I) introducción:
El estrés es una palabra inglesa que se ha metido tan deprisa en nuestras vidas que no hemos tiempo de traducirla.
Una de las principales causas del estrés, en la profesión del abogado, es la mala gestión del tiempo.
Aprender a gestionar tu tiempo es tan importante como tu conocimiento. Si sabes mucho pero no eres capaz de hacerlo a tiempo, tu conocimiento no sirve de nada.
La programación y la gestión del tiempo tiene su técnica y se ha escrito mucho sobre ella. Lo que pretendo aquí es exponer, desde mi experiencia y aprendizaje personal, como aplicar las diferentes técnicas de gestión del tiempo del abogado.
El tiempo como herramienta.
El tiempo es una herramienta de tu trabajo. Dedicas cierta cantidad a cada asunto, en función de su mayor o menor complejidad y de tu experiencia. Cobras en función del tiempo que dedicas. Por eso es necesario programar tu actividad profesional, para lograr ser efectivo. Si no lo haces, los eventos se van presentando de forma desordenada y te conviertes en lo que yo llamo “abogado bombero”: apagando fuegos todo el día.
Tres reglas importantes para la gestión de tu tiempo:
1. No vivas para tu trabajo, trabaja para vivir y disfrutarás del trabajo.
Como expuse en el Post sobre La gestión del problema ajeno y la técnica jurídica., en un día cualquiera de tu vida, duermes 8 horas, trabajas 8 horas y las restantes 8 horas las empleas en hacer todo lo demás: familia, amigos, deportes… vivir.
Además de abogado, seguro que eres madre o padre, hijo o hija, novia o bobo, amigo o amiga… Tu vida no solo es trabajo. Pero tu día tiene las horas limitadas. Si no incluyes todos los eventos en la programación de tu vida, te convertirás en el progenitor ausente, el hijo despreocupado, el enamorado postizo, o el examigo de toda la vida.
2. En tu tiempo mandas tú.
Si en lugar de programar lo que vas a hacer cada día y mandar sobre tu tiempo, dejas que la vida y los otros se encarguen de hacerlo, lo harán. Cuando sales de casa por la mañana es como si te tiraras a un rio enfurecido: la vida te llevará a trompicones de un lado para otro, acabarás haciendo lo que se presenta sin criterio de preferencia. Dejarás de hacer lo importante convirtiéndolo todo en urgente. Las tareas se hacen desde el agobio, con prisas y sin tiempo de pensar.
Al vivir así la paz se rompe. Y los nervios también.
Mejorar en el aprendizaje de la gestión del tiempo requiere una premisa diaria: El que manda en tu tiempo eres tú.
c) La gestión del tiempo requiere orden: apúntalo todo en un mismo sitio. Mi recomendación es que uses la agenda del móvil.
Si te despiertas sobresaltado pensando si has hecho un escrito o si has presentado el IVA, coge el móvil, abre la agenda y apunta a la hora en que estés en el despacho, ver escrito asunto…. Si cada cosa lo anotas en un sitio diferente no sirve de nada. Gestionar tu tiempo tiene su técnica, es necesario aprender y poner en práctica lo aprendido.
Comenzamos.
Las herramientas útiles para gestionar el tiempo:
Comienzo por las herramientas, porque en la era de la informática, el uso de esta tecnología está diseñada para tu comodidad. Su uso puede facilitarte enormemente tu trabajo de forma sencilla y su aprendizaje es fácil y accesible.
Por el contrario, si sigues usando una agenda de papel, de esas de día página que están siempre en tu mesa de despacho, cuando alguien te llame al móvil, no podrás quedar con él, porque no tienes la agenda. Tendrás que excusarte porque no estás en el despacho…, tu secretaria no está… Conclusión perderás el cliente, olvidarás una cita y tu vida será un continuo sobresalto.
El móvil.
El móvil lo llevas siempre encima. Cualquier móvil tiene un programa de agenda, además del teléfono, cámara, video, internet, juegos etc. No hay edad que te impida aprender a utilizarla. Si te consideras muy mayor, pide ayuda. Tu nieto estará encantado de enseñarte manejarla y seguro lo domina.
La agenda electrónica.
