Lo que te propongo a continuación es una técnica basada en la práctica diaria, aprendida en cursos y teorías fundidas en mi experiencia. No es una verdad absoluta. Solo es lo que yo hago, pero creo que te puede ayudar.
Clasificar, programar, ejecutar.
Para trabajar con eficacia te propongo que comiences por clasificar la tarea ha realizar, para después programar su ejecución y finalmente ejecutar lo programado, cuando y como lo hayas previsto.
Estos tres pasos son fáciles y sencillos de aprender. Dan prioridad a tus criterios de preferencia y facilitan enormemente su ejecución. Los dos primeros pasos (clasificar y programar), los realizas de forma casi simultánea. Cuando anotes en la agenda un evento, lo clasificas mentalmente y al anotarlo, lo harás en el momento más oportuno para ejecutarlo, con la prioridad correcta y la información necesaria.
I) CLASIFICAR:
Los eventos de tu vida son:
a) Personales.
b) Profesionales.
A su vez estos eventos puedes ser:
1) Importantes.
2) Urgentes.
3) O Ambos.
En cuanto a su ejecución: L@s abogad@s nos encontramos con estos tipos de eventos:
1) Señalamientos: Tareas que se ejecutarán un día concreto a una hora prevista: (Lo de la hora suele ser un eufemismo.)
2) Plazos: Tareas que hay que realizar a lo largo de un tiempo determinado y hasta un día concreto. (Aviso: los plazos se componen de varios días, además del último.)
3) Tareas necesarias: Tareas que hay que realizar necesariamente en algún momento no determinado (Notificar una sentencia definitiva a un cliente, darle el antibiótico a tu hijo, estudiar una reforma legal o cortarte las uñas de los pies.)
4) Tareas convenientes: Tareas que debes ejecutar en algún momento, sin un plazo ni momento determinado. (Realizar actividades de promoción, aprender nuevas técnicas de marketing profesional, mejorar la utilización del programa de gestión, del móvil etc.).
Algunos consejos para clasificar los eventos:
1) El valor de lo importante lo defines tú. Es importante que recuerdes darle el antibiótico a tu hijo o que te pares a pensar, de vez en cuando, en tu proyecto personal y profesional. Si comenzaste a ejercer sin saber a donde querías llegar, nunca sabrás si has llegado. Tampoco sabrás donde estás. Definir tu proyecto es necesario para definir lo importante para ti. Programar su seguimiento te ayudara a alcanzar el destino.
2) Lo urgente viene de la mano del olvido. De una mala programación. Si no anotas los eventos, no programas su ejecución. Los actos más rutinarios, se pueden poner la chaqueta roja del olvido y plantarse en tu vida de repente, reclamando toda tu atención. Dejarás de hacer lo importante para convertirte en abogado bombero, (apagando fuegos todo el día)
3) Delegar. Muchas cosas del día a día, nos empeñamos en hacerlas nosotros cuando las podemos delegar. Piénsalo cuando estés fotocopiando un expediente o haciendo escritos urgentes sin ninguna trascendencia o perdiendo la mañana en el juzgado para fotocopiar unos autos. Si estas sol@ pide ayuda, seguro que algún compañero pasará la mañana en el Juzgado, suspendiendo o esperando la vista de su juicio y te podrá ayudar.
4) La programación ha de ser rigurosa. Debes esforzarte por anotar TODOS los eventos. De ella depende tu tranquilidad y tu buen hacer profesional.
5) La programación debe ser realista, es decir: de ejecución posible en el tiempo asignado.
6) La programación debe ser completa: debes anotar tanto los eventos profesionales como los personales de la vida.
II) PROGRAMAR
A) Señalamientos: 3 pasos.
- Anota en la agenda la fecha del Señalamiento: incluyendo la hora, el lugar, Juzgado dirección, nº procedimiento, teléfonos de juzgado, del cliente y del procurador. Si lo anotas desde el programa de gestión del despacho, estos datos se grabarán automáticamente.
- Programar una alarma que suene en el móvil el día del evento con la holgura suficiente para: llegar al juzgado, aparcar, coger la toga, buscar al cliente etc. Un consejo: No apures, llegar con el tiempo justo da muy mala imagen profesional y es la principal causa de estrés en este trabajo. En estos casos anotar los teléfonos de contacto es muy útil para avisar de un retraso.
- Programar el aviso para preparar el evento. Cuanto más complejo más tiempo. Anota también si debes quedar con el cliente y programa la reunión. Casi todos los programas de gestión profesional, al anotar el evento, requieren al usuario para que anote también la fecha del aviso.
Ten presente que hay plazos para proponer la prueba: en el verbal civil tres días desde la notificación del señalamiento (Art. 440.1 LEC); en social con al menos cinco días de antelación al juicio. (art. 90.3 LJS).
B) plazos: 2 pasos.
- Anotar el fin del plazo. (mi consejo es que anotes el fin del plazo del computo ordinario, no el día de gracia previsto en el 135 de la LEC.)
- Anotar el día o días para ejecutarlo. NUNCA EL ÚLTIMO DÍA. Y cumple su ejecucióncomo si fuera un señalamiento. Busca el momento adecuado dentro del plazo y ¡CÚMPLELO!
C) eventos necesarios:
Programar estos eventos es imprescindible. Muchas veces no lo hacemos confiando en nuestra memoria. Pero olvidar una actuación necesaria, puede comprometer tu responsabilidad profesional gravemente, o la salud de tu hij@, si olvidas darle el antibiótico.
Como anotar estos eventos:
1) Lugar y tiempo deben estar vinculados. Piensa lo que requiere el evento. Debes programar la hora cuando estés en el lugar apropiado: donde tengas todo le necesario para ejecutar el evento.
Por ejemplo: minutar un asunto, debes prográmalo cuando estés en el despacho y puedas acceder al expediente. Si dejaste a tu hijo con tu suegra y quieres recordarle que le dé el antibiótico, programa un aviso a la hora e incluye el teléfono para llamarle. Cuando suene la alarma en tu móvil, tendrás también el número en el aviso y pulsando largo sobre el número, se realiza la llamada. (En casi todos los móviles).
Si esta tarea requiere varios días, búscalos en la agenda y anótalos a la hora que estés en el lugar adecuado con la información necesaria.
2) Hay tareas necesarias que se pueden ejecutar en tiempos muertos, con independencia del lugar.
Por ejemplo: leer una reforma legal o un artículo que te interesa, lo puedes hacer en el Autobús o en el metro. La anotación debe contener el enlace de internet, o descárgatelo en el móvil para poder leerlo.
D) eventos convenientes:
Estos eventos no son actividades imprescindibles. Probablemente sino los haces no pasara nada. Y eso, precisamente eso, es lo peor que te puede pasar: ¡NADA!
Todos los eventos anteriores son en su mayoría obligaciones, tanto profesionales como personales. Ahora te propongo que programes tus ilusiones.
Que programes a donde quieres llegar en tu trabajo y programes periódicamente verificar donde estás y cuanto te falta.
Que te plantees lo que te gustaría hacer con tu vida y periódicamente compruebes si lo estás logrando.
Como programar estos eventos
Crear rutinas para verificar tus proyectos resulta muy eficaz. Programa el evento y crear una repetición para todos los meses, cada tres meses, o cada cuanto tú consideres, pero hazlo.
Verificar su cumplimiento te llevara por donde tu quieras ir en tu profesión, en lugar de llevarte ella por donde quiera.
III) EJECUCIÓN:
Lo que te propongo a continuación son los criterios que yo utilizo para ejecutar el trabajo que tengo cada día. Algunos de estos criterios están basados en las ideas de David Allen http://www.gtdtimes.com/, y su teoría GTD (Getting Things Done) de su libro “organízate con eficacia”, pero adaptados al trabajo diario del abogado.
De todas las técnicas y métodos de trabajo hay algunas útiles y otras no. Después de equivocarme mucho te resumo lo que a mí me ha dado buen resultado:
1) Hacer una lista de tareas.
2) Priorizar la ejecución.
3) Comenzar por lo que estoy más inspirado.
4) La regla de los dos minutos, para algunas actividades.
Lista de tareas.
Lo primero que hago por la mañana, cuando llego al despacho es encender el ordenador, conectar el móvil al ordenador (se sincroniza automáticamente la agenda al enchufarlo), abrir la agenda y confeccionar la lista de tareas de ese día.
En un papel anoto todo lo que hoy tengo que hacer en el día, no importa el orden, eso viene luego. Si en ese momento recuerdas llamadas, gestiones o tareas que debes realizar, con o sin urgencia, anótalas en la lista de tareas. Es el momento de vaciar la cabeza de todo lo que sabes que hay que ejecutar y te genera ansiedad. Puedes hacerlo directamente en la lista de tareas del ordenador, (si usas Outlook, la lista de tareas esta dentro del programa. (1)
Si lo anotas en un papel, debes pasarlo al ordenador. Si no lo pasas, no registrarás lo que has hecho cada día, y esto es muy importante para minutar.
(1)Puedes consultar como anotar tareas aquí: http://office.microsoft.com/es-es/outlook-help/crear-tareas-y-elementos-de-tarea-HA010354415.aspx#BM2
Priorizar la ejecución.
Cuando termines la lista enumera el orden de su ejecución. Pon al lado de cada tarea, el número de orden por el que la vas a ejecutar. En el ordenador puedes alterar el orden pinchando y arrastrando la tarea hasta el lugar de la lista que quieras.
Criterios de ejecución:
1º lo urgente e importante.
2º lo urgente.
3º lo importante.
Comienza por lo que estés más inspirado:
Si hay varias tareas de igual urgencia o importancia, comienza por la que estés más inspirado. Empezar haciendo lo que más te apetece es una inmejorable forma de comenzar el día. Aprovechar la inspiración favorece su ejecución.
La regla de los dos minutos. Consiste en ejecutar de forma inmediata aquellas tareas sencillas que puedes hacer en menos de dos minutos. (El tiempo de dos minutos es orientativo, se trata de tareas que se pueden ejecutar con rapidez.).
Esta es una de las reglas de David Allen, pero: ATENCIÓN, esta técnica puede hacer que pases la mañana haciendo cosas “supuestamente” breves y dejar de hacer lo importante. Por eso, si inicias una tarea y compruebas que requiere de más tiempo de lo previsto, anótala y pasa a la siguiente.
Es útil esta regla, cuando tienes en la lista de tareas varias cosas sencillas, como llamadas, escritos de tramite, etc. y otras que requieren toda tu concentración. Por ejemplo un recurso, o un escrito complejo.
A la hora de priorizar la ejecución, realiza primero las tareas sencillas y deja para el final lo que requiere más atención.
La razón es que cuando realizas todas las cosas sencillas pendientes, descargas la mente de tensión y la capacidad de concentración aumenta considerablemente. Por el contrario, si estás haciendo un recurso complejo y sabes que hay muchas cosas por hacer, tu concentración disminuye.
Algunas herramientas útiles que te pueden ayudar a organizar tu trabajo son el Dropbox(https://www.dropbox.com/) o Evernote, (https://evernote.com/intl/es/). Programas de almacenamiento en una “nube virtual”, ambos gratuitos que te permiten consultar lo que guardes allí por internet, con cualquier dispositivo.
En el primero puedes subir todo un expediente con todos sus documentos y escritos, compartirlo con otro compañero, o para seguir trabajando en tu casa, en el tren o donde quieras. En el segundo puedes archivar un artículo o una sentencia vista en internet, archivar tarjetas de visita haciéndoles una foto, un pdf, archivar notas de voz etc.
Espero que todo esto te sea útil y que te ayude a disfrutar de tu trabajo y de tu vida.
