El Espacio Bertelsmann de Madrid acogió ayer la tercera edición del Legaltech Forum Aranzadi. En este evento se desvelaron las claves para abordar con éxito el desafío digital que supone este momento de disrupción en la profesión jurídica, con especial hincapié en la importancia de colocar en el centro la experiencia de cliente y la responsabilidad de los profesionales implicados en lograrlo. De entre las muchas conclusiones a las que llegaron los expertos, destaca una que en gran medida resume todas las demás: La tecnología no es opcional, pero el cómo la utilizamos sí.

Tras la bienvenida a los más de 150 asistentes presenciales, que corrió a cargo de Alberto Moreno, Head of Corporates y de Alfonso Romero, Head of Legal Professionals de Thomson Reuters Aranzadi, tomó la palabra Marc Vidal, speaker conferenciante internacional, seleccionado como TOP20 LinkedIn influencers y TOP100 Forbes Influencers.

Vidal reflexionó sobre los retos más inmediatos. A su juicio, en momentos complejos la humanidad siempre ha sabido aprovechar la tecnología para superarlos. Expuso las claves para abordar el desafío digital:

1.Uso de datos para generar mejores experiencias de cliente.
2.La búsqueda de la eficiencia en los procesos.
3.La mutación de los productos a servicios para generar nuevos modelos de negocio.
4.La búsqueda de la excelencia en los empresarios, comerciantes y sus equipos humanos.

“En los últimos 100 años hemos innovado tanto como en los últimos 100.000. Lo que pasa es que esas innovaciones tienen detonantes que el ser humano no identifica nunca en tiempo real”. Recordó que “siempre vivimos nuestras revoluciones industriales tecnológicas como una amenaza y una crisis que afecta al ser humano”. Sin embargo, “hay que convertir el miedo a la innovación en un desafío” ya que “la incertidumbre es lo que nos hace avanzar”.

Vidal recordó la importancia de poner al cliente en el centro, “para lo que necesitamos datos y los datos se convierten en información, pero lo importante es cómo lo convertimos en conocimiento y para eso hace falta un ser humano que le dé sentido”. El experto insistió en que el error es tener miedo a la tecnología en lugar de servirse de ella como aliada: “hay que acostumbrarse a que una máquina más inteligente que nosotros nos va a ayudar a mejorar en nuestro trabajo”. Para ello “tenemos que localizar qué es lo que no podrá hacer una máquina; esas habilidades van a tener un valor incalculable”. La diferencia entre un abogado y otro “no será la tecnología porque todos tendrán más o menos la misma, sino que la diferencia estará en qué sabe hacer cada uno con esa tecnología”. La segunda clave es “el pensamiento crítico, algo que no tiene una máquina a la que hay que programar sobre cómo pensar de otro modo”.

Tras una pausa, se celebró la Mesa debate: Eficiencia y digitalización de despachos y empresas: ¿Realmente estamos preparados? ¿Cómo de sostenible es la digitalización? Moderada por Anna Marra, Councillor of the Global Advisory Council, IILPM at International Institute of Legal Project Management, participaron Andy Ramos Gil de la Haza, Socio del área de Propiedad Intelectual, Industrial y Tecnología de Pérez-Llorca, Daniel Abad Saiz, Country Monitoring & Strategy Legal Head BBVA Group, Eva García Morales, abogada y directora de Innovación Legal de Uría Menéndez Abogados y Ángel Gasco Ortiz, Gerente Asesoría Jurídica en Santalucía Seguros.

¿Hasta qué punto las nuevas tecnologías están siendo y serán el motor de cambio de la profesión?

En respuesta a esta pregunta Daniel Abad explicó que en su departamento tienen “un gran interés en todas las herramientas que les ayudan con la gestión del dato”, ya que “uno de los mayores problemas del sector financiero es el contencioso masivo, que solo se puede gestionar adecuadamente si tienes información para tomar decisiones”. El segundo ámbito de interés “es la gestión de contratos de productos que pones a disposición de los clientes”.

Por su parte, Eva García explicó que “estamos poniendo en marcha todas las herramientas tecnológicas que nos ayudan”, por un lado, “a hacer que los abogados del despacho sean más eficientes para dar un mejor servicio al cliente” y, por otro, “a adaptarnos a los que los clientes nos van pidiendo, como espacios de colaboración, contratos automatizados y que ellos los puedan alimentar también con información”.

Andy Ramos reconoció que, a día de hoy, “nos puede ayudar la tecnología que permite el análisis de grandes volúmenes de datos”, pero “para lo que requiere un análisis judicial complejo estamos lejos de contar con la tecnología que lo permita a pesar de que hay herramientas que prometen hacerlo”.

