Trámites para crear una empresa: requisitos y más

Una vez que se ha decidido emprender un negocio con la forma legal de sociedad se deben realizar los siguientes trámites. Dividimos las gestiones en dos partes al objeto de establecer la cronología, pues lo primero será realizar una serie de gestiones ante el Registro Mercantil y la notaría y, lo segundo, los trámites administrativos para iniciar la actividad propiamente dicha.

Pasos para la creación

1. Registro Mercantil Central

Hay que pedir la certificación negativa del nombre. Consiste en la obtención de un certificado acreditativo de que no existe otra sociedad que ya tenga el mismo nombre de la que se pretende constituir. Puede hacerse telemáticamente a través del este enlace.

La reserva de la denominación la debe hacer uno de los socios y se mantiene durante un periodo de seis meses, aunque hay que tener en cuenta, a los efectos de seguir realizando los trámites de constitución, que este certificado caduca a los tres meses de su expedición.

Se trata de un requisito indispensable para el otorgamiento de la escritura pública, ya que este Registro impide que dos empresas convivan con la misma denominación social. Podemos incluir hasta 5 opciones de denominación y se nos asignará una de ellas, en función de su disponibilidad, por orden de preferencia. Hay que indicar siempre a continuación del nombre el tipo de sociedad de que se trata (S.L., S.A., etc.).

Organismo: Registro Mercantil Central, C/ Príncipe de Vergara, nº 94, 28071 Madrid, Teléfono: 902 884 442; 917454131.

2. Ingreso del capital social

Una vez que se nos ha entregado el certificado de denominación por el Registro Mercantil Central, debemos abrir una cuenta bancaria a nombre de la sociedad y hacer el ingreso del capital social.

En este sentido, el Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, establece respecto al capital social que:

El capital de la sociedad de responsabilidad limitada no podrá ser inferior a tres mil euros y se expresará precisamente en esa moneda.
No obstante, lo establecido en el apartado anterior, podrán constituirse sociedades de responsabilidad limitada con una cifra de capital social inferior al mínimo legal en los términos previstos en el artículo siguiente.
El capital social de la sociedad anónima no podrá ser inferior a sesenta mil euros y se expresará precisamente en esa moneda.

Asimismo, el artículo 4 bis Sociedades en régimen de formación sucesiva señala que mientras no se alcance la cifra de capital social mínimo fijada en el apartado Uno del artículo 4, la sociedad de responsabilidad limitada estará sujeta al régimen de formación sucesiva, de acuerdo con las siguientes reglas:

a) Deberá destinarse a la reserva legal una cifra al menos igual al 20% del beneficio del ejercicio sin límite de cuantía.

b) Una vez cubiertas las atenciones legales o estatutarias sólo podrán repartirse dividendos a los socios si el valor del patrimonio neto no es o, a consecuencia del reparto, no resultare inferior al 60% del capital legal mínimo.

c) La suma anual de las retribuciones satisfechas a los socios y administradores por el desempeño de tales cargos durante esos ejercicios no podrá exceder del 20% del patrimonio neto del correspondiente ejercicio, sin perjuicio de la retribución que les pueda corresponder como trabajador por cuenta ajena de la sociedad o a través de la prestación de servicios profesionales que la propia sociedad concierte con dichos socios y administradores.

Además, este artículo indica que, en caso de liquidación, voluntaria o forzosa, si el patrimonio de la sociedad fuera insuficiente para atender al pago de sus obligaciones, los socios y los administradores de la sociedad responderán solidariamente del desembolso de la cifra de capital mínimo establecido en la ley.

También expone que no será necesario acreditar la realidad de las aportaciones dinerarias de los socios en la constitución de sociedades de responsabilidad limitada de formación sucesiva. Los fundadores y quienes adquieran alguna de las participaciones asumidas en la constitución responderán solidariamente frente a la sociedad y frente a los acreedores sociales de la realidad de dichas aportaciones.

