El correo electrónico es hoy en día una de las herramientas de trabajo clave y principal para cualquier abogado. Un correcto uso y automatización del mismo puede ahorrarnos mucho trabajo y poner mucho orden en nuestro día a día. Por el contrario, no tener un método para su uso puede hacernos esclavos del mismo y quitarnos muchas horas de nuestra principal función. Resolver los problemas legales de nuestros clientes.
Imagina que tu correo electrónico al final del día tiene este aspecto. Ningún correo urgente pendiente de leer y algunos no urgentes pendientes.
Esto tiene muchas más opciones de poder ser realidad si cuando entran los correos a tu programa de e-mail (Outlook, Gmail, …) se van colocando de forma automática en la carpeta correcta correspondiente sin que tengas que ir haciendo esa gestión de forma manual uno a uno desde la bandeja de entrada.
Gestionar cada correo a medida que va entrando en tu bandeja de entrada es una rémora para tu productividad. El tiempo que gastas clasificando esos correos lo podías invertir en cosas más productivas.
Para minimizar el tiempo que dedicas a clasificar y organizar e-mails adopta estos hábitos que te indico:
1º Crea carpetas con un criterio lógico.
Tener carpetas, dentro del correo electrónico, sin una secuencia lógica termina suponiendo que mezcles contenidos y que tengas menos posibilidades de controlar bien los mensajes que de verdad importan. Esta es, por ejemplo, una manera lógica de ordenar las carpetas del e-mail.
2º Incluye etiquetas o palabras clave en el apartado asunto del e-mail.
Incluye el nombre del caso o el número de caso en la línea asunto de cada e-mail que envíes. Usa este hábito para todos los e-mails que envíes tanto relacionados con clientes como no. Entenderás la importancia de este hábito cuando leas el siguiente consejo que te doy.
3º Crea reglas para automatizar la organización de los mensajes que van entrando.
Las reglas son acciones automáticas que tu programa de correo electrónico ejecuta aplicando unos criterios o condiciones que tú has fijado tanto para mensajes entrantes como para salientes. Estas reglas para el correo electrónico pueden basarse en muchos criterios. La explicación para, por ejemplo, Microsoft Outlook la tienes aquí.
Estas son algunas de las opciones y acciones que Outlook puede ejecutar cuando un correo cumple determinados criterios. Otros sistemas y programas tienen opciones similares.
Todas estas opciones y posibilidades para crear reglas puede resultar abrumadoras. Pero no lo son. Estas son algunas de los tipos de reglas que te recomiendo crear.
Si el campo asunto contiene “Caso 1” mueve el mensaje a la carpeta “Caso 1.”
Eso es todo. Así de fácil.
Este tipo de regla funciona francamente bien dado que muy pocas personas se molestan en cambiar el asunto de un e-mail cuando intercambian correos con otra persona. Lo lógico es mantener el asunto que puso quien inició la conversación así que intenta iniciarla tú y no olvides completar el campo asunto siguiendo los consejos que te doy. En las poquísimas ocasiones en que tu interlocutor pueda cambiar el texto que tú has puesto en el campo asunto el resultado será que el correo llegará a la bandeja de entrada. Vuelve a automatizar la conversación volviendo a incluir tu texto en el campo asunto cuando respondas.
Por supuesto cada regla que crees debe tener un nombre. En el ejemplo que te he puesto el nombre de la regla sería “Caso 1.”
4º Crea reglas para otro tipo de correos electrónicos.
Del mismo modo que quieres dirigir los correos electrónicos de tus clientes a las carpetas que has creado para cada cliente/caso puedes hacer lo mismo para organizar las newsletters a las que estés suscrito, correos de familiares y amigos, redes sociales, eventos y cualquier otro tipo de tema. Por supuesto que esto no se hace de un día para otro. Tendrás que ir creando poco a poco este tipo de reglas en función de tus necesidades. Pero si mantienes el hábito de ir creando reglas ahorraras mucho tiempo de clasificación de correos. Tiempo que podrás dedicar a tareas más prioritarias e importantes.
5º Aplica las reglas creadas a la carpeta mensajes enviados.
Los mensajes que envías pueden ser tan o más importantes que los que recibes. Por eso puede que quieras organizar los mensajes enviados importantes en sus correspondientes carpetas.
Una vez que hayas creado las reglas hay una manera fácil de aplicarlas sobre los mensajes que ya habías enviado. Vete a la carpeta mensajes enviados, selecciona todos los mensajes, dale al botón derecho del ratón y ejecuta tus reglas para e-mail. Si hace mucho que no has organizado el contenido de la carpeta mensajes enviados le costará un rato completar el proceso, pero una vez que esté terminado tendrás el programa de correo mucho mejor organizado.
Evita trabajo improductivo debido a la entrada de nuevos mensajes en tu bandeja de entrada.
Estos consejos sobre hábitos de automatización del correo electrónico son excelentes formas de evitar trabajo improductivo. A medida que trabajes aplicando estas reglas puedes explorar otras formas de automatizar tareas que realizas de forma recurrente. Pero lo importante es que crees las reglas que necesites tan pronto como surja la necesidad. No lo dejes para más adelante.
