Tanto, en la recién aprobada Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales o LOPD por sus siglas, como en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, en lo sucesivo RGPD, hacen una previsión al uso de los métodos extrajudiciales de resolución de conflictos.

La LOPD en su Cap. IV, prevé la creación de Códigos de Conducta, que serán vinculantes para quienes se adhieran a los mismos. Además, se anima a la creación y uso de mecanismo de resolución extrajudicial de conflictos, que serán promovidos por las asociaciones y otros organismos representativos de categorías de responsables o encargados del tratamiento.

La Ley viene a refrendar así lo previsto en el RGPD, en su sección quinta del Cap. IV, donde dispone que “las asociaciones y otros organismos representativos de categorías de responsables o encargados del tratamiento podrán elaborar códigos de conducta. . .”.

El mismo precepto en su apartado K, es donde se prevé que los procedimientos extrajudiciales y otros procedimientos de resolución de conflictos permitan resolver las controversias entre los responsables del tratamiento y los interesados relativas al tratamiento, por supuesto, sin perjuicio del derecho a la de la tutela judicial efectiva en virtud de los artículos 77 y 79 del RGPD.

Al hablar de procedimientos extrajudiciales de resolución de conflictos, tenemos que traer a colación la Mediación como método de ADRs (Alternative Dispute Resolution), pero también en su versión online u ODR (Online Dispute Resolution), previstos en la Ley 5/2012, de 6 de julio, de mediación en asuntos civiles y mercantiles.

Por tanto, en el ámbito de los Códigos de Conducta propuestos y aprobados, se podrán ofrecer estos métodos de ADR/ODR cuando surjan conflictos entre los interesados y los responsables del tratamiento, previos a cualquier reclamación ante la Autoridad de Control.

Siempre será una forma ágil, rápida y transparente para que las partes puedan llegar a un acuerdo, evitando el procedimiento administrativo frente a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Es una vía de resolución de conflictos ventajosa, teniendo en cuenta las características específicas de los distintos sectores de tratamiento y las necesidades específicas de las microempresas y las pequeñas y medianas empresas, puesto que, al estar adheridas a un Código de Conducta, les es de aplicación el importante principio de proactividad, así como el de transparencia en el cumplimiento del RGPD.

Siempre sería motivo para amortiguar o minimizar cualquier sanción económica (multas) por parte de la Autoridad de Control, en caso de que se diera la circunstancia de la apertura de un expediente sancionador por infracción cometida.

Como sabemos, el impacto económico de las multas puede ser muy importante, (sic. art. 83 del RGPD regula las multas administrativas de 20. 000,000 EUR como máximo o, tratándose de una empresa, de una cuantía equivalente al 4 % como máximo del volumen de negocio total anual global del ejercicio financiero anterior, optándose por la de mayor cuantía), e incluso verse afectada la reputación de la empresa al ser sancionada como infractora, estando los medios de comunicación muy sensibles con esta clase de noticias.

Este tipo de procesos – ADRs/ODRs será de gran utilidad a cualquier persona física, jurídica o autoridad pública que ostente la condición de responsable o encargado del tratamiento y que, en su ámbito de actuación, lleve a cabo el tratamiento de datos relativos a personas físicas.

Las ventajas quedan patentes tanto para el ciudadano que se vea afectado en el ejercicio de sus derechos, pues tiene una forma sencilla de intentar un arreglo rápido y satisfactorio a través de un acuerdo consensuado. Por el mismo motivo, para la empresa supone dejar patente la obligación que tiene de cumplir con el RGPD de forma proactiva, evita la apertura de un expediente por parte de la Autoridad y una posible sanción y por tanto, la mala imagen que quedaría ante la opinión pública.

Hay que tener en cuenta que los procesos de mediación son voluntarios y totalmente confidenciales, por lo que el resultado de la misma nunca tendría trascendencia pública.

Por estas razones expuestas creo que es importante adherirse a Códigos de Conducta, en virtud del sector en el que se actúa. Si no los hay ya, aparecerán.