Las ventajas de usar una agenda electrónica, en lugar de la agenda de papel son muchas, pero estas dos que te apunto, la convierten en herramienta imprescindible en tu actividad profesional:
1) La agenda electrónica la llevas en el móvil, y el móvil lo llevas siempre encima. Por lo que la puedes consultar en todo momento, anotar eventos en cualquier momento, gestionar los eventos junto con tus contactos etc. Invertir en un buen móvil, te ayudará a gestionar tu tiempo y ganarás tranquilidad y tiempo para ti.
2) La puedes sincronizar con la agenda del ordenador y con el programa de gestión de tu despacho, conectando simplemente el móvil al ordenador con el cable “usb” que viene con el teléfono; con lo cual, al anotar cualquier evento desde el programa de gestión del despacho, se anotan automáticamente, en tu teléfono, todos los datos que te interese incluir en cada evento: datos de tu expediente, teléfonos y direcciones del Cliente, del procurador, del Juzgado, número de procedimiento, dirección del juzgado etc.
El programa de gestión del despacho.
Hoy en día el 90% de la actividad profesional la realizas a través de tu ordenador. Los asuntos, escritos etc., pululan en carpetas de tu ordenador. Las providencias y señalamientos llegan por internet. El “ordenador” se llama así por algo, pero necesita un programa que te gestione la información que tiene que “ORDENAR” para ser eficaz.
No tener un programa de gestión hoy en día, no es admisible en un abogado. Me da igual el que uses. Los colegios de abogados los regalan. Hay que dedicarle tiempo, aprender su funcionamiento lo requiere, pero es algo que ilusiona y la velocidad y la eficacia que ganarás en tu trabajo, te harán pensar, como no lo has instalado antes.
Cualquier programa de gestión te ha de permitir:
• Archivo: un expediente de cada asunto, en el que se incluyan todos los escritos, documentos, y correos electrónicos, así como hacer plantillas que personalicen los escritos directamente del caso, los datos de los implicados: cliente, contrario, teléfonos, procuradores, etc.
• Comunicación: mandar desde el expediente los escritos a los procuradores, letrado contrario o al juzgado; por internet o por fax, sin levantarte de tu mesa. Dejando constancia del envio automáticamente, Introducir directamente y de forma automática las providencias que recibas por internet en cada expediente etc.
• Sincronización: pasar la información que te interese a tu móvil y de tu móvil al expediente.
• Administración: anotar, realizar y gestionar las llamadas, llevar la contabilidad del asunto, minutar, hacer listados de tareas y por supuesto
• Agenda anotar los señalamientos y plazos en la agenda desde cada expediente, cuando se produzcan señalamientos o plazos que cumplir y que sincronizarás con el móvil, computando automáticamente los vencimientos, etc.
El programa de gestión de despacho no es un capricho. Es esencial si quieres ser mínimamente eficaz. Un consejo: la sencillez en el manejo del programa es más importante que su complejidad. Los programas diseñados para hacer muchas cosas inútiles no sirven para nada, si las que de verdad haces, son muy complejas de ejecutar.
La Sincronización de las agendas. La agenda única:
Con estas herramientas no se logra nada, si no sincronizas diariamente, toda la información de tu agenda del ordenador a tu móvil y viceversa. No hacerlo es como si anotaras las cosas en la agenda de papel y luego no la consultaras para ver los eventos del día. Al final no irás a un juicio porque se te olvidó mirar la agenda.
Puedes crearte una agenda personal, otra profesional, otra para tu tiempo libre… Mi consejo es manejar una única agenda, es más sencillo de gestionar.
Ten presente que hay algunas agendas que están en la “nube”. Es decir, almacenan sus datos en un ordenador central distinto al tuyo y su acceso requiere de una conexión a internet, por ejemplo, el Google calendar. Su ventaja es que no requieren sincronización, cualquier apunte se anota directamente en el ordenador central y cuando lo consultas desde cualquier dispositivo móvil, ordenador, portátil etc., la información y sus cambios estan siempre actualizados. Su inconveniente es que, si no tienes conexión a internet, no la puedes consultar. Por ello te brindo un pequeño truco, si usas este tipo de agenda y no quieres arriesgarte a no tener internet cuando más falta te haga: abre la agenda cuando tengas internet, abre el señalamiento en el móvil, de forma que tengas en la pantalla del móvil toda la información del evento (teléfonos, datos del juicio etc.) Haz una foto o captura de la pantalla del móvil. Se guardará en el archivo de tus fotos y siempre la podrás consultar, aunque no tengas internet. (en IPhone la captura de pantalla se hace pulsando el botón inferior y después el superior.
