¿Qué es un software de despachos profesionales?

Es una herramienta de software que permite administrar, almacenar y rastrear asuntos, casos y otros registros como contactos, documentos, eventos, tareas y más. 

Un Software de despachos profesionales te ayuda a ahorrar tiempo, dinero y ser un bufete de abogados más rentable.

Para seguir siendo competitivo, necesitas un software de despachos profesionales. Pero a medida que ha aumentado la demanda de este tipo de software, también lo ha hecho el número de empresas que ofrecen ayuda para la gestión de casos.

Para conocer más sobre los softwares para abogados, puedes ver esta publicación en la que se detallan los mejores softwares para despachos de abogados.

¿Por qué deberías utilizar un software de despachos profesionales?

Si diriges un bufete de abogados o eres abogado por cuenta propia, ya sabes lo importante que es realizar un seguimiento y gestionar todos los aspectos de tus casos a lo largo de su ciclo de vida.

Cuando has elegido el software de gestión adecuado el mismo se encargará de ayudarte a ti, a tu equipo y a los colaboradores a procesar los casos de forma más eficaz y eficiente, ahorrando tiempo (y dinero)

En general, cuando cada caso se organiza y se realiza un seguimiento adecuado, esto mejora el potencial de ingresos y la rentabilidad de tu despacho.

Si eres el propietario de un bufete de abogados o está ejerciendo en solitario, el concepto de software de gestión de casos puede parecer intimidante, incluso puedes tener la impresión de que no lo necesitas porque este tipo de software está dirigido principalmente a empresas más grandes, pero no es así.

Yo pensaba así antes.

Te cuento mi situación, si solo tengo un puñado de casos, al año. ¿Cómo los controlo? ¿Una libreta, la agenda, carpetillas y un par de archivos de Word y Excel?

Yo antes lo hacía así, seguramente tú también estés usando un sistema rudimentario como el que yo usaba y si continúas leyendo te pasará igual que a mi, me explotó la cabeza cuando descubrí el potencial que tienen estas herramientas y la cantidad de tiempo que te ahorran.

Aunque nuestro «enfoque manual» puede haber funcionado hasta ahora, no es perfecto, siempre está la posibilidad de cometer errores, olvidar fechas, duplicar trabajo, e incluso limita el crecimiento de tu despacho a corto plazo, sí, lo que lees a corto plazo.

La única forma en que puedes adelantar a la competencia y transformar verdaderamente tu despacho es adoptar un software de despachos.

Vamos a empezar desde el principio.

¿Cuál es tu proceso de admisión de asunto? ¿Crees que está en línea con las expectativas del cliente? ¿Cómo recopilas los detalles del asunto o envías recordatorios para las citas?

Las primeras impresiones contribuyen en gran medida a convertir un contacto en cliente; un cliente en un cliente recurrente y en promotor de nuestros servicios.

Dime si te suena esta situación:

Recibes una llamada al móvil, te cuentan «por encima el asunto» te cuadra y le das cita, tomas unas notas en papel y luego lo llevas a la agenda, guardas el nombre de la persona (si no lo tenías grabado) te vas a la agenda de papel y le das cita, anotas en esta cita el teléfono, te ha enviado un WhatsApp con algo de documentación que imprimes y decides abrirle carpeta de cliente, vuelves a anotar el asunto, el nombre del cliente y fecha de la visita.

 

El día de la visita sacas la carpeta del archivo, la ojeas y haces un par de anotaciones en un «post-it» para que no se te pase, te da más documentación, fotocopias y escaneas, además añade las notas que has ido tomando durante la conversación con el cliente.

Todo esto ha ocurrido en apenas dos días.

No vemos el problema porque estamos acostumbrados a trabajar así y pensamos que la profesión «es lo que tiene» pero no. Hay soluciones que nos evitan duplicidades, errores y automatizan acciones que no aportan nada al cliente.

Al final, como en cualquier industria la tecnología está ahí para ayudarnos, implementar un software de despachos profesionales nos hará la vida más fácil ya que lo tendremos todo organizado, todo a mano.

