Si has leido el post Contratar a un abogado: La hoja de encargo, ventajas, concepto y formas de determinar los honorarios este artículo te resultará muy útil ya que Saturnino Solano presenta un modelo de hoja de encargo que te puede ayudar a llevar una mejor gestión con tus clientes.

NOTA: El formulario que adjunto es “tipo IKEA“,  (como existen muchas variables, debes montarlo tu mismo). Abre un documento en blanco y copia el texto en AZUL, que son los elementos comunes de toda  hoja de encargo y añade del texto NARANJA la opción que más te convenga, de las diferentes formas para determinar tus honorarios. He resaltado una advertencia en ROJO, para señalar el peligro de suprimir la jura de cuentas, si eliges la cláusula del sometimiento arbitral y un índice para tu comodidad. También puedes copiar todo el artículo y suprimir los comentarios en negro.

¿Cuál es el contenido de la hoja de encargo?

1. Identificación de las partes.
   1. Personas que intervienen.
   2. Condición o representación de las personas que intervienen.
2. Objeto del documento.
3.  Identificación del asunto encomendado.
4. Información al cliente y autorización.
5. Presupuesto.  
   1. Forma de determinar el presupuesto.
      1. Cuota litis.
      2. Importe fijo.
      3. Normas de honorarios de tu colegio.
      4. Precio por hora.
      5. Precio por actuación (proceso penal)
   2. Apelación y segunda instancia.
   3. Descuento.
   4. Costas.
6. Forma de pago.
7. Forma de resolución de conflictos entre las partes.
8. Protección de datos.
9. Comunicación con el cliente.
10. Fecha y firma.

 

1) Identificación de las partes que firman el documento.

1.a) Datos:

Del Cliente: su nombre completo, número de identificación fiscal, Domicilio, medio de comunicación para contactar con él: teléfono móvil, mail, etc. (importante: si el cliente quiere emplear alguno de estos medios, cuyo titular es otra persona, P. Ej. El mail de la pareja, hijo etc. debe remitir autorización del titular.)

Del Letrado: su nombre, número de identificación fiscal, Colegio al que pertenece y número de colegiado, domicilio profesional y medio para ponerse en comunicación con él o con su despacho, incluyendo la vía electrónica. (art. 49 del proyecto del nuevo Estatuto General de la Abogacía)

Igualmente deben constar los mismos datos de los colaboradores que puedan intervenir en el asunto, si desde el comienzo del asunto va a colaborar en el asunto. En otro caso, debes dar esta información, cuando precises de una suplencia y con anterioridad a ella.

 

PERSONAS QUE INTERVIENEN

CLIENTE: D.________, mayor de edad, vecino de ______, Provincia de _______, con domicilio en c/______, y con D.N.I. NIF núm.________-__ Teléfono nº_________ Fax:_______ mail:____________

LETRADO: D. _____________, Mayor de edad, Abogado, Colegiado en el Colegio de Abogados de _______, con el nº profesional ______, y domicilio profesional en _______, calle ________nº ___Pta. ___. CP nº ______. Teléfono nº_________ Fax:_______ mail:____________

1.b) La condición o representación con que interviene cada parte en el documento. Si lo hacen por sí mismas o representan a otro o a una sociedad.

CONDICIÓN O REPRESENTACIÓN DE LAS PERSONAS QUE INTERVIENEN

El cliente D. ______, interviene como______ (administrador, apoderado, de la sociedad nombre, Nif y dirección de la sociedad, representante legal del menor nombre del menor o incapaz….. etc.)

El letrado interviene en nombre propio / como administrador de la sociedad profesional ______ con domicilio en____ calle _____ nº ___CP_____, y NIF nº ________.

Objeto del documento: en este punto se define la relación que se establece entre el letrado y su cliente, mediante el arrendamiento de sus servicios profesionales y la normativa que lo regula.

2 . Objeto de este documento

Con la firma de este documento el Cliente, contrata los servicios del/la letrado/a, mediante el arrendamiento de sus servicios profesionales, regulado en el Art. 1544 y siguientes del Código Civil, para el asunto que se indica seguidamente y sin que suponga este encargo profesional, una relación laboral entre el cliente y su abogado.

