Si te tomas un momento de descanso y reflexión para escribir las actividades que más tiempo te consumen en el día a día, cuál será la primera de la lista.

Listo algunas de las posibles candidatas:

• Comunicación con los clientes.

• Buscar documentos de casos previos o expedientes de clientes.

• Encontrar las notas que hiciste sobre siguientes pasos de un caso.

• Revisar el cronograma de algunos casos y las fechas clave.

• Redactar documentos.

• Calcular el tiempo dedicado a cada asunto.

• Generar facturas.

Puede que incluso llegues cada día apuntar todas las actividades que haces incluso separando las que consideras facturables de las que no lo son. Sin embargo, las tareas administrativas seguramente están consumiendo más tiempo {del que calculabas o del que crees.

Controla la carga de tareas administrativas

¿Sabías que hasta un 40% del tiempo de los despachos individuales o pequeños se dedica a tareas administrativas? Sin duda es una ingente cantidad de tiempo difícil de rentabilizar. Básicamente supone que a partir de las 2 de la tarde todo el trabajo que haces no es de valor para el cliente. No me atrevería a decir que a partir de esa hora trabajas gratis porque esos trabajos son necesarios y de alguna manera los tienes que facturar, pero desde luego no al precio que un profesional de tu valía merece.

Muchos abogados no se dan cuenta de que cuando gestionan asuntos gran parte de su tiempo se ocupa en tareas administrativas ocultas que pueden ser racionalizadas e incluso automatizadas. La mayoría de estudios realizados sobre estos temas concluyen que el 75% de los despachos que se focalizan en gestionar de forma más eficiente las tareas administrativas incrementan su facturación y sus beneficios.

Comienza por cosas pequeñas

La excusa que dan la mayoría de abogados ante estos temas es que no tienen tiempo para ponerse a pensar en cómo mejorar el funcionamiento del despacho. Pero, hacer mejoras no tiene porque llevar una enorme cantidad de tiempo. Comienza dando un primer paso e identifica un área en la que poner foco utilizando cualquiera de estos criterios.

1º Identifica qué tareas te consumen más entre las que no generan ingresos o nuevo negocio para el despacho.

2º Qué tareas te gustan menos entre aquellas que son críticas para tu trabajo. Dedicarte a tareas que no te gustan pueden impactar negativamente más allá de simplemente consumir gran parte de tu tiempo.

3º Identifica el principal objetivo de tu despacho y calcula el mayor reto que vas a tener que superar para conseguir ese objetivo y focalízate en él.

Una vez que identifiques una tarea o área de trabajo en la que focalizarte haz un plan para automatizar, racionalizar, delegar o subcontratar ese trabajo. Una vez que hayas logrado mejoras en ese área o tarea puedes pasar a hacer los mismo con una segunda. Realizar estas mejoras te ayudará a minimizar el tiempo que dedicas a tareas de bajo valor añadido y poco productivas lo que te ayudará a incrementar tus ingresos, dar un mejor servicio a tus clientes y equilibrar mejor la relación entre vida laboral y vida personal.