Nos permitirá entre otras cosas tener un expediente electrónico en el que anotaremos todas las conversaciones que hemos tenido con el cliente, tendremos un histórico en la palma de nuestra mano, además nos recordará que nos pongamos en contacto con él para ir actualizándole la situación de su expediente sin necesidad de que el cliente se moleste en llamarnos.

La experiencia de servicio que recibe el cliente es impresionante, solo por no tener que molestarse en llamar.

Además de tener a «golpe de click» todo el expediente documental.

Ahora que sabes que necesita un software de despachos, ¿por dónde empezar? Existen muchos tipos diferentes de software, todos comercializados para bufetes de abogados, despachos medianos y otros para despachos pequeños y difieren en términos de funcionalidades, beneficios y ofertas.

Este artículo es la «precuela» del estudio que hice sobre software para abogados en el que comparaba las mejores soluciones tecnológicas de cara a ayudarte a ti, que estás en la misma situación que estaba yo hace unos meses.

Características que debe tener un software de gestión de despachos

Gestión de casos

¿Necesitas saber cuantos asuntos tienes «vivos» y en qué fase se encuentra cada uno de ellos?

Es muy necesario tenerlo siempre a mano, ya que la subsistencia económica de nuestro trabajo depende en gran medida de esos asuntos pendientes de cobrar.

Si esto es interés para nosotros, debemos de buscar un software de gestión que contenga un sistema de administración de casos y que nos lo ofrezca de un vistazo.

Por suerte, casi todos los softwares de gestión de despachos profesionales cuentan con esta funcionalidad, así que mantener un seguimiento – progreso de tus casos te será más sencillo.

Calendarios

¿Qué sería de nosotros sin plazos? otro de los aspectos más importantes para la selección de una solución tecnológica es la capacidad de realizar un seguimiento de los plazos, ponerle fecha límite al asunto y que de forma automática se nos vuelque en la agenda del móvil.

Pero no solo en los vencimientos, el poder tener la posibilidad de que esta herramienta nos controle las fechas de próximas visitas del cliente, recordatorios de llamadas para actualizarle el estado de su asunto e incluso ver de un simple vistazo tu agenda desde la misma aplicación, sin necesidad de ir tu Google Calendar por si «se pisan las horas»

Si para ti esto es importante, el software que elijas deberá de contar con la funcionalidad de calendario.

Gestión y almacenamiento de documentos

Cualquier caso (por pequeño que sea) generará decenas de documentos a lo largo del ciclo de vida. Por lo tanto, si para ti es fundamental tener toda la documentación ordenada en carpetas por clientes y asuntos el software deberá de contar con un gestor documental.

En el estudio que hacía sobre los mejores softwares de abogados hablé de la diferencia ente los gestores de despachos y los gestores documentales.

Muchos de los softwares que están en mercado no cuentan con esta funcionalidad, con lo que si para ti es primordial la gestión documental de asuntos te será más sencillo elegir uno.

También comentarte una cosa que me percaté durante mi investigación y es que debemos de tener en cuenta que los expedientes cerrados tenemos que guardarlos durante 15 años si son anteriores a la publicación de Ley 42/2015, de 5 de octubre, de reforma de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de Enjuiciamiento Civil y que desde la entrada en vigor de esta última el plazo reduce a 5 años.

Por lo que no podemos suprimir los archivos y «a otra cosa» debemos de guardarlos el tiempo necesario para salvar todas las acciones de prescripción.

A lo que iba, que al final, aunque esté en la nube, es espacio en el disco y cada expediente «sencillo» según mis cálculos ocupa una media de 30 megas

Al final contar con una solución que incluya la gestión documental nos generará un coste mayor, ya que estamos alquilando espacio.

Informes de gestión y panel de control

Esta solución la tienen casi todos los softwares de despachos profesionales y lo que hacen es brindarte paneles e informes específicos para cada función que le permitan realizar un seguimiento del progreso y los casos de tu despacho de manera efectiva.