Por su parte el/la Letrado/a acepta realizar la actuación profesional encomendada en el punto siguiente, con la máxima diligencia, en defensa de los intereses encomendados por su cliente, conforme a las exigencias técnicas, deontológicas y éticas adecuadas a la tutela jurídica del asunto; pudiendo auxiliarse el letrado/a de sus colaboradores y otros compañeros, quienes actuarán bajo su responsabilidad. Comprometiéndose a mantener informado al cliente de la marcha del asunto.

Identificación del asunto y su cuantía: Este es, junto con el presupuesto, el punto más importante de la hoja de encargo. Por eso debes concretar lo mejor posible el tipo de trabajo que se te encomienda:

Si es una actuación judicial, concreta el tipo de acción, la pretensión y el contrario. (P. Ej. Impugnación de despido, como despido improcedente, contra la empresa…; reclamación de cantidad derivada de compraventa mercantil de mercancías…, por importe de …€, contra….

Indica la cuantía del asunto. Este dato es muy importante, sobre todo cuando determine el importe de tus honorarios.

Si en la hoja de encargo no puedes concretar definitivamente la cuantía, por no tener datos suficientes en ese momento, debes indicarlo así, haciendo constar que la cuantía es orientativa y se determinará posteriormente.

3. Identificación de asunto encomendado

Concretar la actuación profesional encomendada, con el detalle necesario

a) Actuaciones judiciales: Datos del contrario, la acción y la pretensión que se ejercita, la cuantía, (sobre todo si es determinante para concretar el importe de los honorarios.

b) Actuaciones extrajudiciales:( describe lo más detalladamente posible los trabajos encomendados y la cuantía, si es la base para determinar los honorarios)

Información al cliente:  El nuevo Estatuto General de la Abogacía, indica como obligación profesional el advertir al cliente de los posibles riesgos de perder el asunto y de sus consecuencias, por eso incluyo este apretado en el que se da esta información, así como se informa de otras formas alternativas de solución del conflicto, e información sobre blanqueo de capitales. igualmente en este apartado, y cuando sea necesario, es muy importante que conste expresamente la autorización del cliente, para entregar  documentación a terceros, incluso a la parte contraria, para negociar acuerdos, como sucede en los asuntos de tráfico, en los que la parte contraria precisa ver la sanidad del cliente para su valoración y propuesta económica, por lo que, al ser documentación confidencial del cliente debe autorizarse expresamente, además de la prevención general sobre protección de datos.

4. Información al cliente y autorización

El/La Letrado/a informa expresamente a su cliente de los siguientes puntos de interés:

1º Del posible resultado adverso del pleito, si se plantea la acción judicial ante los tribunales. Lo que podría determinar una posible condena en costas, de perderse el asunto, teniendo que pagar el cliente, en ese caso, el importe de las minutas del abogado, procurador y perito contrarios, así como las Tasas judiciales y depósitos, si los hubiera. (Puedes concretar un importe aproximado de todos los conceptos indicando que es meramente orientativo).

2º También se le informa de la posibilidad de recurrir a soluciones alternativas del conflicto, como la mediación, negociación, etc.

3º Por último, se le hace saber al cliente que la/el letrada/o, como profesional, está sujeto a las normas sobre prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo establecidas en la Ley 10/2010 y que el encargo encomendado podría estar fuera del ámbito de secreto profesional, por lo que, en caso de que las autoridades financieras requieran información sobre los datos obtenidos del cliente o el encargo efectuado, el letrado estaría obligado a facilitarlo.

Autorización:

El cliente autoriza al letrado a entregar copia de la documentación facilitada para cumplimentar el expediente (identificación, domicilio, actividad profesional) a otros terceros intervinientes o necesarios, para la realización del encargo, asesores fiscales, agentes inmobiliarios o entidades bancarias, caso de que dicha información sea requerida. Incluso los partes de sanidad, en caso necesario, a las aseguradoras y peritos de la parte contraria, para la negociación y valoración de las indemnizaciones que son objeto de reclamación en el encargo encomendado. (inserta este último párrafo cuando se trate de asuntos de este tipo, como por ej. Reclamación de indemnizaciones por accidentes de circulación).

