Podríamos haber mantenido esta conversación hace dos años y seguramente no me hubieras hecho mucho caso, aunque cualquier profesional ha pensado en digitalizar su despacho y dotarlo de herramientas para poder trabajar online, desde cualquier parte del mundo, la realidad es otra.

No es el momento.

Esa frase se la he escuchado a muchos compañeros durante mucho tiempo, porque cualquier cambio requiere salir salir de nuestra rutina lo que nos coloca en una situación de inseguridad que a nadie gusta.

Pero con la «nueva normalidad» parece que todos hemos aceptado esa realidad y queremos digitalizar nuestros despachos aunque todavía no sabemos cómo, por eso voy a intentar arrojar un poco de luz al asunto.

Debemos de partir de la base que nuestra profesión no es local, con el avance de las nuevas tecnologías nuestra profesión se ha convertido en global y debemos de aceptarlo.

Mira el punto positivo, mi municipio tiene casi 40.000 habitantes, podría perfectamente «ser el abogado del pueblo» (uno de ellos) sin embargo con las herramientas que te voy a proporcionar vamos a multiplicar por algo más de 1.000 esa cifra, ya que nos podremos dirigir a los 47 Millones de personas que viven en España y otros tantos millones que hablan Español y que están repartidos por todo el mundo.

Aunque este post se basará en herramientas que podemos usar quiero que tengas en cuenta que:

No son las herramientas, se trata de un proceso de cambio

La digitalización según la RAE es:

La acción y efecto de digitalizar,​ en donde digitalizar significa registrar datos en forma digital.

A mí, personalmente se me queda pequeña esta definición.

La digitalización de un despacho de abogados no pasa por tener una página web, tampoco instalar un software de despachos profesionales (gestión), ni tener los documentos escaneados en archivos digitales en cualquier sistema de gestión de archivos.

La digitalización de un despacho va más allá y tenemos que concebirla como un cambio en la organización (de dentro hacia fuera) primero las personas, después la estructura, la estrategia y los procesos. En última instancia, aplicaremos tecnología, si es que es la solución.

¿Conoces la historia de Kodak? Si rozas la treintena seguro que has visto una cámara de esta marca o un carrete de negativos por ahí rondando. Te cuento brevemente como una empresa puntera, con tecnología de última generación que «desapareció» de la noche a la mañana por culpa de un inmovilismo de su organización por evitar cambios.

Kodak tenía una posición dominante en el mercado, eran los que más cámaras de fotos vendían en el mundo durante más de un siglo, fueron los primeros en disponer de cámara digital a mediados de 1970 y realizaron muchísimos avances en fotografía analógica. Pero Kodak acabó perdiendo su liderazgo al no poder adaptarse al nuevo mercado, sí, a las peticiones de sus clientes.

El motivo por el que esta empresa fracasó fue por una mala gestión, al centrarse únicamente en un producto por el miedo a perder a los clientes de siempre.

Este es un ejemplo, hay más, véase Polaroid, Blockbuster Video (en este post cuento la historia)… por eso debemos de comprender que antes de aplicar cambios, desembolsar dinero, debemos de tener una visión estratégica de las cosas, ¿Qué es lo que quieren nuestros clientes, a quién nos dirigimos? después crear una hoja de ruta y para finalizar implementar los cambios.

Con esto en mente vamos con las herramientas:

Primera: Copias de expedientes

Existen muchas herramientas para poder tener los expedientes de nuestro despacho bajo control, como por ejemplo Google Drive, Dropbox, Mega, hasta incluso un servicio de hosting cloud propio.

Mi recomendación personal en este caso es contar con Google Drive, por estos motivos:

1. Es gratuito hasta 15 Gigas y si se te queda pequeño es verdaderamente económico, por 20€ al año tienes 100 Gigas.
2. Seguridad de la empresa líder como Google
3. Lleva funcionando desde 2012
4. Función de compartir con dos clics
5. Es un estándar, todo el mundo lo conoce y no hay barrera tecnológica* como otras plataformas similares.

