El año 2023 estuvo marcado por significativas novedades laborales que influyeron en las compañías españolas. Este año 2024, las empresas siguen enfrentándose a una serie de desafíos que van más allá de la mera gestión operativa y financiera. La evolución constante de las regulaciones legales ha llevado a las organizaciones a repensar y fortalecer sus prácticas internas para cumplir con las demandas de una sociedad en constante cambio.
En este contexto, es imperativo para las empresas no solo mantenerse al día con las últimas leyes y regulaciones, sino también adoptar una mentalidad proactiva en la implementación de protocolos que vayan más allá del cumplimiento básico. En este artículo, exploraremos algunas de las obligaciones legales y protocolos que debe cumplir tu empresa para asegurar un entorno laboral justo, ético y conforme a la ley.
1. Protocolo de Acoso Sexual
El acoso sexual o por razón de sexo es uno de los problemas más difícil de gestionar dentro de la empresa. Para prevenir cualquier situación comprometida, debes preparar un código de conducta adaptado a tu empresa y comunicarlo formando a todos tus empleados.
Esta obligación empresarial la podemos encontrar en diferentes normativas vigentes, tales como la Ley 51/2003, de 2 de diciembre, de igualdad de oportunidades, el Real Decreto 901/2020 y la Ley Orgánica 3/2007 para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, y responde a la necesidad de prevenir, sensibilizar y, en su caso, atajar, con todas las garantías necesarias, cualquier forma de violencia y discriminación en el ámbito laboral relacionado con el acoso sexual o por razones de sexo o género.
Actualmente, la obligación de adoptar este Protocolo lo tienen todas las empresas, con independencia de su número de trabajadores y cualquiera que sea su actividad o forma jurídica. También estarán obligados los autónomos con empleados y las Administraciones Públicas.
Este Protocolo deberá documentar todas las medidas para la prevención de cualquier acción que pueda ser considerada acoso sexual o discriminación por razón de sexo en el ámbito laboral. Asimismo, se plasmará el procedimiento que se llevará a cabo en caso de producirse una situación de acoso en el trabajo, los canales de denuncia disponibles, los responsables de la instrucción y la persona que adoptará la resolución del expediente.
Una vez elaborado el Protocolo éste deberá ser comunicado fehacientemente, explicado y puesto a disposición de todo el personal, definiendo acciones de formación y de sensibilización al personal, para asegurar su cumplimiento.
2. Protocolo de Desconexión Digital
El Protocolo de Desconexión digital viene regulado en la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales, y deberá plasmar la ordenación del tiempo de trabajo, delimitando con claridad el tiempo de prestación efectiva y el tiempo de descanso, así como las medidas tomadas por la empresa para garantizar la desconexión digital de todos sus empleados, independientemente de que el desarrollo de su trabajo sea presencial, a distancia, a jornada completa, a jornada parcial, cargos directivos o resto de áreas dentro de la organización.
Una vez elaborado el Protocolo éste deberá ser comunicado fehacientemente, explicado y puesto a disposición de todo el personal, definiendo acciones de formación y de sensibilización al personal, para asegurar su cumplimiento.
Todas las empresas que cuenten con trabajadores laborales en plantilla, independientemente de su número, tienen la obligación de elaborar e implementar un plan o protocolo de desconexión digital que garantice el Derecho de desconexión de los empleados de su organización en sus periodos de descanso.
La no adopción del protocolo podría conllevar la imposición de sanciones por la Inspección de Trabajo que actuará de oficio o por denuncia del trabajador.
3. Sistema Interno de Información (Canal de denuncias)
La transposición de la Directiva de Whistleblowing (Canales de Denuncia) ha concluido con la publicación en el BOE de la Ley 2/2023, de 20 de febrero de 2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, la cual establece nuevas obligaciones en materia de implantación de un sistema de recepción y gestión de comunicaciones / denuncias, así como un régimen sancionador en caso de incumplimiento.
En particular, se impone la obligación a empresas y Administraciones Públicas de contar con un Sistema interno de información (SIIF). De esta manera, se proporciona a los informantes un cauce debidamente regulado para informar sobre infracciones e incumplimientos normativos, que requiere diversos elementos de confidencialidad y protección de las personas, así como permitir la posibilidad de comunicaciones anónimas.
Sujetos obligados a la Ley 2/2023 (LPPIIN)
- En el sector público, están obligadas todas las entidades que lo integran.