Según Ángel Gasco, el de los seguros ha sido “un sector muy tradicional que ha tenido que afrontar un cambio de paradigma, para lo que desde asesoría jurídica apoyamos en la nueva contratación electrónica”. También “estamos apoyando en contratación masiva, porque cada vez nos están pidiendo más datos sobre qué pasa en cada sentencia, en cada territorio”.

¿Son las empresas y los despachos conscientes de la necesidad de la transformación digital de sus negocios? Las que sí lo son, ¿están actuando?

En referencia a la necesidad para los despachos y empresas de transformarse digitalmente, “en Uría Menéndez somos conscientes de la necesidad de adaptarnos a las nuevas realidades identificando cuáles son las necesidades, y entender en qué se puede mejorar para ser más eficiente y, cuando tienes toda esa información, buscar la mejor tecnología. Lo importante es no frustrarte en esa búsqueda porque también se fracasa”, afirmó Eva García.

Para Andy Ramos, “en una profesión tan impermeable al cambio como la jurídica, el gran reto es integrar la tecnología en el proceso productivo. No innovar por innovar, sino detectar de qué manera esa innovación la podemos integrar en el proceso productivo teniendo en cuenta que la tecnología no es un fin, sino un medio para conseguir ser más eficientes, que es lo que nos piden los clientes”.

Ángel Gasco explicó que “el negocio se tenía que modernizar y los servicios jurídicos tenían que dar apoyo a esa modernización ya que no se puede gestionar la defensa de la compañía sin el apoyo de las nuevas tecnologías”.

Daniel Abad recordó que “el Grupo BBVA es tecnología pura, porque en nuestro grupo no es defendible no avanzar en tecnología, para lo que los servicios jurídicos, como el resto de las áreas, hemos pasado a tener un plan de inversión en tecnología”.

Las claves para tener una transformación digital exitosa

En cuanto a las claves para tener una transformación digital exitosa, Andy Ramos sostuvo que “no hay una palanca que sea la fórmula secreta”, si bien “hay que intentar que el proceso sea divertido” para “superar nuestra naturaleza contraria a los cambios” y el “esto se ha hecho así de toda la vida”. Lo importante es “tener muy claro para que la quiero y, sobre todo, tener un buen partner tecnológico”.

Eva García hizo hincapié en la necesidad de “escuchar las quejas y sugerencias de los trabajadores y tenerlas en cuenta en el proyecto, para que se perciba que tenemos en cuenta sus preocupaciones y que vean que es algo en lo que ellos han participado”.

Para Daniel Abad lo importante “es tener claro el roadmap, saber que dentro de equis años tengo que tener totalmente automatizados los procesos, pero con control”.

Por último, Ángel Gasco se centró en el reto de unificar las bases de datos, ya que “es necesario para trabajar con los despachos con los que colaboramos”.

El rol de los proveedores de tecnología

Un aspecto importante del proceso de transformación digital tanto de los despachos como de las asesorías jurídicas es el papel que juegan las empresas proveedoras de la tecnología a la hora de ofrecer las soluciones que necesita cada negocio. Para Andy Ramos, “lo importante no es que el despacho se adapte a la herramienta, sino que la herramienta se adapte al despacho”.

Eva García señaló que, a pesar de las dificultades que conlleva su implantación, “la tecnología vale la pena, solo que el beneficio se ve a más largo plazo; hay que saber trasladar al conjunto de la organización que no todos los proyectos tienen un beneficio tan directo y palpable como nos gustaría”.

Por último, Daniel Abad reconoció que en el mercado “hay una sobredosis de ofertas tecnológicas y es imposible analizar todas las que nos presentan”. En el caso concreto de las entidades bancarias, “el proveedor se tiene que integrar en los sistemas del banco y eso conlleva muchos retos y debe entender que la decisión no la toma un abogado sino un comité. Pero sí es verdad es que los proveedores nos entienden cada vez mejor”.

El empuje “de máximo nivel” del ‘Plan de Justicia 2030’

Aitor Cubo Contreras, director general de Transformación Digital de la Administración de Justicia, intervino en la ponencia El Plan de Justicia 2030. Eficiencia procesal y digital. Los cambios que va a suponer y el impacto en los operadores jurídicos. ¿Cómo debe prepararse el sector?

Tras poner en valor el empuje “de máximo nivel” del Ministerio “con la ministra a la cabeza para transformar la Justicia desde el punto de vista digital”, explicó que desde la Dirección General de Transformación Digital de la Administración de Justicia “estamos dotando a la Administración de Justicia de las soluciones tecnológicas más avanzadas con la finalidad de conseguir una Justicia más moderna, eficiente y ágil”. Todas estas iniciativas “se encuentran enmarcadas en un proyecto estratégico global de Justicia para todo el país, Justicia 2030”.

