Una de las cuestiones que caracteriza a los despachos líderes en la promoción de su marca es la organización de eventos con clientes y potenciales clientes en los que se les informa novedades legales o cuestiones de actualidad que pueden afectar a sus mercados y negocios.

Durante la pandemia la mayoría de los eventos ha pasado a tener un formato digital. La vuelta a la actividad después de las vacaciones y con un alto porcentaje de la población vacunada sugiere que una gran parte de los eventos volverán a ser presenciales con la posibilidad de tener acceso online.

Un evento exitoso requiere que la organización de este sea muy cuidada tanto para asegurar la asistencia de los participantes como para que su grado de satisfacción y el recuerdo de la marca del despacho permanezca entre los asistentes. Además, es habitual obsequiar en los eventos presenciales con algún tipo de merchandising.

En la preparación del evento hay que tener en cuenta una serie de aspectos clave:

• Establecer el tema de la conferencia lo que nos ayudará a definir el objetivo y el target de los asistentes potenciales
• Fijar la agenda del evento contando con los ponentes más expertos de los temas a tratar y con la persona que ejercerá de maestro de ceremonias.
• Preparar la sala del evento conforme las normas covid, distancia de seguridad, uso de mascarillas, gel… Y controlar el aforo, por lo que en la actualidad sería preferible una preinscripción para no tener problemas de ocupación.
• Definir la plataforma de streamig por la que se va a retrasmitir el evento para que se incluya el enlace en el plan de comunicación.
• Elaborar un plan de comunicación a clientes y potenciales clientes (newsletter, redes sociales, post patrocinados, publicidad en Google y/o redes sociales, notas de prensa a los medios del sector y a medios locales…)

Durante el evento

• Comprobar que se cumplen las normas de seguridad COVID, informar a los asistentes y advertir, en su caso, para que todo el mundo se sienta seguro.
• Facilitar la documentación del evento a los asistentes y/o un enlace para que se pueda descargar tanto por los asistentes como por los que sigan el evento a través del streaming.
• Repartir el merchandising tipo de los que ofrece Camaloon entre los asistentes con la confianza que cumplen las medidas COVID.
• Controlar el correcto funcionamiento de la plataforma de streaming, encuadre de la imagen, sonido, luz…
• Si ha posibilidad de hacer preguntas, organizar un sistema que en la sala cumpla la medidas COVID y recopilar y trasmitir a la mesa las que se puedan hacer desde la plataforma de streaming.
• Dar a conocer el hashtag que se va a utilizar en redes sociales a los asistentes presenciales y virtuales, para que hagan de altavoz del evento. Desde la cuenta corporativa compartir los mejores comentarios, marcar me gustas y agradecer a los asistentes su implicación.
• Generar espacios de networking entre los asistentes
• Cuenta con un fotógrafo que saque unas buenas imágenes de los ponentes, de la sala para poder utilizarlas en la comunicación de redes sociales y notas de prensa posteriores.

Después del evento:

• Comunica mediante notas de prensa el éxito del evento en medios especializados y locales.
• Comparte el evento en tu canal de Youtube para que pueda ser visto por otras personas que no pudieron asistir al mismo.
• Edita el video seleccionado comentarios relevantes de los ponentes y compártelo en las redes sociales corporativas.
• Pide a los ponentes que transformen su ponencia en un artículo que puedas publicar en el blog corporativo o en medios especializados que ayuden a reforzar la imagen de marca del despacho.
• Envía un email marketing a los asistentes con los enlaces al canal de youtube. A os artículos u otras piezas generadas para que puedan volver a recordar aspectos que puedan ser útiles.
• Mide las acciones de marketing realizadas y chequea los resultados.
• Si has identificado clientes o potenciales clientes interesados en la materia tratada organiza un seguimiento para llamarles y ofrecerles un asesoramiento a medida.

El éxito de un evento depende de contar con una buena organización, pero hay que recordar que la comunicación va más allá del evento en sí mismo y que la gestión de los contenidos del evento puede ser en sí misma una nueva actividad que refuerce la imagen de marca del despacho.