Para que un gasto sea considerado fiscalmente deducible, de acuerdo con la normativa debe de cumplir los siguientes requisitos:

1. Que esté afecto o vinculado a la actividad económica.
2. Que esté debidamente contabilizado.
3. Que esté correctamente justificado, con carácter general, a través de factura completa.

En este artículo nos vamos a centrar en este último requisito y hacer hincapié en el formato electrónico, cada vez más extendido, en el día a día del farmacéutico.

Cada vez es más frecuente recibir las facturas de los proveedores por medios electrónicos y muchos farmacéuticos se preguntan si este sistema es válido y si van a tener algún problema si Hacienda les reclama esta documentación y no la han recibido en papel.

Pues bien, la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido (Ley 37/1992), establece que los sujetos pasivos del Impuesto estarán obligados a expedir y entregar factura de todas sus operaciones y que dicha factura, en papel o electrónica, deberá garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

En este sentido, la regulación reglamentaria en materia de facturación se encuentra contenida en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Esta regulación en materia de facturación supone un decidido impulso a la facturación electrónica, bajo el principio de un mismo trato para la factura en papel y la factura electrónica, como instrumento para reducir costes de gestión y administrativos y hacer más competitivas a las empresas.

El artículo 8 del referido Reglamento de facturación establece, en relación con los medios de expedición de facturas, que:

“1. Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación

2. La autenticidad del origen de la factura, en papel o electrónica, garantizará la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura.

La integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, garantizará que el mismo no ha sido modificado.

3. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.

En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.

Los referidos controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta”.

De acuerdo con el artículo 9 del Reglamento de facturación:

“1. Se entenderá por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo establecido en este Reglamento y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico.

2. La expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento”.

Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

Por lo tanto, todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:

1. La legibilidad de la factura.
2. La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
3. La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).

Además, en el caso de la factura electrónica se debe garantizar la legibilidad que facilita el programa informático que la crea o recibe.

Esta autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

1. Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
2. Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
3. Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
4. Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Después de este análisis, vamos a destacar los beneficios específicos o las ventajas que tiene la factura electrónica:

1. Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
2. Reducir errores humanos;
3. Eliminar costes de impresión y envío postal;
4. Facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
5. Reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
6. Mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;
7. Facilitar la lucha contra el fraude;
8. Subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión;
9. Y, por último, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

Los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura superan a los ahorros en impresión y envío postal.

Enlazando con un tema que siempre le preocupa al contribuyente y que es objeto de preguntas por parte de nuestros clientes en numerosas ocasiones, la conservación por medios electrónicos de los documentos se deberá efectuar de manera que se asegure su legibilidad en el formato original en el que se hayan recibido o remitido, así como, en su caso, la de los datos asociados y mecanismos de verificación de firma u otros elementos autorizados que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Deberán ser gestionados y conservados por medios que garanticen un acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria ante cualquier solicitud de ésta y sin demora injustificada.

La conservación y garantía de las facturas electrónicas recibidas de los proveedores no queda condicionada por el hecho que estos últimos hayan decidido su conservación en papel, correspondiendo a cada sujeto pasivo determinar el formato en que van a conservarse siempre que pueda garantizarse la autenticidad del origen y la integridad del contenido en los términos señalados.

En resumen, una factura expedida y recibida en formato electrónico tendrá la consideración de factura electrónica aunque hubiera sido emitida originalmente en papel y posteriormente digitalizada por el proveedor de la consultante. Tendrá la consideración de factura electrónica la recibida en formato PDF por correo electrónico pues ha sido expedida y recibida en formato electrónico. Sin embargo, las facturas que, habiendo sido emitidas y expedidas en papel por el proveedor, sean recibidas en este mismo formato aunque sean posteriormente digitalizadas por la misma para su conservación no tendrán la consideración de facturas electrónicas.

Dicha facturas así como los demás documentos, ya se encuentren en papel o en formato electrónico, deberán conservarse por cualquier medio que permita garantizar el cumplimiento de los citados requisitos durante el plazo de prescripción del impuesto, esto es, 4 años desde la finalización del plazo voluntario de declaración, salvo en el caso de adquisición de bienes de inversión cuyo periodo de conservación coincidirá con la vida útil del bien más 4 años contados desde el último ejercicio en el que se deduce la amortización de dicho bien.