Haz un esquema, sé conciso, explica qué quieres conseguir… ¡Sigues estos 6 consejos y conseguirás una carta de reclamación eficaz!
No hay una única forma de redactar una carta de reclamación, pero sí que podemos tener en cuenta 6 consejos para no dejarnos nada y que sea lo mas completa y efectiva posible.
Consejos para escribir una carta de queja efectiva
1. Haz un esquema sobre lo que quieres comunicar
Antes de empezar a redactarla, lo primero que debemos hacer es un pequeño esquema aparte, de lo que queremos decir y de lo sucedido, ya que después nos será útil para ponerlo en nuestra carta. En la carta de reclamación es preferible ser concisos para que no se pierda el mensaje.
Además, debemos aprovechar para pensar si queremos redactarla en un tono más cordial o formal.
A partir de aquí, ¡ya es cuestión de empezar a redactar!
2. Identifica a tu interlocutor
Si la carta va dirigida a un cliente o proveedor pondremos sus señas y las nuestras antes de empezarla, si la carta va dirigida a una administración, pondremos las señas de la administración en concreto y luego nos identificaremos nosotros (nombre, apellido, DNI y dirección a efectos de notificaciones), y si la reclamación versa sobre algún expediente en concreto lo incluiremos.
3. Expón los hechos de manera clara y concisa
Aquí es el momento de recuperar el esquema hecho, la idea es explicar de manera concisa la situación. Por ejemplo, si estamos solicitando el cobro de una factura por la venta de un material, y después de varios intentos no nos hacen caso, se hace un hace un pequeño resumen de lo ocurrido: “Que en tal fecha se le entró el material X, que la factura número tal se debía haber entregado en tal fecha, y que habiéndonos puesto en contacto con ellos tales días por email/teléfono sin que haya surtido efecto en el pago… “
4. Explica qué pretendes conseguir
Aquí es donde debemos explicar qué pretendemos con la carta de reclamación, por ejemplo, si lo que queremos es que cesen en alguna actuación, que nos paguen o nos den o devuelvan algo, y darle un plazo para solventar el asunto de manera amistosa antes de iniciar acciones judiciales. Si queremos acabar la carta de reclamación abiertos a la resolución de una manera amistosa, hacérselo saber poniéndonos a su disposición para solventar la situación y como pueden ponerse en contacto con nosotros (email, teléfono…).
5. Añade el lugar, fecha y firma del envío de la carta
6. Envíala de manera que quede constancia de ello
Con esto ya tendríamos nuestra carta de reclamación perfecta, ¡pero ojo! Es muy importante dejar constancia formal del envío, por lo que deberíamos enviarlo por burofax con acuse de recibo y certificación de contendido.