- En el sector privado, deben disponer de un Sistema interno de información:
- Personas físicas o jurídicas que tengan contratados 50 o más trabajadores.
- Personas jurídicas con menos de 50 trabajadores dedicadas a servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales o de la financiación del terrorismo, y determinados ámbitos de seguridad del transporte y protección del medio ambiente.
- Partidos políticos, sindicatos, organizaciones empresariales y las fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.
- Todas aquellas entidades no incluidas en las anteriores que instauren o dispongan de un Sistema interno de Información o canal de denuncias deberán cumplir con los requisitos previstos en la Ley.
4. Plan de Igualdad
En marzo de 2019 se publica el RDL 6/2019, de 1 de marzo, bajo el concepto de “Medidas urgentes para garantía de la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación” el cual establece la obligatoriedad de implantar un Plan de Igualdad en empresas de más de 50 empleados.
La Ley Orgánica 3/2007 para la igualdad efectiva del hombre y la mujer, en su artículo 46 establece un conjunto ordenado de medidas para la igualdad efectiva de hombres y mujeres en todo tipo de organizaciones.
Los Planes de Igualdad deberán ser el resultado de un diagnóstico de la situación de igualdad en la empresa. Los RD 901/2020 y 902/2020, de 14 de octubre, establecen, entre otras, las siguientes consideraciones:
- La posibilidad y requisitos de establecer Planes de Igualdad para grupos de empresa.
- El procedimiento de negociación de los Planes de Igualdad con la conformación de una comisión negociadora paritaria e igualitaria con presencia de los Representantes Legales de los Trabajadores y Sindicatos.
- La Auditoría Retributiva donde se valorarán los puestos de trabajo (tareas, retribución y sistema de promoción) y diseñará un plan de actuación para corregir las desigualdades detectadas.
5. Plan de Discapacidad
El cumplimiento del Plan General de Discapacidad no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para promover una cultura empresarial más inclusiva y diversa.
La Ley General de discapacidad (LGD) es una normativa de ámbito nacional cuyo cumplimiento es obligatorio para aquellas empresas con más de 50 trabajadores.
Según el artículo 42.1 de la Ley General de los Derechos de las Personas con Discapacidad y de su inclusión social (Real Decreto Legislativo 1/2013 de 29 noviembre), aquellas empresas públicas y privadas que emplean a 50 o más trabajadores (cómputo total de empleados) están obligadas a que, al menos, el 2% de éstos tengan el certificado de discapacidad (porcentaje de discapacidad igual o superior al 33%).
6. Plan de Prevención de Riesgos Laborales
La Ley de Prevención de Riesgos Laborales, establece la obligación para cada empresa, independientemente de su actividad, de establecer una organización y una planificación de la actividad preventiva con el objetivo básico de conseguir un adecuado nivel de protección de la salud de los trabajadores frente a los riesgos laborales.
El Plan de prevención de riesgos laborales es la herramienta a través de la cual se integra la actividad preventiva de la empresa en su sistema general de gestión y se establece su política de prevención de riesgos laborales en el funcionamiento general de la empresa, con el fin de garantizar la seguridad y salud de los trabajadores.
Este plan de prevención de riesgos laborales deberá incluir la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para realizar la acción de prevención de riesgos en la empresa, en los términos que reglamentariamente se establezcan, de acuerdo con la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de Riesgos Laborales.
7. Registro Salarial
El Registro Salarial es una herramienta clave para garantizar la transparencia y la igualdad salarial en una empresa. Es esencial cumplir con las regulaciones y contar con expertos para establecer un registro efectivo y fiable.
El RD 902/2020 de Igualdad retributiva entre hombres y mujeres, establece las medidas y mecanismos para prevenir, identificar y corregir posibles discriminaciones en materia retributiva.
El Registro salarial o retributivo es una obligación general para todas las empresas para garantizar la transparencia en la configuración de las percepciones y un acceso definido específicamente para empleados y representantes de los trabajadores al Registro.
Este Registro debe realizarse con periodicidad anual.
No cumplir con la obligación comporta una sanción grave que puede ser penalizada con hasta 6.250 €.
El panorama legal está evolucionando, y es el momento de acoger estos cambios para mejorar tu empresa. Cumplir con las obligaciones legales no solo es una responsabilidad, sino una oportunidad para construir un entorno laboral más equitativo y sostenible.
