Todos habremos pensado que nuestro despacho está lleno de ineficiencias y que podríamos hacer las cosas de mejor manera. Para ello os dejamos a continuación 8 claves que os ayudarán a optimizar la gestión de vuestro despacho.

Todos habremos pensado que nuestro despacho está lleno de ineficiencias y que podríamos hacer las cosas de mejor manera. Para ello os dejamos a continuación 8 claves que os ayudarán a optimizar la gestión de vuestro despacho.

A través de estos 8 puntos descubriréis como podemos mejorar los procesos dentro de nuestro despacho y optimizar las actividades para preparar nuestro despacho para el crecimiento.

automatiza procesos repetitivos

Seguramente en tu despacho existan muchas tareas repetitivas, y que os quitan gran parte del valioso tiempo del que precisa un abogado. En la mayoría de las ocasiones el gran reto está en identificar cuales son estas tareas, y una vez identificadas, tratar de crear un proceso automático, capaz de ahorrarnos tiempo y dinero.

En muchas ocasiones no es siquiera necesario utilizar una herramienta tecnológica para poder optimizar tareas repetitivas dentro del despacho. Por ejemplo, imaginemos que cada vez que entra un cliente nuevo le mandamos un email de bienvenida presentándole al abogado a cargo de su caso. Es cierto que, con el uso de un CRM, esto se podría automatizar por completo, pero si no tenemos uno, esta tarea se puede agilizar creando una plantilla de email, de tal modo cuando entre un cliente, no tendremos que redactar el mail, simplemente copiaremos y modificaremos los datos que necesitemos. También a través del diseño de la web podemos permitir el acceso a los clientes a la intranet y permitirle acceder a sus datos.

Aunque parezca que con este tipo de acciones no ahorramos mucho tiempo, lo cierto es que si sumamos todas las tareas de este tipo que se pueden optimizar, encontraremos que podemos ahorrar un par de horas de nuestra jornada laboral diaria.

ordena la información

Según el informe Legal Trends Report 2017 sobre las tendencias legales en los despachos de abogados, elaborado por la empresa canadiense Clio, en una jornada de ocho horas de trabajo sólo se realizan 2,3 facturables (el 29%).

Esto es debido a que la mayoría de la jornada está dedicada a tareas administrativas y de desarrollo de negocio. Esto significa que el abogado pasa la mayor parte de su tiempo atendiendo labores que no son de su expertis y que no le van a generar ingresos de manera directa a la firma. De tal manera, debemos procurar optimizar el tiempo que pasamos realizando estas tareas. Para ello debemos establecer unos sistemas de orden, que nos ayuden a que tengamos toda la información necesaria disponible en todo momento de una manera clara y sencilla, para que gastemos el menor tiempo posible.

En muchas ocasiones queremos buscar un documento, una factura o una sentencia o caso pasado, y tardamos horas o en ocasiones no somos capaces de encontrarlo. Por este motivo, en cualquier despacho debería de existir un buen sistema de gestión documental, tanto físico como digital.

¿Cuánto tiempo ahorraríamos en nuestro día a día si cada vez que buscáramos un documento tardáramos como máximo un minuto?

Para poder desarrollar un buen sistema de gestión documental debemos conocer nuestro negocio a fondo, entender los diferentes departamentos y reflexionar sobre el sistema de orden que usaremos. Establecer unos códigos y una estandarización de documentos, desarrollar la arquitectura de carpetas que precise nuestra organización y sobre todo reunir todo lo anterior en un protocolo al alcance de todos los integrantes del despacho. No podemos olvidar fijar unos mecanismos de control, para poder comprobar que todo el mundo cumple con lo establecido.

Business intelligence en tu despacho

El termino “Business intelligence”, adaptado del inglés se traduce como inteligencia de negocio, y no significa más que conocer el engranaje de nuestro despacho. Para poder optimizar la gestión de la firma es necesario que conozcamos a fondo su funcionamiento. Y para ello, debemos tener sistemas de medición que nos proporcionen datos sobre la misma.

