamiento para la incorporación de nuevos trabajadores.

Tan importante es una persona de dirección, como de administración o de logística, todos y cada uno son imprescindibles para que la organización funcione de manera fluida y eficiente. Todos dependemos de todos.

El proceso normal (el no proceso) para la adaptación del nuevo es tener una imagen correcta, ser suficientemente humilde, asertivo, confiable y confiado, competente, avispado y con empuje, pero sin avasallar, comedido sin llegar a la timidez, que se deje escudriñar como si no sintiera que lo están haciendo y, todo ello, con buena cara y disposición.

En definitiva, toda la carga del encaje en la organización depende del nuevo

Puede que esto sea suficiente en muchas ocasiones y si se pasa la prueba de fuego de los primeros días, más antes que tarde, todo vuelva a fluir a la perfección.

Pero ¿se lleva a cabo este proceso de encaje de la manera más eficiente para la empresa? No se sabe, porque se dejará al albur de las conexiones personales.

Te propongo que “pierdas” un poco de tiempo para ayudar, no sólo al colaborador novel sino al resto de los compañeros, a que ese periodo de adaptación sea fácil, breve y, además, fructífero.

Elije a una persona para que le acompañe, para que sea su mentor y le presente a sus compañeros más cercanos y, porque no, a los más lejanos. Que le ayude con el conocimiento de sus tareas, objetivos, filosofía, misión y visión de la empresa, alguien de confianza que genere confianza.

Sin confianza cualquier relación tiene pies de barro.

Porque da igual la experiencia que tengamos, conocimientos o currículo, siempre que llegamos por primera vez a una nueva organización los miedos pueden aflorar y ello no facilita sacar la mejor versión de nosotros mismos. Y la empresa necesita que esa mejor versión aparezca cuanto antes.

Hay una conversación que todo responsable debería tener con sus colaboradores, y si se tiene desde el primer momento puede ser muy efectiva:

• ¿Qué esperas tú de esta empresa?
• Te diré lo que sin duda podrás tener
• Esto es lo que puedes conseguir y esto no será posible que obtengas.
• Y ahora te diré lo que yo necesito y espero conseguir contigo y lo que nunca te pediré.
• Necesito especialmente tu colaboración con… (enumerar la serie de personas con las que necesariamente ha de trabajar) para conseguir… para ello te presentaré y facilitaré un encuentro con ellos.

ENCUENTRO DE PRESENTACIÓN ENTRE LOS COLABORADORES NECESARIOS

A este encuentro deberían asistir no sólo los miembros del departamento al que se incorpora el nuevo colaborador sino todos aquellos con los que deba trabajar para llegar a los resultados esperados.

Esta reunión debe tener unos objetivos y facilitar que todos los presentes hablen con confianza para llegar a una serie de conclusiones y compromisos.

Compromisos que deben ser concretos, cercanos en el tiempo y, por supuesto, mensurables para evaluar su grado de cumplimiento.

RECUENTO DE LA DEDICACIÓN A LA INCORPORACIÓN DEL “NUEVO/A”

• Elegir a una persona de confianza y confiable que sea mentor, cuidando de que esta tarea no suponga una sobrecarga en su desempeño habitual.

Si a una persona se la añade una tarea nueva, hay que liberarla, durante este tiempo de alguna otra. Dependiendo de las dimensiones de la organización, la parte más intensiva no durará mucho más de una semana, tras este tiempo el mentor volverá a todas sus tareas habituales y quedará puntualmente pendiente del desarrollo del acomodo del nuevo/a en el centro

• Preparar una reunión (o dos, no suele hacer falta más) de una hora, más de dos horas no es una reunión efectiva, con los colaboradores necesarios del nuevo miembro. La reunión se llevará a cabo con una dinámica planificada, donde todos y cada uno pueda hablar, ser escuchado sin interrupciones, realizar decantación de ideas y llegar a compromisos.

¿Cuándo no son eficientes estas medidas y estamos ante una auténtica pérdida de tiempo? Cuando se da cualquiera de estas circunstancias:

1. Cuando te encuentras con la resistencia de la persona elegida como mentor y tienes que forzar que se lleve a cabo esta labor.
2. Cuando las personas en la reunión no van a aportar, van a decir lo que tú o el responsable quiere oír, dejarán sus dudas, temores y desconfianza porque temen expresarlas, también dejarán sus aportaciones valiosas porque temen equivocarse o ser juzgados.

Si leyendo este breve artículo, te das cuenta que en tu empresa estas propuestas son una pérdida de tiempo, es decir, no hay ninguna persona de confianza ni confiable que quiera acoger a un nuevo compañero y abrirle las puertas de la organización; y una reunión de colaboradores es un espacio donde se hablará mucho pero no se dirá nada productivo, te propongo dos opciones:

1. Plantéate un proceso de coaching de equipos,
2. Acude a un proceso de coaching ejecutivo para identificar qué está ocurriendo en tu organización y trabajar herramientas para gestionar esa dificultad que “el nuevo” te ha mostrado.
3. Facilita que mandos intermedios acudan a un proceso de coaching ejecutivo para que puedan ajustar las tensiones en sus equipos. A medida que se vayan soltando tensiones en una parte del sistema el resto se verá beneficiado.
4. Un proceso que combine los tres elementos anteriores a medida de tus necesidades.