Según el Instituto de la Empresa Familiar, 1,1 millones de empresas son familiares en España, el 89% sobre el total de las empresas.   Además, generan dos de cada tres puestos de trabajo y más del 57% del PIB del país, siendo dominante su presencia en los sectores primario y secundario. En este escenario, los Protocolos Familiares son una herramienta fundamental para garantizar la concordia y continuidad en las empresas familiares.

En este artículo, se analizan algunos elementos esenciales de estos documentos y se dan algunas pautas, desde la experiencia profesional, para la elaboración de un Protocolo Familiar efectivo y para darles publicidad registral

1. Contexto de los Protocolos Familiares:

En España, no existe ninguna norma que regule la figura de la empresa familiar, por lo que éstas pueden adoptar cualquiera de las formas jurídicas previstas (principalmente, S.L. y S.A.).

Sin embargo, sí existe una norma que regula la publicidad voluntaria de los protocolos familiares, mediante su acceso al Registro Mercantil. El art. 2 del Real Decreto 171/2007, de 9 de febrero, por el que se regula la publicidad de los protocolos familiares define los Protocolos Familiares como “aquel conjunto de pactos suscritos por los socios entre sí o con terceros con los que guardan vínculos familiares que afectan una sociedad no cotizada, en la que tengan un interés común en orden a lograr un modelo de comunicación y consenso en la toma de decisiones para regular las relaciones entre familia, propiedad y empresa que afectan a la entidad”.

2. Estructura típica del Protocolo Familiar

El Protocolo Familiar contempla aspectos trascendentales relacionados con la familia, la empresa familiar y su propiedad, por lo que habrá de tenerse en cuenta, antes de fijar normas concretas, cómo funciona la familia empresaria, quiénes son sus miembros, qué papel o rol tiene cada uno de esos miembros dentro de la familia, e incluso los antecedentes y la cultura familiar de las generaciones anteriores, que proporcionará mucha información acerca del funcionamiento de la familia y de la empresa familiar. Es importante recopilar información -llamémosle- “intangible” que permitirá adaptar un documento, tan personalizado como es el Protocolo Familiar, a las circunstancias de cada familia.

Una vez definida la estructura familiar, se deberán definir las relaciones de los miembros de la familia con la empresa familiar, y dentro de la empresa familiar entre ellos mismos. Es importante incluir normas sobre incorporación de los miembros familiares a la empresa familiar, relaciones profesionales con miembros que no están presentes en el día a día de la empresa familiar, así como requisitos de acceso a puestos directivos y a los órganos de gobierno de la empresa familiar.

La última parte del Protocolo Familiar deberá regular la estructura de propiedad de la empresa de familiar, referida a las normas y procedimientos de actuación que la familia debe respetar cuando son accionistas o futuros accionistas de la empresa familiar. Además, es contenido típico en este apartado las normas de acceso al capital de la empresa familiar, los derechos y obligaciones de los accionistas, y, muy habitualmente, la fijación de prestaciones accesorias como condición para ser accionista, y sus normas de gobierno.

3. Régimen de publicidad

Los Protocolos Familiares pueden ser objeto de publicidad en el Registro Mercantil, lo cual no impide que permanezcan privados, ya que se prevé que la publicidad de estos documentos “tiene siempre carácter voluntario para la sociedad” (art. 2.3 del Real Decreto).

Por otro lado, señala el art. 2.2 del Real Decreto que “la sociedad sólo podrá publicar un único protocolo, suscrito por sus socios, si bien el mismo puede ser objeto de diversas formas de publicidad. En el supuesto de que el protocolo familiar afecte a varias sociedades, cada una de ellas podrá publicarlo en la parte que le concierna. Publicada la existencia de un protocolo no podrá reflejarse en el Registro Mercantil la constancia de otro diferente si no se expresare en la solicitud que el que pretende su acceso al registro, es una modificación o sustitución del publicado”.

Es decir, cuando una empresa familiar esté compuesta por distintas sociedades, no será válida la publicación del mismo protocolo familiar para todas esas sociedades. En estos casos, cada sociedad “podrá publicarlo en la parte que le concierna”.

Además, cada sociedad podrá publicar un único Protocolo, suscrito por sus socios. Publicada la existencia de un protocolo no podrá reflejarse en el Registro Mercantil la constancia de otro diferente si no se expresare en la solicitud que el que pretende su acceso al registro, es una modificación o sustitución del publicado.

La correcta redacción de un Protocolo Familiar, una vez salvadas las frecuentes reticencias iniciales, permite conjugar las voluntades de los miembros de la familia empresaria, así como facilitarles llegar a un acuerdo común respecto al funcionamiento de su empresa familiar, a través de la firma de un documento que, podría ser considerada como la Carta Magna de la empresa familiar.