Recordó la particularidad del Ministerio de Justicia que, a diferencia de otros, “actúa a modo de consejería de Justicia de cinco comunidades autónomas más Ceuta y Melilla”, que no tienen las competencias transferidas, al tiempo que presta servicios comunes a todas, bien a modo de competencia propia, o por medio de interoperabilidad. Todo ello “dentro de un modelo estratégico que es el Plan 2030 para la transformación del Servicio Público de Justicia adaptado a las competencias de cada territorio”.

Dicho Plan “se plasma en tres leyes principales de eficiencia: procesal, organizativa y digital, todas ellas ya en el Congreso y que esperamos que se aprueben pronto porque mejoran de forma holística el servicio público de justicia”.

La Ley de Eficiencia Procesal

La Ley de Eficiencia Procesal va a introducir cambios orientados a que los procedimientos sean más cortos y que, por lo tanto, “las personas obtengan una respuesta más ágil cuando acuden a la Administración de Justicia”, señaló Cubo. Por ejemplo, se introduce la posibilidad de que el resultado de un pleito sirva para la solución de los cientos o miles que se puedan haber interpuesto por otras tantas personas por los mismos motivos. Son los de nominados pleitos testigo. “Todo ello proporcionando mayor facilidad en la resolución de los asuntos menos complejos y reduciendo el número de conflictos que llegan a los tribunales”.

Ley de Eficiencia Organizativa

En cuanto a esta segunda norma, el cambio organizativo que se propone “es viable gracias a la transformación digital. El nuevo sistema de tramitación procesal orientada al dato y la posibilidad del trabajo a distancia, facilitan una reorganización virtual muy eficiente, en tiempos cortos y sin grandes inversiones”. Aitor Cubo hizo hincapié en que, antes, cualquier cambio “implicaba una adaptación de edificios, de puestos de trabajo y de logística compleja”. Sin embargo, “el nuevo sistema de tramitación procesal orientada al dato y la posibilidad del trabajo a distancia, facilitan una reorganización virtual muy eficiente, en tiempos cortos y sin grandes inversiones”.

En este sentido destacó tres grandes mejoras: las Oficinas de Justicia en los municipios, “que harán llegar la Justicia capilarmente a todo el Estado”; los 410 Tribunales de Instancia, “que permitirán la especialización y la asignación dinámica de cargas procesales aumentando la eficiencia” y, por último, la Oficina Digital Judicial, “que abre un abanico de oportunidades muy significativo y que permitirá asignar eficientemente los recursos personales en los tribunales”.

La Ley de Eficiencia Digital

Con la Ley de Eficiencia Digital “buscamos que este nuevo marco jurídico sea facilitador de muchísimas novedades y dé seguridad jurídica a todo este proceso de digitalización”. Se basa en la interoperabilidad de todos los sistemas de gestión judicial para que en todos los territorios haya una equivalencia de servicios y facilitar el acceso a una justicia orientada al dato de todos los ciudadanos, las empresas…”

Aitor Cubo explicó la importancia del “trabajo deslocalizado de los funcionarios de Justicia, que no es sinónimo de teletrabajo” sino que, por ejemplo, “permite que los funcionarios de un juzgado que en un momento están con poco trabajo puedan ayudar a compañeros de otro juzgado que están hasta arriba”.

El director general de Transformación Digital también afirmó que se refuerzan las leyes procesales para adaptarlas a la ciberseguridad, “que es crítica en el ámbito de la justicia, con cientos de miles de ataques a diario y la información sensible que se maneja en justicia y también en los despachos, de lo que los profesionales no son siempre conscientes”.

Explicó también que es una prioridad la implantación del expediente judicial electrónico en todos los territorios para permitir la tramitación electrónica integral.

Cubo añadió que las líneas de actuación del Ministerio no se ciñen a la gestión interna, sino que tienen una clara orientación al justiciable. Entre otras novedades, destacó la implantación de la Carpeta Justicia, prevista en esta norma, y que facilitará el acceso a los servicios y procedimientos para las personas que sean partes o interesadas, entre ellos al servicio de cita previa, el de consulta del estado de la tramitación, así como de acceso a los expedientes judiciales en los que el ciudadano sea parte.

Por último, se refirió a la importancia del factor humano en la gestión de este cambio, que requiere involucrar a los funcionarios en el proyecto “para que se liberen de tareas aburridas y repetitivas ya que la justicia tiene stock como para que nadie se quede sin trabajo”, concluyó.

Presencia de Thomson Reuters en España

Thomson Reuters tiene una presencia consolidada en España, con amplio portfolio de herramientas y contenidos de alto valor agregado para respaldar la toma de decisiones de empresas y profesionales. En el mercado Legal opera localmente bajo el compromiso de ayudar en su trabajo a los operadores jurídicos mediante soluciones tecnológicas, entre las que destaca el lanzamiento de Aranzadi Fusión, Aranzadi Fusión Empresas y Aranzadi Fusión Instituciones, el ecosistema que ofrece en un mismo escritorio, configurable por el usuario para ahorrar tiempo y ganar como