La formalización y formulación de las cuentas anuales en el ámbito mercantil es un proceso crucial para cualquier empresa. El ejercicio de una sociedad en España generalmente concluye el 31 de diciembre de cada año, y a partir de ese momento, los administradores tienen un período de 3 meses para llevar a cabo el cierre contable. Es importante en esos momentos contar con un despacho de abogados en Barcelona, con un buen departamento de abogados mercantiles, especializados en la materia que pueden prestar asesoría en este proceso.

Este cierre contable implica una serie de funciones esenciales que es imprescindible conocer, o mejor tener un buen despacho de abogados en Madrid, con un departamento de derecho mercantil que nos guie. Hay que saber  que lo que incluyen es:

Comprobar el estado financiero de la sociedad.

Presentar una imagen fiel del patrimonio.

Detallar la situación financiera.

Mostrar los resultados de la sociedad.

Es importante tener en cuenta que tanto las cuentas anuales como el informe de gestión deben ser firmados por todos los administradores de la empresa. Las cuentas anuales constan de varios documentos clave, como el balance, el pasivo, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado que refleja los cambios en el patrimonio neto, y el estado de flujos de efectivo. Sin embargo, es posible presentar un balance abreviado en lugar de los dos últimos documentos mencionados.

Además, la memoria, el informe de gestión y la propuesta de aplicación de resultados son componentes esenciales. La memoria debe contener la propuesta de aplicación de resultados y justificarla adecuadamente. El informe de gestión es una evaluación de la sociedad durante el ejercicio contable. La propuesta de aplicación de resultados muestra cómo se destinan los beneficios o cómo se compensan las pérdidas.

Una parte fundamental del proceso es la revisión de los informes de gestión y de auditoría por parte de auditores de cuentas anuales, que pueden ser designados por la Junta General o el Registro Mercantil. Los abogados mercantiles en Barcelona y Madrid pueden asesorar sobre los aspectos legales de esta designación, incluida la posibilidad de revocación del auditor.

Es esencial señalar que el cargo de auditor es remunerado y que su función principal es verificar que los datos presentados en las cuentas anuales reflejen una imagen fiel de la situación de la sociedad. El auditor emite un informe en el plazo de un mes desde la recepción de las cuentas. Si se requieren reformulaciones, emitirá otro informe en consecuencia.

La aprobación de las cuentas anuales se lleva a cabo en la Junta General de la sociedad. Este proceso debe completarse en los primeros 6 meses del ejercicio siguiente. En esta etapa, cualquier socio tiene el derecho de solicitar los documentos que serán objeto de votación, así como el informe de gestión y auditoría. La votación principal se centra en la aprobación de la aplicación de resultados.

Una vez aprobadas, las cuentas anuales deben depositarse en el Registro Mercantil del domicilio social de la sociedad durante el mes siguiente. Aquí es donde los abogados mercantiles en Barcelona y Madrid juegan un papel importante, ya que deben asegurarse de que se presente adecuadamente:

La certificación de los acuerdos aprobados en la Junta.

El informe de gestión y de auditoría.

La constatación de si se presentan documentos abreviados.

El Registro Mercantil realiza una calificación registral y registra los documentos en el libro de depósito de cuentas, a menos que se detecten defectos que requerirán corrección. Si no se cumplen los plazos de depósito de las cuentas, se impondrán sanciones financieras, con multas que oscilan entre 1.200 € y 60.000 €. Además, es importante destacar que cualquier persona tiene acceso a los documentos depositados en el Registro Mercantil.