La mayoría son m uy intuitivas y permiten beneficiarse de numerosos indicadores de rendimiento, desde asuntos, clientes, personal o colaboradores, tickets de incidencias o contactos con clientes, finanzas y contabilidad.

Además, te permite dar acceso a cierta información a algunos miembros del equipo o colaboradores para los asuntos que tienen asignado.

Personal, RR. HH y colaboradores

Esta es otra funcionalidad que tienen la mayoría de los softwares de despachos profesionales. Tener a golpe de click toda la información de tu equipo como la asistencia, el departamento, las salidas y vacaciones y casos asignados te permitirá gestionar de forma más eficiente los recursos humanos de tu despacho.

Aunque no tengamos trabajadores por cuenta si que debemos de tener un módulo de RR. HH porque, a fin de cuentas, los colaboradores tenemos que encajarlos en algún lado y no nos olvidemos de los procuradores que también deberían de tener acceso.

Además de que es necesario para asignar tareas, asuntos y dar permisos para ver, subir información y actualizar el estado del expediente.

¿Problema? que la mayoría de software de despachos profesionales desconocen la realidad de la profesión, muchos de ellos (por no decir todos) cobran por usuario cuando en realidad hay veces en las que tenemos una colaboración puntual con un compañero y tenemos que recurrir a nuestras antiguas fórmulas de trabajo. Carpetillas y emails… de las que estamos huyendo.

El precio por «usuario extra» no es que sea caro, pero si que es un engorro en las planificaciones económicas de los despachos y más si tenemos en cuenta que un asunto no se cierra en dos días y después tenemos que tenerlo «vivo» durante todo el tiempo que dure el plazo de prescripción de acciones, lo cual los 2 – 10 euros por usuario mensual se convierten en cientos de euros.

Te adelanto que sí que existen soluciones que no cobran por usuario extra.

Asignación y seguimiento de tareas

Muy en la línea del punto anterior en el que brevemente te comenté sobre los módulos de RR.HH. tengas o no tengas personal asalariado seguro que trabajas con procuradores y otros abogados, si es así comprueba que el software de gestión permita controlar los roles y poder asignar asuntos a más de una persona (procurador y otro abogado) y que te permita cambiarlo por si cambias la asignación de un abogado por otro o incluso son dos compañeros los que están trabajando a la vez en el mismo asunto.

Tú, como gerente o administrador, puedes ver las tareas y asuntos que tienen asignadas cada profesional y darle nivel de prioridad.

Además, en el panel de control podrás ver el progreso y el estado del expediente, si está pendiente de resolución, documentación…

Comunicación por correo electrónico

Esto antes lo vía una estupidez, pero tiene mucho sentido cuando lo integras en tu flujo de trabajo. Tener una función de correo electrónico totalmente integrada dentro del software de tu despacho, te permite enviar y recibir correos electrónicos mientras trabajas en sus asuntos y todo se queda guardado en el expediente.

Esto hace que ganes tiempo (mucho tiempo) y no tengas que perderlo buscando en hilos de correos electrónicos.

Revisa bien que la aplicación que quieres contratar cuente con este sistema, todas no lo tienen, pero puede ayudarte mucho en tu trabajo.

Generador de facturas

¿Todavía haces las facturas a mano, con Excel o Word?

Tener nuestro despacho en la nube nos va a permitir también poder controlar nuestra contabilidad, al menos en cuanto a lo que ingresos se refiere.

Tener la posibilidad de generar facturas y enviárselas desde la propia aplicación nos regalará mucho tiempo para invertirlo en captar clientes nuevos y afianzar los que ya tenemos.

La mayoría de las soluciones cuentan con este sistema de generación de facturas

Integraciones

Somos muchos los que usamos diferentes soluciones de gestión de correos electrónicos Outlook, Gmail; calendarios como Google Calendar, iCal, Microsoft Calendar; software de gestión de archivos en la nube tipo Dropbox, Drive y un largo etcétera.

