Sectores como la Educación, telecomunicaciones, banca, seguros siempre han tenido una reputación de ser ‘early adopters’ de las nuevas herramientas tecnológicas para mejorar los procesos productivos y más en los últimos tiempos. Sin embargo, siempre hemos oído que algunos ámbitos como el legal ha sido durante años reacio a abrazar la tecnología para mejorar su eficiencia. Pero ¿Está cambiando esta situación en el momento actual? Por mi experiencia me atrevería a decir que, sin lugar a duda, la respuesta es sí.

Porque, aunque el derecho siempre ha sido un sector donde lo clásico y lo tradicional siempre ha funcionado muy bien, ya que les daba una imagen de seriedad, experiencia y reputación. Los despachos de abogados están empezando a darse cuenta de que deben digitalizarse al igual que el resto de los sectores.

En nuestra empresa siempre tuvimos en mente que para los profesionales del derecho mantener los datos confidenciales de sus clientes y asociados en un entorno privado es una clave para la seguridad de sus operaciones como bufete de abogados y por ello nos pusimos manos a la obra para crear una solución que les facilitase su trabajo diario.

Tras ponernos en contacto con líderes del sector, hemos conseguido desarrollar una herramienta capaz de almacenar, gestionar, editar y colaborar sin problemas en cualquier papeleo, gestionar contratos y ofertas, establecer y realizar un seguimiento de las tareas, establecer la comunicación por correo y mucho más, todo dentro de un único espacio. Una solución capaz de adaptarse a despachos de todos los tamaños que buscan una red eficaz para atender todas las unidades y procesos.

El objetivo era que los profesionales de derecho, no hay que olvidar que España cuenta con unos 90.000 despachos de abogados de los cuales más del 80% tienen 1, 2 o 3 socios; pudiesen trabajar en sus contratos, hojas de cálculo y presentaciones de clientes con funciones avanzadas de edición y formato. Que pudiesen crear formularios rellenables para redactar informes y contratos de modelo. Firma digital de contratos y acuerdos. Todo de una forma fácil y económica.

Nuestra idea era que los despachos estableciesen una buena comunicación del equipo y fuesen capaces de gestionar el correo de la empresa. Los profesionales nos transmitieron su necesidad de crear y administrar dominios de correo corporativos, organizar todos los buzones en un solo lugar. Discutir, publicar noticias, enviar mensajes instantáneos con herramientas sociales corporativas y eso sin renunciar a los formatos más populares como MS Office y Open Document sin distorsiones.

Algunas de las grandes preocupaciones del sector, al plantearse confiar en una nueva solución como la nuestra, son poder gestionar contratos en CRM, enviar facturas, gestionar transacciones, programar tareas, realizar llamadas o enviar correos electrónicos. También era fundamental ofrecer las funciones de programar y planificar eventos permitiendo, entre otras cosas examinar el historial de versiones o comparar contratos y documentos.

Desde la llegada de lo que llamamos el “legaltech” (o tecnología al servicio del derecho​esde la llegada de lo que llamamos el “legaltech” (o tecnología al serv del sector y fomentando la idea de la “oficina sin papeles”, los despachos de abogados están intentando buscar soluciones que les permitan hacer el mismo trabajo, pero por un menor coste y con la mayor eficiencia posible.

Para ello, una de las apuestas fundamentales es trabajar con archivos compartidos con permisos flexibles. Poder crear proyectos para trabajar en casos y procedimientos en equipos, que establezcan y realicen un seguimiento de tareas e hitos y utilizar el gráfico de Gantt para acceder rápidamente a documentos relacionados.

Pero realmente pensamos que los clientes, entre otros, el famoso y centenario despacho de abogados estadounidense  ACLU ha confiado en nosotros por los beneficios que les ofrecemos como una solución autohospedada segura, código de fuente abierto (siempre listo para que todos puedan examinarlo), acceso libre para móviles y escritorio (para trabajar en documentos localmente y en la nube con aplicaciones móviles y de escritorio gratuitas para iOS y Android), muy fácil de instalar en el servidor

A todo ello se adhiere el minimalismo de datos y el cumplimiento de todas las disposiciones del Reglamento General de Protección de Datos. Les permite tener un espacio de trabajo independiente para cada sucursal, departamento o cliente y poder aplicar una personalización de marca individual y administre de forma centralizada todas las instancias.

No cabe duda de que la imagen tradicional del sector legal está cambiando. ¿Quién dijo que los despachos de abogados no entendían de tecnología?