Las herramientas para trabajar de forma inteligente nos permite trabajar cuando queramos y sin limitaciones, desde cualquier lugar y dispositivo, para conseguir altas productividades.

En un siglo XXI emocional caracterizado por estructuras de organización planas, productividad, colaboración, horarios flexibles, información compartida, tecnología en la nube, redes sociales corporativas y trabajo inteligente, todavía nos encontramos con el “presentismo” como cultura de trabajo en gran parte de las organizaciones.

El presentismo laboral se define como la presencia de los trabajadores en sus puestos de trabajo más allá de su horario normal. Es habitual el concepto de quien más horas pasa en el trabajo produce más y es mejor profesional, en definitiva, se premia al “presentista” por considerarlo un factor clave para la consecución de los objetivos.

La pandemia originada por el COVID19 ha puesto de manifiesto la falta de implantación en la mayoría de las organizaciones de procesos y protocolos para trabajar en remoto, así como las dificultades de trabajadores y directivos sobre cómo organizarse. A pesar de estas carencias el proceso se ha acelerado de forma drástica, pasando del Presentismo al “telepresencialismo”, a través del desarrollo del teletrabajo, que es una forma flexible de organización de las tareas consistente en el desempeño de la actividad profesional sin la presencia física del profesional en la organización durante una parte importante de su horario laboral. Y decimos “telepresencialismo” y no teletrabajo porque el proceso se ha realizado sin la capacitación digital adecuada, la cultura organizacional precisa y las herramientas necesarias,  llevando a millones de personas a realizar durante la pandemia la jornada laboral líquida, en la que desaparecen los horarios fijos y se tienden a echar muchas más horas delante de la pantalla.

Esto lo representa muy bien la Ley de Parkinson que dice: "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine", esto significa que si tenemos solo cinco minutos para hacer una tarea, vamos a terminarla en cinco minutos, quizás no sea 100% perfecta, pero lo vamos a hacer. Pero si tienes dos meses para hacer la misma tarea, vamos a tomar dos meses en terminarla, o un mes trabajando todo el día (jornada líquida del telepresencialismo).

¿Cómo trabajar de forma inteligente?

El trabajo inteligente o Smart Work consiste en dar flexibilidad y autonomía a las personas para elegir desde dónde trabajar y seguir el horario que más convenga a la productividad. Utiliza metodologías ágiles, formas de ordenar prioridades, sistemas y flujos de trabajo con personas deslocalizadas y trabaja en equipo de forma proactiva y colaborativa a través de plataformas digitales de gestión.  En el trabajo inteligente la persona puede elegir si encender su ordenador un martes por la mañana o un domingo de madrugada y lo importante es que alcance los objetivos que se han establecido y complemente su desarrollo personal, para lo cual, la organización pone a su disposición todas las herramientas digitales necesarias y le da la formación oportuna.

En definitiva, nos permite trabajar cuando uno quiera y sin limitaciones, desde cualquier lugar y dispositivo. Los grandes avalistas de este sistema de trabajo altamente productivo son los knowmads (nómadas del conocimiento). Aportan valor a la organización desde su “saber hacer” y desde “hacer lo que debe hacer”, tienen unos objetivos claros, enfocados al negocio, con hábitos que le permiten mejorar y realizar todo ello con pasión. Son personas comprometidas, flexibles, innovadores, con velocidad de cambio, capacidad de auto aprendizaje y son embajadores del proceso de transformación digital que caracteriza el momento que estamos viviendo.

Las ventajas que supone para los trabajadores son una mayor flexibilidad, autonomía y una mejora de la conciliación con la vida personal. Para las organizaciones supone más productividad, más eficiencia, cuenta con personas más motivadas y pueden acceder al mejor talento al no limitarse a la zona geográfica donde está situada la organización. Además del obvio ahorro en espacios físicos en oficinas.

La ventaja para la sociedad es que repercute directamente en la sostenibilidad. El medio ambiente ve reducido sus emisiones CO2 rápidamente cuando se eliminan la mayoría de los desplazamientos.

Según el Stanford Institute for Econonomic Policy, los equipos que trabajaban en remoto son un 13% más eficientes que en el periodo anterior y el INE afirma que los teletrabajadores aumentan su productividad entre un 5% y un 25% respecto a los presenciales. 

¿Qué herramientas podemos utilizar para trabajar de forma inteligente?

1. Desarrollo de la marca personal: nos permite comunicar con claridad la propuesta de valor única que ofrecemos al mercado, ya que necesitamos en un mundo digitalizado diferenciarnos de nuestros competidores.
2. Metodología de gestión del tiempo: se enfoca en el tiempo, dado que es el único recurso que no se puede almacenar, para conseguir aumentar nuestra productividad:
   1. Leyes del tiempo
   2. Matriz de Covey
   3. Ladrones del tiempo
   4. Clasificación de tareas ABC
   5. Rescue Time

Nos permite trabajar por metas y objetivos, no por horas.

1. Análisis IDH: el índice de Desarrollo Humano se creó para hacer hincapié en que las personas y sus capacidades —y no el crecimiento económico por sí solo— es el criterio más importante para evaluar el desarrollo de un país. Nos permite saber que hacen las empresas en los países más avanzados, ya que en tres años como máximo lo haremos aquí, además de impedir la UBERIZACIÓN, es decir, que una empresa digital nos coma el mercado sin darnos cuenta.
2. PDA assessment:  es una metodología simple, precisa y científicamente avalada, permite describir y analizar el Perfil Conductual de las personas. Asimismo, permite evaluar las demandas conductuales de un puesto y generar compatibilidades detalladas aplicables a los distintos procesos del área de talento.
3. El eneagrama es un sistema o guía de la conducta, creado por el sufismo hace más de 2000 años, que perfila nueve tipos diferentes de estilos de personalidad o patrones de conducta. Aporta información sobre la personalidad y sus características y los procesos cognitivos (pensar), emotivos (sentir) e instintuales (actuar). Es uno de los pocos modelos que contempla la conexión entre la personalidad y otros niveles de las capacidades humanas.
4. Plataformas digitales de gestión colaborativa: integran diferentes aplicaciones de gestión que permiten realizar cualquier tipo de proyecto con alta productividad desde cualquier lugar y dispositivo.
5. Metodologías de gestión digital:  soportado sobre modelos XaaS, de todo como servicio en la nube de pago por uso, aplicar el Lean, la metodología de Organizaciones Exponenciales (ExO) y digital gestión que es una herramienta transparente y ágil en siete fases que permite un seguimiento ordenado del proyecto.
6. Interim Management: es una herramienta estratégica para abordar la gestión de la velocidad del cambio y el desarrollo de la organización durante un plazo de tiempo determinado y con unos objetivos previamente definidos. Un Interim Manager es un profesional con formación académica superior y una experiencia en dirección empresarial mínima de 15 años.

"Un incremento de un 10% de la productividad doblaría el beneficio de la mayoría de las empresas" Peter Drucker