Seguidamente se concreta el presupuesto. Empezando por dos cuestiones generales:  lo que se incluye y lo que no se incluye en el presupuesto, como por ejemplo: Honorarios de otros profesionales procuradores etc,  un posible recurso de casación, los recursos intermedios, incidentes etc. Indicando que serán objeto de valoración independiente, si se producen o son necesarios. Esto NO significa que si debes recurrir P. Ej. en reposición, una resolución, no lo tengas que hacer, sino que no está presupuestado. También puedes excluir, en su caso las Salidas y desplazamientos, fuera de la localidad. Etc.

5. Presupuesto

¿Qué incluye este presupuesto?: Los honorarios que ambas partes pactan y que seguidamente se detallan, se corresponden a los honorarios del Letrado por las actuaciones que el mismo realice en ejecución del encargo antes descrito.

¿Qué NO incluye este presupuesto?:

– Quedan excluidos de este presupuesto, los honorarios de otros profesionales, como procuradores, notarios o peritos que, en caso de ser necesaria su intervención, devengarán sus honorarios independientemente a los aquí calculados.

– Quedan también excluidos de esta hoja de encargo, el importe de las Tasas y depósitos judiciales que se tengan que pagar al inicio o a lo largo del proceso. Así como las costas procesales de la parte contraria, para el hipotético caso de que se pierda el asunto con imposición de costas al cliente.

– Tampoco se valoran en este presupuesto los incidentes y recursos intermedios como recursos de reposición/ reforma/ (en penal etc) y que serán objeto de valoración independiente, si se producen o son necesarios. No obstante, con carácter general se indica que por cada recurso de Reposición/Reforma etc… se devengaran…. €, a modo orientativo y con independencia de que se valoren definitivamente en función de su trascendencia y complejidad.

6. Formas de determinar los honorarios

LA CUOTA LITIS: Es decir, pactar libremente los honorarios a comisión o porcentaje del resultado del pleito, sin necesidad de pactar un importe mínimo.

Reitero aquí lo dicho en el anterior artículo sobre contratar a un abogado: La hoja de encargo…”

El abogado que ata sus honorarios al resultado del pleito, se convierte en parte interesada en el mismo.

Por eso yo te propongo que, en todo caso, concretes un importe mínimo y un porcentaje sobre el resultado.

A) un importe mínimo y un porcentaje variable en función del resultado.

Los honorarios se determinan en un importe mínimo, que los clientes deberán pagar en todo caso. Y en un importe variable en función del resultado obtenido.

1.   El importe mínimo se establece en la cantidad de ____ €

2.   El importe variable se establece en función de: concretar la condición, (P.ej. que se perciba una indemnización superior a…. € y sobre el exceso, o, sobre toda la cantidad percibida, el letrado tendrá derecho a percibir), concretar el porcentaje aplicable ____%.

B) Cantidad fija:

Este formato es recomendable en asuntos de poca cuantía. O cuando te encomienden varias reclamaciones pequeñas, (reclamaciones de cantidad mediante cartas, monitorios, verbales etc.) Puedes concretar un importe fijo por cada reclamación, al margen de su cuantía. (sobre todo cuando el trabajo es sustancialmente el mismo, aunque en ocasiones, lo que se preveía simple acaba complicándose mucho).

B) Un importe fijo: ambas partes, Cliente y Letrado, pactan de común acuerdo, que el importe total de los honorarios por la realización de los trabajos encomendados, será de:       €. Por la primera instancia y _____€ por la apelación. (definir las actuaciones a realizar si son extrajudiciales etc.).

C) Normas de orientación profesional del colegio de abogados.

También puedes determinar los honorarios, en funciones de las normas de orientación profesional de tu colegio profesional que se publiquen a los efectos de determinar las tasaciones de costas. No obstante, estos criterios de honorarios son tan elevados, en ocasiones, que los clientes no los suelen aceptar. Por lo que, si decides utilizar este método, puedes pactar un determinado descuento con tu cliente.