*con barrera tecnológica quiero referirme a que no existe curva de aprendizaje.

Con la migración a la nube te olvidas de estar moviendo discos duros, pen drive o cualquier dispositivo externo de almacenamiento, con el riesgos, brechas de privacidad y seguridad que eso supone.

Segunda: Videoconferencias

Hasta hace «bien poco» pensar en video conferencias en nuestro despacho parecía una locura, por alguna extraña razón nos gusta tener al cliente delante pero la pandemia nos ha enseñado que «no es tan malo» que se puede prestar un servicio mediante una pantalla y que los clientes no es que lo acepten es que lo piden.

Poder trabajar desde cualquier lugar de España o del mundo, solo puede ser posible con la ayuda de las herramientas de videoconferencias puedes usar las siguientes:

• Zoom.
• Skype.
• Microsoft Teams.
• Cisco Webex.
• FaceTime.
• Google Meet.
• Whereby

Muchas de ellas no requieren ni descargar aplicación de escritorio, lo que nos permite usarlas desde cualquier sistema, Windows, Linux, MacOs, Android o iOs.

Whereby es una de mis favoritas, permite reuniones de hasta 4 personas de forma gratuita y lo que más me gusta es que no requiere de ninguna curva de aprendizaje, de ningún conocimiento en tecnología. El cliente hace click y ya está dentro.

Tercera asistentes virtuales:

Dime si te suena esto: Ring Ring, Ring Ring…

• Tu: Hola, buenos días.
• Posible cliente: Buenos días, era para hacerle una preguntita.
• Tu: Sí, puedo darle una cita en mi despacho, la consulta es XX€
• Posible cliente: Sí, pero antes quiero hacerle la pregunta por si usted ve que hay caso o no.
• Tu: Lo entiendo pero no puedo hacer la gestión por teléfono…

Como profesionales nos hemos encontrado esta situación en numerosas ocasiones, nos hacen perder un tiempo precioso, desconectamos de lo que estamos haciendo y muchas veces para nada.

Hoy quiero enseñarte una cosa que revolucionó el sistema de atención al cliente en mi asesoría y fue la implementación de asistentes virtuales.

Y si te dijera que puedes optimizar tu tiempo contratando un servicio que responde las llamadas por ti, te gestiona la agenda, citas, el CRM, hace gestión de cobros… Estas y otras maravillas las puedes tener y tú, dedícate a sacar trabajo. Algunos de estos servicios son:

• Beecalling
• Secretaria.es

Otra de las cosas positivas que tiene es que no tienes que cambiar el número de teléfono, ellos pueden pasarte directamente las llamadas a tu móvil o mandarte un email con lo que el cliente quiere decirte y tu filtras si atiendes la llamada o no.

Cuarta Sistemas de VOIP:

En mi asesoría tenía 17 líneas fijas, 10 líneas móviles y dos fibras ópticas (sí, dos con dos compañías diferentes, si se cae una tenía otra disponible). Imagínate lo que pagaba de teléfono cada mes.

Descubrí la tecnología de VOIP y no solo aligeró mi factura, sino que en cualquier momento podía hacer desvío de llamada, crear un nuevo número, rescatar grabaciones de conversaciones con clientes, ver el volumen de llamadas recibidas por terminal para ajustar el volumen de atención al cliente de mis empleados.

Quinta Software de gestión:

Por supuesto, no podía faltar el software de gestión. Si tienes información tienes poder, parafraseando a Sir Francis Bacon «El conocimiento es poder»

Tanto si tienes un despacho con empleados o un despacho pequeño, seguro que colaboras con otros compañeros en algunos asuntos que no llevas directamente.

Un software de gestión de despachos te ayudará a saber más sobre tus clientes y tu propia organización.

Sabrás que área te genera más dinero, cual te hace perder más tiempo, quién es el mejor cliente y sobre todo, tendrás la información estructurada y organizada de cada cliente y cada expediente sin necesidad de estar «tirando de archivo».

