La morosidad, el yugo de las pymes españolas, poco a poco desciende, pero aún es frecuente que los negocios tengan un porcentaje considerable de clientes que les deben el pago de un producto y/o servicio. Es por este motivo que muchas se han visto obligadas a implantar un protocolo de seguimiento y control de pago con los clientes morosos.

La necesidad por parte de la empresa de controlar estas deudas y sobre todo conseguir el cobro hace que las empresas se planteen la siguiente pregunta: ¿Puedo añadir a mis clientes morosos a un fichero exclusivo para los morosos de la empresa? ¿Sería conveniente desde el punto de vista de la Protección de sus Datos? ¿Se está vulnerando algún derecho de mis clientes?

 

Lo primero que la empresa debe dar respuesta es a a la procedencia de la inclusión del cliente en un fichero de Morosos, para ello este debe cumplir los siguientes requisitos:

1. Que exista una deuda cierta, vencida y exigible, que haya resultado la cantidad adeudada por el cliente impagada a la empresa en plazo.
   No debe transcurrir más de seis años desde la fecha oficial del pago de la factura.
2. Que se le haya requerido al cliente moroso el pago por distintos medios, de la deuda contraída con la empresa, y se haya obtenido respuesta negativa y/o nula.
   Debe poder probarse el requerimiento del pago, por lo que medio utilizado para ello debe ser oficial.
3. Que no exista prueba documental que aparentemente contradiga los requisitos anteriores.

Si el cliente cumple con estos 3 requisitos es entonces cuando la empresa está autorizada para incluirlo en un Fichero de solvencia patrimonial, o más comúnmente llamado fichero de morosos. En caso que no se cumplan estos requisitos y aún así se incluya al cliente en el fichero, este puede reclamar la eliminación de los datos ante la Agencia Española de Protección de Datos, y esta además es competente para sancionar a la empresa, con multas entre los 900€ hasta los 600.000€; e incluso pueden pedir a la empresa daños y perjuicios ya que se considera una transgresión del honor de la persona incluida en el fichero.

Realmente ¿qué es un fichero de morosos?

Bases de datos que recogen las personas con deudas abiertas, simplemente se informa sobre la cantidad adeudada al acreedor en ningún caso se entra en los motivos y/o circunstancias del impago. Las entidades bancarias a la hora de conceder préstamos o hipotecas suelen acceder a este tipo de ficheros de solvencia para informarse sobre la situación económica del solicitante.

¿Quién participa en los ficheros de Solvencia?

Existen 2 clases de "jugadores", la Entidad responsable del Fichero Común y la Entidad Informante que se encarga de suministrar de forma automatizada la información sobre el incumplimiento de los deudores o sobre la cancelación de las deudas. Por tanto, son las entidades informantes las que actúan como cesionarias de la información (amparadas por la Ley Orgánica 15/1999.).

¿Se puede incluir a un cliente en el fichero de morosos sin su conocimiento? 

La Ley de Protección de Datos es de aplicación por lo que la empresa acreedora debe comunicar al responsable del fichero de solvencia la inclusión de los datos del cliente en dicho fichero. La empresa deberá notificar esa comunicación al cliente en un plazo máximo de 30 días, informándole sobre sus derechos ARCO.

¿Cuándo se deben cancelar los datos del fichero de solvencia?

En el momento que el deudor ejecute el pago de la deuda o una vez transcurridos seis años desde le vencimiento de la obligación.

Para poder salir del fichero el moroso el deudor deberá acreditar que ya pago la deuda y ejecutar su derecho de cancelación a través del formulario oficial (adjuntando su DNI) y la empresa debe darle respuesta en 10 días máximo.

¿Cuáles son los ficheros de Morosos más populares en España?

1. Asociación Nacional de Entidades de Financiación - ASNEF.
   Es un fichero de información sobre el cumplimiento o incumplimiento de obligaciones dinerarias.
   Son los propios acreedores quienes facilitan la información.
2. Registro de Aceptaciones Impagadas - RAI

¿Cómo conocer los datos que almacenan los ficheros de morosos?

Si los datos de los clientes están incluidos en un fichero de solvencia, y una entidad externa quiere conocerlos, solo podrán acceder a ellos sí:

• Mantienen algún tipo de relación contractual que aún no se encuentre vencida.
• Pretendan celebrar un contrato que implique el pago aplazado del precio.
• Se quiera contratar la prestación de un servicio de facturación periódica.

La consulta de los datos personales que se encuentran almacenados en el fichero común de insolvencia con la finalidad de evaluar la solvencia económica del propietario de dichos datos, estará amparada por la LOPD no será necesario recabar el consentimiento, pero sí informarle.

Importante: Aunque la Agencia Española de Protección de Datos ampare ciertas actuaciones al respecto de los ficheros de morosidad, no es competente para dilucidar controversias sobre la existencia de una deuda. Es decir, si la empresa decide contratar a una tercera especialista en gestión de cobro para reclamar la deuda al cliente moroso o si se realiza una cesión o compra-venta de deuda la AEPD no intervendrá; pero si lo hará en el caso que el cliente moroso crear que la inclusión no es propicia y haya ejercido ante la empresa su Derecho de Cancelación / Oposición / Rectificación / Acceso.

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