Normas de orientación profesional del colegio de abogados de____________.

Los honorarios se determinarán con arreglo a lo previsto en las Normas de orientación profesional del Colegio de Abogados de _________, que estén vigentes en el momento de la finalización de la intervención profesional. Indicándose que, conforme a las normas vigentes en estos mementos, el importe de estos honorarios resultantes serán de _____€, tomando como base de cálculo la cantidad de ___ €.

Si consideras que las normas son muy elevadas y quieres hacer descuento:

DESCUENTO: (opcional) Sobre el importe total de los honorarios, calculados en ___________ € (importe total del presupuesto) y en atención a __________, (nombre de la persona por la que se tiene la deferencia de hacer el descuento, que puede ser el mismo cliente, la persona que lo remite al despacho, por ejemplo otro cliente o letrado etc. o un tercero) se efectuará un descuento del _____%. Resultando así un importe neto, tras el descuento, de ______ al que se añadirá el porcentaje % del IVA correspondiente.

D) Cobro por horas

Es difícil determinar el precio de la hora de tu trabajo. Pero lo más difícil es acordarte del trabajo que has hecho y calcular el tiempo empleado en cada tarea, sobre todo si no dispones de un programa de gestión de despacho que tenga la opción de cronometrar cada vez que abres el expediente para realizar una actuación con él. Las horas que pierdes en calcular las horas, valga la redundancia, valen más en ocasiones, que el tiempo facturado.

Facturación por horas:

El letrado devengará sus honorarios a razón de ___€/ la Hora. Siendo la fracción mínima de tiempo de (Por ejemplo: 05)___ minutos. 

El letrado emitirá factura trimestral de liquidación de las horas empleadas en el citado asunto. Detallando la actuación realizada en cada momento.

E) Facturación de las diferentes actuaciones a realizar (especial para el PROCESO PENAL y actuaciones extrajudiciales.)

En el proceso penal y en las actuaciones extrajudiciales, negociaciones etc. en las que  no sabes de antemano la cantidad y el tipo de actuaciones que vas a realizar, puedes emplear este método. Simplemente consiste en determinar, previamente en la hoja de encargo, el precio de cada actuación. Puede orientarte el precio determinado en las normas de orientación profesional de tu colegio o, simplemente, pactar otro importe con tu cliente.

IMPORTANTE: Si realizas una facturación periódica, ten presente que los honorarios a cuenta no son provisiones de fondos, los cobres antes de realizar la actividad o después. Por ello debes hacer SIEMPRE, factura con Iva y, si el cliente es persona jurídica o profesional, aplicar la oportuna retención del I.R.P.F.

Facturación de las diferentes actuaciones a realizar por el letrado (especial para el proceso penal).

• Por la denuncia/Querella ………………____€
• Por la ratificación de la querella/denuncia ….. ___€

·         Por la asistencia a cada diligencia judicial…___€

·         Por cada escrito de alegaciones razonado….___€

·         Por cada escrito de trámite ….___€

·         Por cada recurso de reforma…..____€

·         Por cada recurso de reforma subsidiario de apelación …..____€

·         Por el escrito de alegaciones en la apelación y designación de particulares (Art. 222 y 225 Lecrim)….___€

·         Por cada recurso de queja…..____€

·         Por cada recurso de Apelación …..____€

·         Detallar las diferentes gestiones que se deban presupuestar.

El letrado facturará trimestralmente las actuaciones realizadas.

APELACIÓN Y SEGUNDA INSTANCIA:

Si incluyes en las actuaciones encomendadas el recurso de apelación, debes determinar el importe por separado:

APELACIÓN Y SEGUNDA INSTANCIA:

Para el supuesto de que hubiera segunda instancia, los honorarios que se devenguen por el recurso de apelación, serán del 50% de los devengados en la instancia, es decir _______, más el IVA correspondiente.

COSTAS: en caso de hacer descuento se plantean dos opciones. Debes elegir SOLO UNA.

