Documentación de los acuerdos sociales

Los acuerdos de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles —Junta General y Consejo de Administración— se documentan mediante acta y se elevan a públicos e inscriben en el Registro Mercantil mediante certificación. Todas las actas formarán uno o varios libros de actas, que deben ser legalizados.

Con la finalidad de evitar la impugnación de los acuerdos y, en especial, la calificación desfavorable por parte del Registro Mercantil, es fundamental el repaso de los requisitos que deben reunir estos documentos.

Acta de la Junta General

El Acta de la Junta General —convocada mediante anuncios— deberá expresar:

Fecha y lugar de la celebración de la reunión.
Fecha y modo en que se efectuó la convocatoria —con expresión del boletín oficial y diario de publicación del anuncio, si es el caso—.
Texto íntegro de la convocatoria.
Número de socios concurrentes con derecho a voto, indicando los que concurren personalmente y los que lo hacen mediante representación, así como el porcentaje del capital social que representan.
Resumen de los asuntos debatidos y de las intervenciones de las que se haya solicitado constancia.
Contenido de los acuerdos adoptados.
Resultado de las votaciones, expresando las mayorías para adoptar cada acuerdo. También la oposición a los acuerdos —en caso de haberse solicitado por quien votó en contra—.
Aprobación del acta. Por la propia junta al final de la reunión o por el Presidente y dos socios —uno de la mayoría y otro de la minoría— en el plazo de quince días. En este último caso, deberá indicarse la fecha y sistema de aprobación. Este plazo no es ampliable estatutariamente.
Firma del Secretario con el Visto Bueno del Presidente.
Lista de asistentes, al comienzo del propio acta o mediante anejo adjunto firmado por el Secretario, con el Visto Bueno del Presidente. También podrá formarse mediante fichero o soporte informático, extendiendo la oportuna diligencia de identificación.
En el caso de que los estatutos permitan el voto a distancia, mediante correspondencia postal o medios electrónicos, deberá dejarse constancia en el acta de estos extremos y todas sus circunstancias.

Acta de Junta Universal

En el caso de la Junta General con carácter de Universal, existen dos especialidades:

En lugar de indicar la fecha y modo en que se efectuó la convocatoria, así como la transcripción íntegra de la misma —lógicamente porque no existe tal— deberá indicarse los puntos aceptados como orden del día de la sesión.
Se indicará, a continuación de la fecha y lugar y del orden del día, el nombre de los asistentes a la reunión, seguido de la firma de cada uno de ellos. Exigencia lógica para dejar constancia de que concurre la totalidad de los socios representativo del cien por cien del capital social.

Acta notarial de la Junta

Los administradores podrán requerir la presencia de Notario para levantar el acta de la junta y están obligados a hacerlo si lo solicitan socios que representen, al menos, el uno por ciento del capital social en la sociedad anónima y el cinco por ciento en la de responsabilidad limitada. La solicitud, por parte de los socios, debe efectuarse con cinco días de antelación a la celebración.

Solicitada la presencia de Notario para levantar acta, los acuerdos solo serán eficaces si constan en ella. Pudiendo solicitarse la anotación preventiva en el Registro Mercantil, de manera que no podrá inscribirse acuerdo alguno si no consta en acta notarial.

El Notario comprobará la capacidad del requirente, verificará que la convocatoria reúna los requisitos legales y estatutarios, se asegurará de la identidad y cargo del Presidente y Secretario, preguntará si existen reservas o protestas sobre lo manifestado por el Presidente en orden al el número de socios concurrentes y capital social presente.

En cuanto al contenido del acta notarial, además de las circunstancias indicadas en los apartados anteriores, deberá darse fe:

De la identidad y cargos del Presidente y del Secretario.
De la declaración del Presidente respecto constitución de la Junta y del número de socios con derecho a voto, presentes o representados, y su participación en el capital social.
De que no se han formulado reservas o protestas por los socios y, en caso contrario, el contenido de las mismas y su autor.
De las propuestas sometidas a votación y los acuerdos adoptados, transcritas literalmente, así como la declaración del Presidente sobre el resultado de las votaciones y las manifestaciones sobre las que se hubiera solicitado constancia.
De las oposiciones e intervenciones solicitadas, con indicación de su autor, salvo que el Notario lo considerase impertinente.

El Notario no calificará la legalidad de los hechos consignados. No obstante, si apreciara la concurrencia o hechos que pudieran ser constitutivos de delito podrá interrumpir su actuación haciéndolo constar en el acta.

El acta notarial no precisará de aprobación, ni firma del Presidente ni Secretario, tendrá la consideración de acta de junta y, por tanto, podrá transcribirse como tal en el libro de actas de la sociedad.

Acta del Consejo de Administración

De igual modo que en el caso de los acuerdos de Junta, las discusiones y acuerdos del Consejo de Administración se documentan mediante actas, firmadas por el Presidente y el Secretario y llevadas a un libro de actas de la sociedad.