Una integración con tu sistema de gestión te ayudará a integrar toda esta información en un solo lugar evitando perder tiempo, duplicidades de acciones y también los cuellos de botella y errores.

Una vez integrados correctamente, estos productos pueden comunicarse con el software de gestión para sincronizar automáticamente la información en varios lugares a la vez.

Comprueba las aplicaciones que más usas y revisa que el software de despachos que te interesa tiene implementada estas integraciones.

Migración del sistema

Independientemente del tipo de sistema que tengas actualmente, ya sea hojas de cálculo de Excel o una solución genérica, debe tener la capacidad de migrar la información de su caso a un nuevo sistema.

Lo mismo piensas que no es necesario, pero comprueba que el software que te interesa tiene sistema para exportar la información a otros.

Por norma general todos los sistemas usan exportadores a .CSV o .XML que podrás leerlo con Excel o Google Sheets.

Gestión de Clientes Potenciales (Leads)

Recibimos decenas de llamadas que nos piden información o que quieren que les regalemos una respuesta telefónica a un problema que tienen.

Usemos esto a nuestro favor y que la solución que elijamos tenga incorporado un sistema de gestión de clientes potenciales o Leads (inglés)

Al principio puede parecernos una pérdida de tiempo registrarlos, pero no olvidemos que es información muy valiosa la que nos están dando, lo mismo no es ahora, pero más adelante podremos usar esta información en nuestro favor haciendo comunicaciones comerciales.

Recuerda siempre recabar el consentimiento expreso para no tener problemas con la AEPD.

Este registro de clientes potenciales también nos sirve para ver que fuentes de clientes son las más productivas, qué campañas de marketing están funcionando para asignar al cliente potencial un valor y una fuente de adquisición para conocer el ROI (Retorno de la inversión).

Por suerte es una solución que contemplan casi todos los softwares de gestión.

Colaboración – Trabajo colaborativo y en remoto

Trabajar juntos en un caso en tiempo real puede ser un desafío importante, sobretodo si nos encontramos en un entorno descentralizado, con trabajo en remoto o incluso trabajando desde casa un fin de semana (a todos no ha pasado)

Contar con un espacio colaborativo para equipos nos permitirá controlar en todo momento en qué estado se encuentra el expediente, quién está trabajando en él y qué está haciendo exactamente (en qué fase se encuentra) sin necesidad de estar redactando emails ni pidiendo información y haciendo que «el barco se pare».

Guardar notas tipo «Post-it»

Yo siempre seguiré usando post-it, me gusta mucho el concepto de hacer anotaciones para el siguiente que venga.

Todavía hay software de despachos profesionales que te permiten hacer esto y está muy bien, sobretodo para marcar dónde te has quedado o alguna anotación para un compañero que sabes que va a continuar haciendo el trabajo que tú estabas haciendo.

Si eres cómo yo, también necesitarás que tu software de despachos profesionales tenga esta opción.

Conclusión

Brinda una experiencia como nunca a tus clientes y ayúdate con un software de despachos profesionales.

Te animo a que si no lo has hecho ya te pases por el artículo que te comentaba líneas arriba y descubras:

El Mejor Software para Abogados

Aprovecha los beneficios de un software de gestión basado en la nube.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el software de gestión de despachos?

Es una herramienta de software que le permite administrar, almacenar y realizar un seguimiento de casos, contratos, contactos, documentos, eventos, citas, tareas… todo en un solo lugar.

Te ayuda a ahorrar tiempo, dinero y a ser un bufete de abogados rentable.

¿Cuánto cuesta el software de gestión de despachos profesionales?

Hay diferentes opciones, lo normal son suscripciones mensuales y la mayoría no requiere de un desembolso por puesta en marca ni configuración.

Las soluciones que hay en el mercado van desde los 15€ hasta los 100€ mensuales. Todo dependiendo también de los usuarios y Gigas usados.

Aunque hay opciones que son pagos mensuales sin limitaciones en cuanto a usuarios.