COSTAS:

a) Opción de previo pago y posterior recobro por el cliente en la tasación:

Para el supuesto de que la sentencia de la 1ª instancia, de la apelación o en ambas instancias, se impusieran las costas a la parte contraria, el cliente deberá abonar el importe del ____% que se la ha efectuado como descuento y que asciende a …€, en la primera instancia y …€ en la apelación, para recobrarlo después el cliente, íntegramente, junto con el resto de el importe pagado, a través de la tasación de costas que se presentará por el letrado ante  el Juzgado.

b) Autorización al letrado y procurador para cobrar, directamente de la parte contraria, el importe descontado.

Para el supuesto de que, en la sentencia de la 1ª instancia, de la apelación o en ambas instancias, se impusieran las costas a la parte contraria, el cliente autoriza expresamente al letrado y al procurador, a percibir el importe de la tasación de las costas, directamente del Juzgado y a hacer suyos los importes del descuento, reintegrándole al cliente únicamente lo pagado por él hasta ese momento.

FORMA DE PAGO. Mi propuesta es que fracciones el pago en función de la marcha del asunto. Si lo dejas todo para el final y pierdes el asunto o el resultado no es el esperado para tu cliente, te costará mucho más cobrar. Fraccionar el pago te permite adaptar tus honorarios a la capacidad económica de tu cliente. Te da una imagen profesional más honesta y preocupada por los intereses de tu defendido. Y lo que es más importante: te ayuda a mantener la independencia emocional con el asunto.  Recuerda que te pagan por tu objetividad profesional y una de las mejores formas de mantenerla, es no atar tus honorarios al resultado del pleito. Fraccionar el pago es una herramienta fundamental del abogado; tal y  como te explicaba  en el anterior artículo sobre la hoja de encargo.

FORMA DE PAGO: Los Honorarios determinados anteriormente, serán satisfechos por el cliente del siguiente modo:

– _____€, son entregados en este acto, en concepto de pago a cuenta de honorarios, por lo que se emitirá la correspondiente factura, con el ___% de IVA y (de ser persona jurídica o profesional el cliente)  la retención del ___% del irpf. (Si procede)

–      La cantidad restante de_____€ será satisfecha:

Si se fracciona en función de los pasos del proceso, ten en cuenta el retraso acumulado del juzgado en el que se vaya a tramitar el asunto, si no lo sabes pregunta al procurador.

• ______ €.(P. Ej. A la presentación de la demanda/Contestación)
• ______ €.(A la admisión a trámite de la demanda/contestación/querella)
• ______ €. 5 días antes del señalamiento de la audiencia previa/ o a los___ meses de la admisión de la demanda/contestación/querella
• ______ € Otra forma de pago: Liquidaciones trimestrales de las actuaciones realizadas en el trimestre, según la valoración previa de cada actuación (proceso penal).
•  etc.

IVA. En cada pago se deberá añadir el importe del IVA correspondiente, en el momento de emitirse la Factura.

NOTA IMPORTANTE: Una vez firmada la hoja de encargo, apunta en el programa de gestión el calendario de pagos. Si no tienes programa de gestión o no permite esta función, apunta recordatorios en tu agenda y en la carpeta del asunto, para llevar la contabilidad de los pagos a cuenta realizados. En todo caso debes hacer periódicamente, liquidaciones de los pagos realizados y remitirlas al cliente.

En todo caso el/la Letrado/a  dará cumplida información de las cuentas y de las cantidades recibidas en concepto de provisión o de pagos a cuenta de honorarios.

7. Formas de resolución de conflictos entre las partes 

NOTA importante: si aceptas como medio alternativo de solución del conflicto el arbitraje, SUPRIMES la opción de  la jura de cuentas, como incidente privilegiado para el cobro de tus honorarios.

Cláusula de sometimiento arbitral

Ambas partes manifiestan su voluntad de someter al arbitraje del Ilustre Colegio de Abogados de_________, cualquier cuestión que pudiera surgir, respecto del devengo de los honorarias aquí pactados y que se devenguen por la prestación de los servicios encomendados en el encargo profesional o cualquier otra cuestión que pueda derivarse de la interpretación y cumplimiento de este contrato.