Conocer nuestro negocio nos servirá para poder optimizar las operaciones y los costes. Imaginemos que decidimos reducir los costes en el despacho, y para ello dejamos de ofrecer café a nuestros clientes, pero si miramos nuestra reseña en google muchas de ellas hacen referencia al buen café que servimos, estaremos reduciendo costes en uno de los activos que más importancia le dan nuestros clientes.

El ejemplo puede parecer algo absurdo, pero lo cierto es que se puede extrapolar a cualquier otra situación, por ello debemos conocer perfectamente cuales son las diferentes líneas de negocio del despacho y que actividades aportan más valor, y cuales nos dejan más ingresos a final de mes. Conociendo toda esta información evitaremos equivocarnos a la hora de optimizar costes.

La inteligencia de negocio no es solo aplicable para mejorar el trato con los clientes y optimizar los costes del despacho. Se suele usar también para mejorar el trato de nuestros empleados. La satisfacción de las personas del despacho es esencial para el correcto funcionamiento de la firma. Podemos usar el mismo ejemplo del café, puede que, si queremos recortar gastos, sea mejor recortar otro tipo de gastos si las personas de nuestro despacho valoran el café de las mañanas.

define una estructura de costes y optimizala

Para optimizar, antes hay que medir. Si queremos optimizar costes en nuestro despacho antes debemos tener un Presupuesto de Gastos Generales, en el que definamos todas las partidas de gasto de nuestro despacho, comenzando por el alquiler y acabando por el gasto en papelería. Cuanto más preciso y detallado sea el presupuesto, más fácil no será medir los resultados y poder optimizar los costes.

El PGG (presupuesto de gastos generales) del despacho, se debe realizar previo al ejercicio, es decir a principio de año o el último mes del año anterior, haciendo una estimación de lo que creemos serán los gastos del despacho durante el año. Esta estimación la haremos basándonos en ejercicios pasados. De esta manera durante el ejercicio, tenemos que ir midiendo todos los costes que realmente vayan ocurriendo en el despacho, esto es conocido como contabilidad analítica.

Con el resultado de los costes reales comparados con los estimados veremos las desviaciones que han ocurrido en el ejercicio, y podremos ajustar dichas partidas para el siguiente ejercicio. De la misma manera, durante el ejercicio iremos mirando las diferentes partidas y podremos corregir conforme vayan ocurriendo desviaciones.

Pongamos un ejemplo: hemos estimado que en el despacho gastaremos en el año unos 20.000 € en viajes y desplazamientos, y durante los tres primeros meses del año gastamos 14.000 €. Con estos datos debemos prepararnos para tomar decisiones. La ventaja de llevar el control de los gastos de esta manera es la posibilidad de tomar decisiones en tiempo real. Ahora nos tocará decidir, si anulamos los próximos viajes pendientes durante el año y los sustituimos por video llamadas, o bien aumentamos el gasto en viajes estimado, ya que puede ser que hayamos estimado un coste demasiado bajo para la actividad de nuestro despacho.

protocoliza el despacho

Lo que no está escrito no existe, ese debe ser el late motiv de toda organización. Para preparar nuestro despacho para el crecimiento, debemos entender que ninguna empresa debe depender en su totalidad de las personas para su correcto funcionamiento y menos aún de una persona en concreto.

Quizás esta es la tarea más difícil de conseguir en un despacho, pues existe dentro del sector de la abogacía una oposición a dejar nuestro conocimiento por escrito. Muchos abogados son reticentes a compartir su conocimiento con los compañeros, por el pensamiento de que están perdiendo su valor dentro de la firma.

Pero nuestro objetivo como directores del despacho debe consistir en que todo esté escrito. De tal manera si una persona abandona el despacho, su sustituto podrá ponerse a funcionar de la misma manera sin ningún esfuerzo. O si contratamos a una nueva persona, está podrá entender el funcionamiento de la firma sin tener que depender que los nuevos compañeros le expliquen, lo que supone un gran coste de tiempo y esfuerzo.

