En una consulta reciente a la Dirección General de Tributos (DGT), una empresa del sector de comercio al por mayor de aparatos electrónicos planteó una pregunta clave: ¿pueden considerarse deducibles en el Impuesto sobre Sociedades las cantidades pagadas a su administrador único quien además de gestionar la empresa, realiza labores propias de su actividad y cobra una nómina por estas tareas?
La empresa en cuestión tiene un administrador con participación mayoritaria, inscrito en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) como autónomo societario. Este administrador, además de dirigir la empresa, ejecuta funciones directamente relacionadas con el giro ordinario del negocio. La clave está en que, aunque recibe una nómina por sus labores profesionales, no percibe retribución alguna por su cargo de administrador, ya que los estatutos de la sociedad establecen expresamente que dicho cargo es gratuito. Ante este escenario, surge la pregunta: ¿es posible deducir en el Impuesto sobre Sociedades los pagos realizados al socio administrador por sus servicios?
Respuesta de la DGT
La Dirección General de Tributos aborda esta cuestión refiriéndose a varios artículos de la Ley del Impuesto sobre Sociedades (LIS), en especial el artículo 18, que regula las operaciones vinculadas. Este artículo exige que cualquier transacción entre partes vinculadas, como un socio y la entidad de la que es administrador, debe valorarse a su "valor de mercado". Este valor es el que se establecería entre partes independientes en condiciones de libre competencia. Es decir, los pagos efectuados al administrador deben ser similares a lo que se pagaría a un trabajador no vinculado en el mercado para que puedan ser considerados deducibles.
Para que los pagos efectuados al socio administrador sean deducibles, deben cumplirse, además de este principio de valor de mercado, una serie de condiciones establecidas en la normativa contable y fiscal:
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Registro Contable: Los gastos deben registrarse correctamente en los libros de la empresa y corresponder al periodo impositivo en el que se devengan. (es decir, deben reflejar el tiempo real de su prestación).
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Documentación y Justificación: Los gastos deben justificarse adecuadamente mediante documentación correspondiente, la cual debe cumplir con las normas de transparencia y rigor fiscal.
Condiciones para la deducibilidad
En términos de fiscalidad, la DGT establece que los pagos al administrador en su rol de trabajador pueden ser deducibles si se cumplen estas condiciones clave:
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Registro Contable: Los pagos al administrador-trabajador deben registrarse contablemente en los libros de la sociedad de manera correcta. Esto significa que deben anotarse en las cuentas de gastos laborales de la empresa, y no confundirse con las retribuciones asociadas al cargo de administrador.
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Imputación Temporal: El gasto debe imputarse al ejercicio correspondiente, en concordancia con el principio de devengo. Este principio implica que los gastos se asignan al periodo en que realmente se devengan, independientemente de cuándo se realice el pago.
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Documentación y Justificación: Los gastos deben contar con justificación documental que demuestre su naturaleza, finalidad y vinculación con el trabajo del administrador. Esto podría incluir contratos, recibos de nómina y cualquier otro documento que acredite que la remuneración corresponde a labores realizadas para la empresa.
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Valor de Mercado: La retribución debe valorarse conforme al precio de mercado. En otras palabras, la cantidad abonada al administrador por sus labores debe estar en línea con lo que se pagaría a una persona no vinculada que realizara funciones similares en otra empresa. Esto garantiza que la transacción sea equitativa y no genere distorsiones fiscales.
¿Qué sucede con la retribución por el cargo de administrador?
Dado que en este caso el cargo de administrador es gratuito, según los estatutos de la sociedad, la DGT no considera este aspecto en la deducibilidad de la nómina. Sin embargo, si en otros casos un administrador recibiera retribuciones por su cargo, esas cantidades deberían cumplir con requisitos adicionales para ser deducibles, diferenciándose de cualquier retribución como trabajador.
En conclusión, la consulta vinculante V1847-24 aclara que, en este tipo de situaciones, los pagos que realiza una sociedad a su socio administrador por labores profesionales distintas a las de su cargo pueden ser deducibles en el Impuesto sobre Sociedades. Sin embargo, es fundamental cumplir con los requisitos de valoración, registro contable, devengo y justificación documental. Además, estos gastos deben valorarse a precio de mercado, respetando el principio de libre competencia que establece la Ley del Impuesto sobre Sociedades para operaciones entre partes vinculadas.
Este criterio supone un alivio para muchas empresas en las que el administrador-socio es también trabajador de la entidad. Poder deducir estos gastos permite reducir la base imponible y optimizar la carga fiscal, siempre y cuando se cumplan las normas establecidas. En resumen, la DGT enfatiza la importancia de separar los roles de administrador y trabajador, y de registrar y justificar cada gasto de forma adecuada, garantizando así que las deducciones aplicadas cumplan con los requisitos de la ley y pasen los filtros de la administración tributaria sin problemas.
