Hasta ahora, la factura electrónica ha sido un tema ajeno a los autónomos, un sistema exclusivo de la Administración pública. Sin embargo, la realidad está cambiando rápidamente. Si eres autónomo y trabajas con clientes del mismo perfil, este cambio te afectará pronto.

¡Es hora de decir adiós a las antiguas plantillas de Word y Excel, e incluso al PDF! Pero no te preocupes, la transición no será abrupta. Existen plazos y herramientas diseñadas para hacer este cambio más sencillo y efectivo para ti.

En esta entrada de blog hablamos sobre la factura electrónica y los beneficios que puede traer a tu negocio si eres autónomo.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica NO es un PDF. Factura Electrónica es aquella que se emite y recibe por medios y formato electrónico.

Para que una factura electrónica sea válida, deberá tener un formato XML, siendo esté formato el más habitual. Otros formatos utilizados son el EDIFACT o Facturae. Este último es el utilizado por la Administración Pública Española. De este modo, la factura electrónica requiere de firma electrónica y software que permita la facturación electrónica.

La factura electrónica será obligada para todas las operaciones comerciales B2B (Business to Business) cuando el emisor y destinatario estén establecidos en España.

Beneficios de la factura electrónica para los autónomos

1. Reducción de errores en la gestión de la facturación

La factura electrónica minimiza los errores humanos asociados con la gestión manual de facturas. Al automatizar el proceso de generación y envío de facturas, se eliminan errores como la omisión de datos importantes, la duplicación de facturas o los cálculos incorrectos. Esto no solo ahorra tiempo corrigiendo errores, sino que también ayuda a mantener la precisión en los registros financieros.

2. Facilita el almacenamiento y organización de facturas

Con la factura electrónica, las facturas se almacenan de forma digital, lo que facilita su acceso y organización. Ya no es necesario lidiar con archivos físicos o carpetas abarrotadas; las facturas se pueden almacenar en la nube o en sistemas de gestión documental, lo que permite una búsqueda rápida y eficiente cuando sea necesario recuperar información específica.

3. Acelera la facturación en contextos con ciclos largos de compraventa

En sectores donde los ciclos de compraventa son largos, la factura electrónica puede acelerar significativamente el proceso de facturación. Al enviar facturas de forma electrónica, se reducen los tiempos de tránsito y los retrasos asociados con el envío físico de documentos. Esto significa que los autónomos pueden recibir el pago más rápidamente, mejorando así su flujo de efectivo y su capacidad para reinvertir en su negocio.

4. Permite crear y enviar facturas de manera autónoma

Con la factura electrónica, los autónomos pueden crear y enviar facturas de forma autónoma, sin depender de terceros para generar o enviar documentos. Esto les brinda un mayor control sobre el proceso de facturación y les permite adaptarse a las necesidades específicas de sus clientes de manera más ágil. Además, al eliminar intermediarios, se reducen los costos asociados con la facturación tradicional.

5. Reduce la morosidad

Uno de los beneficios más destacados de la factura electrónica es su capacidad para reducir la morosidad en los pagos. Al tener un registro electrónico de todas las transacciones y plazos de pago, ¡ la Administración pública controlará si se cumplen los plazos de pago en el sector privado (60 días máximo desde la entrega o prestación del producto o servicio).

Y lo hará de la siguiente manera:

• Las empresas morosas quedarán excluidas de cualquier subvención pública que supere los 30.000 €.
• La Administración pública penalizará a aquellas empresas con contratos públicos que no paguen a sus suministradores y subcontratistas —muchos de ellos autónomos— dentro del plazo legal.

¿Cuándo será la factura electrónica obligatoria para los autónomos?

La factura electrónica se convertirá en un requisito obligatorio para una buena parte de las operaciones comerciales. Esta obligación de emitir factura electrónica con otras empresas tiene un período de adaptación. Por lo tanto los autónomos y las pymes tendrán que empezar a emitir factura electrónica en las operaciones con otras empresas dentro de 1 o 2 años (entre 2024 y 2026) desde la aprobación del nuevo reglamento de facturación.

De esta forma, podemos decir que la factura electrónica será obligatoria para todos los autónomos que facturen con otros profesionales:

• A finales de 2024 o principios de 2025: si la facturación es superior a los 8 millones de euros.
• A finales de 2025 o principios de 2026: si la facturación es inferior a los 8 millones de euros.

Además, dentro de esta obligación, habrá un plazo extra para que algunos negocios tengan que empezar a comunicar el estado de sus facturas.

• A finales de 2026 o principios de 2027: los autónomos persona física tendrán que empezar a comunicar el estado en el que se encuentran sus facturas a los proveedores. El resto de empresas tendrán que hacerlo antes, entre 2024 y 2025.