El artículo 63 de la Ley de Sociedades de Capital permite realizar la aportación del capital social no solo en dinero, sino que también se pueden aportar bienes (pensemos, por ejemplo, en un vehículo, maquinaria, material informático, un inmueble…). Aunque esta opción es perfectamente viable, es cierto que tiene ciertas particularidades que deberán tenerse en cuenta en función de si creamos una Sociedad Limitada o una Sociedad Anónima.

3. Notario: otorgamiento de escritura pública

Se trata del acto por el que los socios fundadores proceden a la firma de la escritura de Constitución de la Sociedad. Los otorgantes de la escritura son todos los socios, o bien sus representantes legales o apoderados con facultades suficientes para ello. Se realiza obligatoriamente ante notario y se debe presentar la siguiente documentación:

Certificación negativa de la denominación expedido por el Registro Mercantil Central.
Estatutos sociales.
Acreditación del desembolso del capital social (en efectivo o mediante certificación bancaria).

En la escritura de constitución se reflejará la forma de gobierno de la sociedad. Esta podrá ser: administrador único, administradores solidarios, administradores mancomunados o consejo de administración. En función del número de socios y de la actividad que se vaya a desarrollar será más recomendable optar por una fórmula u otra.

En caso de que la sociedad solo tenga un socio, se realizará también la declaración de unipersonalidad.

4. Consejerías de Hacienda de las CC.AA.

Es necesario pagar las tasas del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales (ITP). Actualmente la operación está exenta, pero muchos registros siguen pidiendo el modelo cumplimentado. Es decir, es obligatorio presentar el formulario de la tasa, a pesar de que no sea necesario pagar ninguna cantidad a efectos del impuesto.

Así, a efectos de la presentación de la de la declaración del Impuesto sobre Operaciones Societarias, desde el día 3 de diciembre de 2010, queda exenta del impuesto sobre operaciones societarias la constitución de sociedades, el aumento de capital social, la absorción de sociedades y el traslado a España de la sede o domicilio de la empresa extranjera.

5. Agencia Tributaria

Es necesario la obtención del número de identificación fiscal. El objetivo es identificar a la sociedad a efectos fiscales, éste ha de ser solicitado por toda persona jurídica, pública o privada, cualquiera que sea su actividad.

La solicitud del N.I.F. puede ser efectuada por el representante legal o apoderado de la sociedad o entidad, acreditando su condición con la correspondiente escritura pública o bien un socio acreditando su personalidad con el D.N.I. o N.I.E.

En primer lugar, se nos facilitará un N.I.F. provisional que, en la actualidad puede solicitarse a través de la mayoría de las notarías. Una vez realicemos el trámite que explicamos en el siguiente punto, se nos facilitará el definitivo.

6. Registro Mercantil de la provincia: inscripción de la empresa

Una vez cumplimentados los trámites anteriores, se procede a la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil de la provincia. A partir de este momento, la sociedad adquiere plena capacidad jurídica.

En este Registro Mercantil debe aportarse la siguiente documentación:

La escritura pública de constitución de la sociedad.
Fotocopia del número de Identificación Fiscal (NIF) provisional.
Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y actos jurídicos documentados.

Trámites necesarios para ejercer la actividad

Agencia Tributaria: es necesario cumplimentar el alta en el Censo de Empresarios, así como liquidar el Impuesto sobre Actividades Económicas.
Ayuntamientos: según el caso concreto, puede ser necesario solicitar licencia de obras, licencia de apertura, alta en el Impuesto sobre Bienes Inmuebles.
Tesorería territorial de la Seguridad Social: afiliación y número, alta en el Régimen de la Seguridad Social de los socios trabajadores y/o administradores.
En caso de contratar trabajadores: inscripción de la empresa, afiliación y alta de los trabajadores en el régimen general de la Seguridad Social.
Consejerías de Trabajo de las CC.AA.: comunicación de apertura del centro de trabajo Inspección provincial de trabajo: obtención y legalización del Libro de Visitas, obtención del calendario laboral.

Raquel Rodriguez Acedo | Abogada de Legálitas

Referencia legal: