El artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil (el “RRM”) contempla que, transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro Mercantil el depósito de las cuentas anuales (las “Cuentas”) debidamente aprobadas, no se inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que se practique el referido depósito. Tal precepto cita excepcionalmente un conjunto de títulos que sí serían susceptibles de inscripción, a pesar de la ausencia de depósito de las Cuentas.

El artículo 378.5 RRM establece que, si las Cuentas no se han depositado por no estar aprobadas por la junta general, no procederá el cierre registral, siempre que concurran los requisitos que se dirán. En este sentido, según reiterada doctrina de la Dirección General del Registro y Notariado (la “DGRN”), “el cierre del Registro únicamente procede para el caso de incumplimiento de una obligación, la de depositar las cuentas anuales, y no por el hecho de que no hayan sido aprobadas o porque los administradores no las hayan formulado”. Como hemos indicado anteriormente, para levantar el cierre registral, deberá concurrir lo siguiente:

1. Tal circunstancia (la ausencia de aprobación de las Cuentas) deberá acreditarse mediante certificación del órgano de administración, con firmas debidamente legitimadas.
2. En tal certificación, deberá expresarse la causa de la falta de aprobación. En este sentido, es irrelevante, a efectos de la calificación del registrador, cuál sea la causa de falta de aprobación.
3. Cada 6 meses, deberá emitirse un nuevo certificado, acreditando la subsistencia de la causa de no aprobación de las Cuentas.

La falta de aprobación de las Cuentas se puede acreditar “en cualquier momento”, tal como dispone el artículo 378.7 RRM, “toda vez que dicha norma presupone que el cierre registral se ha producido, precisamente, por el transcurso del plazo de un año”, tal y como se pronunció la DGRN en fecha 20 de julio de 2005.

En AGM Abogados alcanzamos las siguientes conclusiones:

1. La aplicación de los apartados 5º y 7º del art. 378 RRM (quizás poco conocidos, por su singularidad) son de muy útil aplicación, para los supuestos en que no sea posible la aprobación de las Cuentas, por cualquier causa. Ello en tanto se reabre de nuevo la hoja registral, evitándose así que la sociedad de capital en cuestión quede paralizada.
2. Es esencial el deber de acreditar la subsistencia de la causa de la no aprobación de las Cuentas, cada 6 meses. De este modo se evita que una sociedad de capital aplique tales preceptos como cajón de sastre, para eximirse de su deber de aprobar las Cuentas en los plazos previstos por la ley.
3. La circunstancia de que el registrador mercantil no entre a valorar la causa de la no aprobación de las Cuentas deja patente la intención del legislador de respetar el principio de responsabilidad de los administradores.