En el mundo empresarial actual, la contratación y subcontratación de empresas es una práctica común para llevar a cabo diversas tareas y proyectos. Sin embargo, esta práctica conlleva una serie de retos y riesgos para las partes involucradas, especialmente en lo que respecta a la seguridad y la protección de los trabajadores. Por esta razón, existe la necesidad de implementar una adecuada gestión documental en una plataforma CAE (Coordinación de Actividades Empresariales).

La gestión documental CAE (Coordinación de Actividades Empresariales) es un proceso que tiene como objetivo garantizar la seguridad y salud de los trabajadores de las empresas que operan en un mismo centro de trabajo. Este proceso es obligatorio en España, según el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.

¿Qué es la CAE?

La gestión documental CAE se refiere al conjunto de procesos y medidas que se deben seguir para asegurar que las empresas contratadas o subcontratadas cumplan con las exigencias legales y normativas en materia de seguridad y salud laboral. Estas medidas están dirigidas a proteger tanto a los trabajadores propios de la empresa contratante como a los trabajadores subcontratados.

Todo esto, con el objetivo de prevenir los riesgos laborales que pueden surgir de la concurrencia de actividades. Este proceso debe llevarse a cabo por todas las empresas que tengan trabajadores en el centro de trabajo, independientemente de su tamaño o sector de actividad. En Nalanda  pueden ayudarte a llevar a cabo todo este proceso.

¿Por qué es necesaria la CAE?

Una de las principales razones para implementar la gestión documental CAE es la legislación vigente. En muchos países, existen normativas específicas que regulan la contratación y subcontratación de empresas, estableciendo las responsabilidades y obligaciones de las partes involucradas.

La concurrencia de actividades puede generar riesgos laborales que no podrían prevenirse por una sola empresa. Por ejemplo, si una compañía realiza trabajos de construcción en un lugar donde también opera una empresa de servicios, la concurrencia de estas actividades puede generar riesgos de caídas, golpes o exposición a polvo o gases.

Además de cumplir con la legislación, la gestión documental CAE también proporciona otros beneficios importantes, como:

• Contribuir a mejorar la seguridad y salud laboral
• Garantizar que todas las empresas que estén involucradas en una contratación o subcontratación cumplan con los estándares de seguridad establecidos.

Esto ayuda a prevenir accidentes y enfermedades laborales, protegiendo la integridad física de los trabajadores.

¿Cuáles son las obligaciones legales de la CAE?

Las empresas que operan en una misma área de trabajo están obligadas a coordinar sus actividades de prevención de riesgos laborales. Esta obligación se establece en el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.

Las obligaciones legales de la CAE incluyen:

• Establecer un plan de coordinación de actividades empresariales. Este plan debe incluir información sobre los riesgos laborales que pueden surgir de la concurrencia de actividades, así como las medidas de prevención que se van a adoptar.
• Designar un coordinador de actividades empresariales. El coordinador de actividades empresariales es la persona encargada de coordinar las actividades de prevención de riesgos laborales de las empresas que operan en un mismo centro de trabajo.
• Comunicar al servicio de prevención ajeno o a la mutua de accidentes de trabajo la información necesaria para realizar la coordinación de actividades empresariales.

¿Cómo se puede gestionar documentalmente la CAE?

La gestión documental CAE es el proceso de organizar, almacenar y conservar la documentación relacionada con la coordinación de actividades empresariales. Esta documentación es necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones legales de la CAE. Esta gestión debe realizarse de forma adecuada para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores.

La documentación debe estar actualizada y accesible para todas las empresas que operan en el centro de trabajo. Por otro lado, la CAE también ayuda a optimizar los procesos empresariales, porque al establecer un sistema eficiente de intercambio y validación de documentación entre las partes involucradas, se reduce el riesgo de errores y retrasos en la ejecución de los proyectos.

Esto permite una mejor planificación y coordinación de las actividades, contribuyendo a la eficiencia y productividad general de las empresas. Algunos de los documentos más importantes incluyen:

• Los contratos de subcontratación
• Los planes de seguridad y salud
• Las evaluaciones de riesgos laborales
• Los informes de accidentes de trabajo.

Estos documentos son utilizados para verificar el cumplimiento de las obligaciones legales y asegurar la correcta aplicación de las medidas de prevención y protección.

 

5 herramientas y sistemas adecuados para implementar una efectiva gestión documental CAE

Para implementar una efectiva gestión documental CAE, es crucial contar con herramientas y sistemas adecuados. En la era digital, existen soluciones tecnológicas que facilitan la gestión y control de la documentación requerida.

Estas herramientas permiten la organización, almacenamiento seguro y acceso rápido a la información, facilitando el intercambio de documentación entre las empresas involucradas.

• Software de gestión documental: este tipo de software permite organizar, almacenar y conservar la documentación de forma digital. Algunos de los beneficios de utilizar software de gestión documental para la CAE incluyen:

1. Acceso a la documentación desde cualquier lugar
2. Facilidad de búsqueda y recuperación de la documentación
3. Control de versiones de la documentación
4. Gestión de flujos de trabajo

• Plataformas de colaboración: permiten a las empresas compartir documentos y colaborar en proyectos de forma segura. Algunas de las plataformas de colaboración que se pueden utilizar para la CAE incluyen:

1. Google Drive
2. Microsoft Teams
3. Slack
4. Box

• Firma electrónica: es una herramienta que permite firmar documentos de forma digital. La firma electrónica es una opción segura y eficiente para la gestión documental CAE.
• Servicios de almacenamiento en la nube: permiten almacenar documentos en un servidor remoto. Los servicios de almacenamiento en la nube ofrecen una forma segura y escalable de almacenar grandes cantidades de documentos.
• Software de gestión de riesgos: Este tipo de software permite identificar, evaluar y controlar los riesgos laborales. El software de gestión de riesgos puede ser una herramienta útil para la CAE, ya que ayuda a las empresas a identificar los riesgos laborales que pueden surgir de la concurrencia de actividades.

La CAE es un proceso que no se puede obviar. Las empresas que operan en un mismo centro de trabajo deben cumplir con las obligaciones legales en materia de prevención de riesgos laborales, y la gestión documental CAE es una parte esencial de este cumplimiento.