Cláusula de mediación previa. Importante: la mediación no impide la posterior jura de cuentas. Tanto si no se alcanza acuerdo, como si una de las partes no acepta  la mediación.Pero es un requisito previo  que podrán alegarte como excepción procesal, si antes no lo intentas.

Cláusula de mediación previa.

Ambas partes manifiestan que, ante cualquier cuestión que pudiera surgir, respecto del devengo de los honorarios aquí pactados o que se devenguen por la realización de los servicios encomendados en el encargo profesional o cualquier otra cuestión que pueda derivarse de la interpretación y cumplimiento de este contrato, acudirán previamente al servicio de mediación del Colegio de abogados de_______; sin perjuicio de que, si una vez intentada la mediación no se alcanza ningún acuerdo o, si alguna de las partes no acepta acudir a la mediación, el letrado quedará facultado para iniciar la oportuna reclamación judicial a través del procedimiento de jura de cuentas del letrado,  previsto en el  art. 35 y relacionados con este artículo de la LEC, o mediante el procedimiento judicial oportuno.

8. Protección de datos

Con carácter general, en toda hoja de encargo debes incluir la autorización del cliente, para incorporar sus datos de carácter personal a los ficheros oportunos de tratamiento de datos de tu despacho. Y por ello le debes ofrecer igualmente, la opción que impone la ley para conocerlos, rectificarlos o cancelarlos. Y muy especialmente si, como consecuencia de la actuación profesional, vas a  tener que ceder información de su estado de salud, a la parte contraria: médicos, aseguradoras etc., para negociar una indemnización. Incluyendo de forma expresa, la cláusula de AUTORIZACIÓN, que he reseñado en el apartado de INFORMACIÓN AL CLIENTE.

Protección de datos: de conformidad con la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos Personales, Vd. da su consentimiento para el tratamiento de los datos personales, reflejados en este documento y  los demás que sean aportados posteriormente para la tramitación del asunto. Estos serán incorporados al fichero de Clientes titularidad de este despacho profesional, inscrito en el Registro General de la Agencia Española de Protección de Datos. Sus datos serán utilizados en la gestión profesional del asunto encomendado y en virtud de la relación contractual encomendada.

Le informamos que podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición establecidos en dicha Ley a través de carta certificada, adjuntando fotocopia de su DNI/Pasaporte, en la siguiente dirección: (Dirección del despacho).

Comunicación entre el letrado y cliente: Es muy importante que concretes por escrito, en la hoja de encargo, los medios de comunicación que puedes emplear. Especialmente si tu cliente quiere que le notifiques  las cuestiones relativas a su asunto, a un correo electrónico del que no es titular, (Por ejemplo un mail del esposo o esposa, un mensaje de texto al móvil de otra persona etc). Y muy específicamente debe autorizarte a comunicar a través de sistemas de mensajería instantánea, aunque hay algunos programas que no garantizan la seguridad de la comunicación, como Whatsapp. Lo resalto en Naranja por que es algo opcional.

9. Comunicación entre el letrado y cliente

A fin de agilizar la comunicación y notificaciones entre el/la letrado/a y su cliente,  se establece como medio de comunicación el correo electrónico de D/Dª: (cliente) ___________ así como su teléfono móvil ___________y autorizando igualmente el correo de _____________ y el sistema de mensajería instantánea al número de teléfono ___________ móvil de D.__________  a través del programa:_________.

Este documento se le ha entregado previamente al cliente para que pueda leerlo con tranquilidad y comentar con la/el letrada/o las dudas y cuestiones que le hayan surgido. Y una vez leído y comprendido se aceptan las condiciones de este documento, firmándolo junto con la/el letrada/o en ___________ (Localidad) a :_____________ (fecha).

 

 

Fdo. El Cliente:                                                                                                                                                Fdo. El Letrado:

D./Dª____________                                                                                                                                           D./Dª____________                    

DNI/NIF: _________                                                                                                                                         Colegiado Nº____.