La información de tu despacho debe estar en una ubicación centralizada y debería incluir entre otras

1. Contactos y calendarios
2. Facturación y seguimiento del tiempo
3. Gestión de documentos y otros datos relacionados con el procedimiento
4. Comunicaciones internas y externas
5. Datos económico-financieros

Con un software de gestión de despachos profesionales en la nube, puedes acceder a todo esto y más, en el mercado hay muchas tecnologías con muchas diferencias de unas a otras, para ello hice este artículo en el que hablo de cual es el mejor software de abogados.

Sexta: Aplicaciones de comunicación

Esta debería de ser la primera e la lista, para conseguir una buena coordinación y un buen trabajo en remoto y montar tu despacho online necesitas comunicar.

Sin comunicación jamás habrá colaboración y nunca podrás montar un despacho online.

Podemos recurrir a muchas opciones, el mercado está repleto de ellas, desde las más sencillas como el email, otras como Whatsapp o Telegram a otras más profesionales como son Slack o Flowdock.

Las diferencias entre estas soluciones básicamente radica en que:

Whatsapp y Telegram son chats lineales y genéricos en el que puedes hablar de cómo está el tiempo, después mandar una foto de un gatito, un meme y seguidamente decirle a tu compañero que tiene que mandarte la instructra del juicio verbal que tienes mañana.

El email está organizado para mantener un hilo conversacional igual que las herramientas que comenté antes pero con la salvedad que en esta ocasión se presta menos a «divagar» o salirte del contexto de la conversación.

El problema de estos dos sistemas comentados es que funcionan bien cuando la conversación es de 1 a 1, el problema viene cuando la conversación es de 1 a 2 o de 1 a 3, muchos cruces de correos, grupos de WhatsApp o Telegram o incluso canales en esta última podrían solucionar el problema.

Para ello nacen herramientas como Slack o Flowdock, que permiten crear grupos en canales (tantos como quieras) e incluir en ellos a diferentes miembros del equipo, es una forma muy cómoda de organizar a un equipo de trabajo.

Después, volviendo a los software de despachos profesionales, o programas de gestión de despachos de abogados, hay algunos que te permiten esta opción de comunicación, ya que cuentan con sistemas de gestión de proyectos. De esta forma evitas el estar cruzando correos electrónicos, buscando en hilos interminables o buceando en conversaciones de WhatsApp entre fotos de gatitos, memes, enlaces interesantes que nunca miras y conversaciones de trabajo.

Al final, el tiempo es limitado, y es lo que menos deberíamos perder, recuerda optimizar recursos.

Séptima: Pagos digitales

Estaba de vacaciones con mi mujer, cuando me sonó el teléfono, me preguntaron si era abogado a lo que lógicamente contesté sí. Perdone pero le voy a hacer una pregunta, la señora siguió con su historia, era una consulta de las que llamamos «finalista» te contesto y te quedas contestado. No hay asunto, no hay recompensa por el conocimiento ni mi tiempo.

¿Ante estas situaciones como actuamos? Yo no se tú, pero estoy un poco cansado de los que quieren una solución a una pregunta que no llevará a ningún sitio y encima no se dignan a pagar.

Esta situación puede darse en cualquier sitio, un pasillo de un juzgado, una cafetería… Oiga usted, la consulta son XX€ perdón pero no tengo efectivo, solo tarjeta de crédito. Si quieres te hago una transferencia mañana que me viene muy mal (normalmente nunca la hacen).

Pues te traigo la solución, un TPV de bolsillo (datáfono), súper económico y muy pero que muy útil.

Por sólo 20€ en un único pago puedes comprar el aparato y llevarlo siempre encima. En cuanto a las comisiones, únicamente te cobran 1.5% de la transacción sin cuotas de mantenimiento. Sin más letra pequeña que esta.

Además, nos permite generar un enlace web para poder mandar la pasarela de pago por whatsapp, email o cualquier otro sistema de comunicación que queramos.

¿Muy pero que muy interesante no?