El contenido de las mismas es idéntico al expresado anteriormente para las actas de Junta, con las siguientes especialidades:

En lugar de expresar el número y nombre de socios concurrentes y su participación en el capital social, deberá indicarse el nombre de los miembros del consejo que concurren a la reunión, con expresión de quienes lo hacen personalmente y quienes lo hacen representados.
Se indicará el número de miembros que ha votado a favor de cada acuerdo.
El acta podrá ser aprobada al final de la reunión o, a diferencia de la de la Junta, en la siguiente.
En el caso de que los acuerdos se adopten por escrito y sin sesión, se deberá hacer constar esta circunstancia y, además, que ningún miembro se ha opuesto al este procedimiento.

Libro de actas

La sociedad podrá llevar un libro de actas o varios —uno para cada órgano—, que deberá legalizarse por el registro Mercantil.

Actualmente, el libro de actas debe estar cumplimentado en soporte informático y presentarse para su legalización ante el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social —el 30 de abril como máximo—. De este modo, se ha abandonado el tradicional sistema de libros encuadernados en blanco y formados por hojas móviles, legalizados de forma previa a su utilización.

Elevación a público de los acuerdos sociales

Determinados acuerdos sociales, para poder ser inscritos en el Registro Mercantil, deben elevarse a instrumento público, mediante escritura autorizada por Notario. En este caso, podrá realizarse tomando como base el acta o libro de actas, testimonio notarial de los mismos, copia autorizada del acta notarial o certificación de los acuerdos, constituyendo este último el caso más común.

La facultad para elevar a instrumento público los acuerdos corresponde a quien tenga la facultad para certificarlos, cualquier miembro del órgano de administración, si hubiera sido facultado en estatutos o en la reunión en que se haya adoptado el acuerdo, y las personas apoderadas al efecto.

El testimonio notarial de los acuerdos inscribibles deberá presentarse en el Registro Mercantil dentro de los ocho días siguientes a la aprobación del acta.

Certificación de los acuerdos

Las actas documentan los acuerdos sociales a nivel interno y, a nivel externo, para que puedan acceder al Registro Mercantil, los acuerdos se acreditan mediante una certificación.

La facultad de certificar las actas y los acuerdos de los órganos colegiados corresponde al Secretario y, en su caso, al Vicesecretario. Las certificaciones se emiten con el Visto Bueno del Presidente y, en su caso, del Vicepresidente.

Será necesario que las personas que expidan la certificación tengan su cargo vigente en el momento de la expedición. Es decir que no certifican el Secretario con el Visto Bueno del Presidente que lo fueron en el momento de aprobar los acuerdos, sino los que lo sean en el momento de emitir la certificación.

Además, no se podrán certificar los acuerdos que no consten en actas aprobadas y firmadas o en acta notarial.

Los acuerdos podrán certificarse por transcripción literal o por extracto. No obstante, deberá transcribirse el acuerdo de forma literal en las modificaciones de la escritura de constitución o de los estatutos sociales.

En la certificación se hará constar la fecha y el sistema de aprobación del acta o, en su caso, se indicará que los acuerdos figuran en acta notarial.

Deberá consignarse en el acta, para poderla inscribir en el Registro Mercantil, todas las circunstancias que sean necesarias para calificar la validez de los acuerdos adoptados —convocatoria, asistentes, mayorías o votos a favor, etcétera—.

En caso de optar por la certificación por extracto, deberá consignarse en la misma los requisitos vistos anteriormente para las actas de Junta y Consejo, con las siguientes particularidades:

Será suficiente expresar el total del capital social que representen los socios asistentes o, en su caso, el número de votos que corresponde a sus participaciones.
En caso de Junta Universal, será necesario indicar tal carácter y que en el acta se consignó el nombre y firma de todos los asistentes.
No será necesario recoger el resumen de los asuntos debatidos, ni expresar si hubo intervenciones u oposiciones.
En caso del Consejo de administración, no será necesario expresar cuántos consejeros asistieron personalmente ni cuántos por representación.
Se indicará que fue confeccionada la lista de asistentes y el medio utilizado.
Se hará constar, en todo caso, la fecha de expedición de la certificación.

Conclusiones

Las actas y las certificaciones constituyen el medio de prueba de los acuerdos sociales. Cualquier socio o los asistentes a las juntas por representación podrán obtener en cualquier momento certificación de los acuerdos adoptados y de las actas.

Además constituyen el mecanismo mediante el cual tienen acceso los acuerdos al Registro Mercantil.

Por todo ello, como se ha indicado al inicio, es fundamental observar los requisitos exigidos legalmente para su confección, para evitar la impugnación de los acuerdos y para evitar defectos en la calificación registral.

Normativa aplicable

Real decreto de 22 de agosto de 1885 por el que se publica el Código de Comercio.
Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.
Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil.
Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado.