Las macros pueden ayudarnos a agilizar y aligerar nuestra carga de trabajo, y aplicadas a la gestión y tramitación de nuestros asuntos judiciales, nos aportarán grandes ventajas automatizando muchas de nuestras tareas y partidas de trabajo.

En ciencias de la computación, macro es una instrucción que se le da al sistema para que ejecute una serie de tareas de forma secuencial a través de una única orden o comando posibilitado la automatización de ciertas tareas. De este modo, tecleando un código numérico o alfanumérico, nuestro sistema, de forma automatizada, replicará acciones o un flujo de trabajo determinado.

A otros niveles más básicos, ya las usamos diariamente. Ejemplos de cómo las empleamos son Control+C o Control+V para copiar y pegar, o Control+B para buscar en Word o Control+F en PDF, por referir algunos. Así agilizamos la secuencia, no precisando levantar las manos del teclado, buscar el ratón, localizar dónde esté el cursor en la pantalla, y seleccionar la funcionalidad deseada. Basta con teclear Control+C, por ejemplo.

Aterrizadas a la gestión de los asuntos judiciales, contar con un software de gestión legal que cuente con esta funcionalidad, como es Kmaleon de Wolters Kluwer, será esencial para obtener las mejoras de eficiencias y reducción de cotes que nos dirijan a la excelencia operativa.

De este modo, las macros de Kmaleon se constituyen como indiscutibles aliadas para automatizar muchas de las tareas de escaso valor que la tramitación de este tipo de asuntos requiere.

A modo de ejemplo podríamos referir:

Procesamiento notificaciones judiciales:

Las macros pueden ayudarnos a automatizar el procesamiento de una notificación judicial. Introducido el código asignado a una determinada tipología de notificación, como pueda ser una sentencia de carácter civil, y a golpe de ratón, el sistema será capaz de replicar el siguiente proceso:

• Localizar del expediente al que pertenezca el asunto.

• Nombrar el documento para ser archivado como sentencia.

• Archivar el documento.

• Agendar el vencimiento de 2 días para la aclaración o 20 días para la apelación en caso de que así deba procederse.

• Remisión de la notificación al letrado que tenga asignado el expediente o generarle la tarea.

Toda esta secuencia de acciones podrá activarse y realizarse de forma completamente automatizada, simplemente tecleando el código asignado para el procesamiento de este tipo de resolución.

Aunque dependiendo el tipo de notificación de la que se trate, los tiempos requeridos para procesarla de forma totalmente manual pueden variar considerablemente dependiendo de la complejidad de las resoluciones a gestionar, esta funcionalidad posibilita incrementar hasta en cuatro veces la productividad del equipo de trabajo, pudiendo verse igualmente mejorada la media si en los procesos se integran soluciones más avanzadas como el machine learning.

Generación de escritos y documentos:

Las macros también podrán ser utilizadas para articular, generar y remitir de forma completamente desatendida, escritos de trámite, u otro tipo de documentos, como facturas, hojas de encargo, comunicaciones de tipo recurrente, o solicitudes de cualquier tipología, por referir otros casos de uso.

Y si debemos generar el mismo tipo de escrito o documento para un grupo de expedientes, podrán seleccionarse todos ellos, y articularse de forma masiva, a la orden del comando indicado, agilizando aún más los tiempos de gestión. Siendo aún más significativo su impacto en carteras de la misma tipología, porque diariamente se pueden atender decenas de tareas similares, y las automatizaciones podrán accionarse por lotes.

Codificación normalizada del dato:

La gestión a través de macros tiene otra considerable ventaja, y es que promueve la codificación normalizada en nuestro aplicativo de cada información, dato, hito o tarea, con el impacto que ello tiene en la calidad del dato de cara a su gobierno y análisis, permitiendo una correcta monitorización de los asuntos, evitándose así que no sea contemplado algún dato de considerable importancia, que haya sido codificados erróneamente en su transcripción manual.

Estas son solo algunas de las mejoras de eficiencias que las macros de Kmaleon podrán procurarnos en la gestión de nuestra carga de trabajo, ayudándonos a automatizar nuestras tareas y flujos. Si queremos que nuestro despacho avance en dicho sentido, es imprescindible contar con entornos de gestión que incluyan las macros entre sus funcionalidades. Kmaleon de Wolters Kluwer, se constituye como solución líder en este sentido.

¿Quieres ver una solución para despachos de abogados y de procuradores que consigue automatizar tareas a través de macros? Para ello, visita: https://www.wolterskluwer.com/es-es/know/kmaleon-automatizacion