Los protocolos, también favorecen la creación de una cultura de empresa común entre todos los integrantes del despacho, ya que, si todos trabajamos de la misma manera, se fortalecerá la cultura y el sentimiento de pertenencia a la firma. Además, a través de los protocolos, desde la dirección tendremos más control de las actividades del día a día y seremos capaces de ver donde ocurren las ineficiencias del despacho.

pregunta a tus clientes a posteriori

No hay mejor manera que saber lo que piensan tus clientes de tu despacho que preguntándoles directamente. Si queremos optimizar la gestión de nuestra firma, debemos entender que activos, actividades o servicios no podemos suprimir, y cuales no aportan demasiado valor y podemos prescindir de ellos.

Para ello, debemos preguntar a los clientes a los que ya hemos realizado un servicio. En muchas ocasiones no lo hacemos por que nos da vergüenza o no queremos molestar. Pero ningún cliente, y más si ha queda satisfecho, rechazará contestarte un par de preguntas, aunque sea vía telefónica.

Es muy importante que les preguntemos que aspectos les han gustado más y que mejorarían del servicio que han recibido. Así podremos ofrecerles un mejor servicio la próxima vez y aplicar estas respuestas también a futuros clientes.

presta atención a los rrhh

Lo mas importante en un despacho de abogados son las personas que lo integran. Si quieres crecer como firma legal, dependerás de que los integrantes de tu despacho se encuentren cómodos y en un buen ambiente de trabajo en todo momento. Esta debe ser la principal preocupación de los socios del despacho.

Para una correcta gestión de los RRHH, lo esencial es mantener un buen ambiente en la oficina, lo cual se conseguirá conociendo a los integrantes de la firma, sabiendo sus gustos, y procurando que el ambiente sea favorable a todos.

Debemos tener en cuenta cosas como el plan de carrera de las personas del despacho, para que todos se sientan pertenecientes a una misma cultura y que vean como su futuro en la firma es para el largo plazo. Esto también nos ayudará a la retención del talento.

Centrate en lo importante

Si queremos optimizar la gestión de nuestro despacho, debemos centrarnos en aquellas actividades que tengan un componente estratégico para la firma. Para ello debemos externalizar todas aquellas otras actividades que no lo supongan.

Si estamos pensando en aumentar la facturación a través de las ventas, debemos centrar todos nuestros esfuerzos en realizar más actividades comerciales y de marketing, por lo que no podemos gastar tiempo en contabilizar facturas o en organizar viajes. Para ello existe la externalización de ciertas actividades. Podremos contratar a otro despacho o asesoría que nos lleve la contabilidad, o una agencia de viajes para que nos organice los viajes.

En muchas ocasiones existe la creencia de que, si realizamos nosotros mismo estas actividades, ahorraremos dinero, lo cierto es que nos consumirán un tiempo muy preciado dentro del despacho. Todo el tiempo que le dediquemos a estas actividades que no nos generan ingresos en la firma, se lo estamos quitando a otras que si lo hacen.  

Supongamos que en un mes puedo tener 20 reuniones comerciales, si realizara la contabilidad in-house o decidiera organizar los viajes de las personas del despacho, tan solo podría realizar 15 reuniones. Externalizar la contabilidad cuesta 350 € mensuales, y cada cliente nuevo que traiga al despacho supondrá unos ingresos mensuales de 100 €.

De tal manera, si decidiera realizar la contabilidad in- house mis cuentas serían las siguientes:

Gasto contabilidad = 0 €

Beneficios comerciales = 1.500 €

Beneficios = 1.500

Y si decidiera externalizar la contabilidad mis cuentas serían así:

Gasto contabilidad = 350 €

Beneficios comerciales = 2.000 €

Beneficios = 1.650 €

Como podemos comprobar, además de generar más ingresos y por lo tanto más beneficios, estaremos quitándonos todos los problemas derivados de realizar dicha actividad dentro del despacho. Por lo tanto, debemos valorar que actividades no aportan valor a la firma y decidir si es mejor externalizarlas. Esto puede suponer un gran ahorro para la firma.

                 LO DAMOS TODO POR TI