Las herramientas digitales y la tecnología están transformando la forma en que los despachos de abogados gestionan sus procesos de trabajo.

La automatización de tareas se ha convertido en una herramienta poderosa para aumentar la eficiencia y reducir costos de cada asunto gestionado, mejorando la rentabilidad y el margen de beneficios, al ser la palanca que propicia hacer más en menos y más por menos.

Pero, para automatizar tareas, debemos saber antes qué tipo de tareas o flujos de trabajo son susceptibles de ser automatizados. En este sentido serán aptas para valorar su automatización, las tareas que reúnan las siguientes características:

• Que sean repetitivas, esto es, que sean tareas que debemos atender y gestionar recurrentemente, lo que posibilitará que podamos gestionar de forma desatendida el mayor volumen posible, maximizando las mejoras de eficiencias pretendidas.
• Que sean de escaso valor, esto es, que no requieran de una valoración técnico-jurídica para determinar cómo proceder o atenderlas, constituyéndose como tareas mecánicas, en el sentido de poder ser atendidas casi sin reflexionar. 
• Que sean de resultado predecible y controlable, esto es, que sepamos de antemano qué pasos debemos seguir para completar la tarea.

La realidad es que los profesionales del sector diariamente deben atender tareas que responden a este patrón y de las que podríamos valorar su gestión a través de herramientas digitales o softwares de gestión que incluyan funcionalidades en dicho sentido, como puedan ser:

• Gestión documental:

La gestión documental es un proceso crítico en los despachos de abogados, ya que implica la creación, organización y almacenamiento de una gran cantidad de documentos legales. La automatización de estos procesos puede proporcionar beneficios significativos, como:

• La digitalización, clasificación, procesamiento y archivo automático de los documentos en su correspondiente expediente;
• La extracción de información relevante mediante el uso de técnicas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o Inteligencia Artificial (IA), para ser volcada como información y dato en nuestro aplicativo, siendo de inestimable ayuda con procesamiento y archivo de notificaciones judiciales, notas simples, contratos, etc., posibilitando la creación automatizada de expedientes, volcado desatendido de datos para archivo, agendado de tareas, vencimientos y señalamientos, etc.
• La automatización de flujos de trabajo para revisión y aprobación de documentos, como contratos, notas simples, notificaciones judiciales, notificaciones administrativas, etc. Esto agiliza la búsqueda y recuperación de información, reduce errores humanos y optimiza la colaboración entre los miembros del despacho.
• Generación de documentos:

La generación de documentos es una tarea repetitiva y que consume tiempo en los despachos de abogados. Con la automatización, es posible utilizar plantillas y sistemas de generación de documentos y escritos que permiten la creación rápida y precisa de contratos, escrituras, demandas y contestaciones, escritos de trámite, informes y otros documentos legales comunes. Además, podrán ser remitidos por email al procurador, a cualquier otro proveedor, o al cliente, de forma completamente automática, o incluso ser presentado en las plataformas judiciales. Esto reduce errores, agiliza la producción de documentos y libera tiempo para que los abogados se centren en tareas de mayor valor agregado.

• Gestión del tiempo y facturación:

La gestión del tiempo y la facturación son aspectos críticos en la gestión de un despacho de abogados. La automatización de estos procesos puede ayudar a agilizar la recopilación de datos de tiempo trabajado, la generación de informes de tiempo y la facturación a los clientes. Los sistemas de gestión de tiempo y facturación automatizados pueden rastrear automáticamente el tiempo dedicado a cada caso, generar facturas basadas en tarifas predefinidas, enviar recordatorios de pago y generar informes detallados sobre el desempeño financiero del despacho. Esto mejora la precisión en la facturación, agiliza el proceso de cobro y proporciona una visión clara de la rentabilidad de cada caso.

• Gestión de casos y seguimiento:

La gestión de casos y el seguimiento de los procedimientos legales son procesos complejos que involucran múltiples tareas y plazos. La automatización de estos procesos puede ayudar a los despachos de abogados a mantener un seguimiento efectivo de cada caso, gestionar calendarios y plazos, enviar recordatorios automáticos y asignar tareas a los miembros del equipo. Los sistemas de gestión de casos pueden proporcionar una visión general de todos los casos en curso, los hitos alcanzados y las tareas pendientes, lo que facilita la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo.

La automatización de procesos en los despachos de abogados ofrece una amplia gama de beneficios, desde la mejora de la eficiencia operativa hasta la reducción de costos y la mejora de la calidad del trabajo realizado. La gestión documental, la generación de documentos, la gestión del tiempo y la facturación, y la gestión de casos son algunos de los procesos más susceptibles de ser automatizados en el sector legal. Al adoptar tecnologías avanzadas y soluciones de software como Kleos y Kmaleon, los despachos de abogados pueden optimizar los tiempos de gestión invertidos, así como los recursos, mejorar la productividad de sus equipos y brindar un mejor servicio a sus clientes.

La automatización no reemplaza la labor de los abogados, sino que los libera de tareas administrativas para que puedan enfocarse en tareas estratégicas y de mayor valor agregado.