-¿Y cuanto me va a costar Dª Maite?

-No se preocupe por eso Antonia, ya hablaremos…

-Y piensas: …“¡Con el trabajo que tengo!, solo me faltaba ponerme a hacer presupuestos de cada asunto”

Cuando llevas tu coche al taller, ¿no pides un presupuesto previo de la reparación…? ¿Y pretendes que tus clientes se metan en un pleito que puede arruinar su vida, sin saber lo que les puede costar?

Las principales excusas para no firmar una hoja de encargo son:

1. La pérdida de tiempo.
2. El miedo a que conste por escrito la obligación profesional.

La pérdida de tiempo:

Responde sinceramente:

• Si trabajas y no cobras, ¿no has perdido mucho más el tiempo?
• Si terminas demandando a tu cliente para cobrar tu trabajo ¿no perderás mucho más tiempo y además al cliente?

 El temor al compromiso:

En el fondo, no es más que una falta de confianza en ti mismo que antes o después tendrás que superar.

Ten presente que el arrendamiento de servicios se puede concertar de forma verbal y obliga igual a las partes.

La jurisprudencia ha concretado algunas de las obligaciones elementales del abogado que, en todo caso, debe cumplir en su actividad profesional; haya o no, contrato escrito:

• Informar al cliente de la gravedad de la situación.
• Informar de la conveniencia o no de acudir a los tribunales.
• Informar de los costes del proceso.
• informar de las posibilidades de éxito o fracaso.
• cumplir con los deberes deontológicos de lealtad y honestidad en el desempeño del encargo.
• observar las leyes procesales.
• aplicar al problema los indispensables conocimientos jurídicos.
  • Entre otras. (STS de 14 de julio de 2005).

Si quieres CRECER en tu negocio y ganarte la vida como abogado: prepara una buena plantilla de tu hoja de encargo.

Ventajas de la hoja de encargo:

Las obvias son:

1. Define tus obligaciones profesionales en ese asunto.
2. Define el precio de tu trabajo.
3. Impides la impugnación posterior de tus honorarios, si llegaras a presentar la Jura de cuentas. (art. 36 LEC)

 Para mí, las ventajas más importantes son:

1) El aplazamiento de pago de los honorarios: que permite al cliente un pago más cómodo y adaptado a sus ingresos. Práctica que, desde mi experiencia, aceptan y agradecen los clientes encantados, a la vez que te permite el cobro programado y sistemático de tu trabajo.

Si te paga una cantidad inicial, a cuenta de honorarios y fraccionas el resto en función de la marcha del proceso, cuando llegue la sentencia, tan lento el juzgado va, habrás cobrado el 100% de tu trabajo. Y tu cliente contento, pues lo habrá pagado cómodamente y sin agobios.

2) Te ayuda a mantener la independencia emocional del asunto.

Si no lo crees, piensa y revive ese doloroso momento: cuando te llega por mail o por correo la sentencia “del asunto”. No de un asunto cualquiera, sino de ese al que tanto esfuerzo le has dedicado, con el que tanto te has vinculado.

Te vas directo al fallo de la sentencia y cuando lees: “Desestimo la demanda con imposición de las costas…” te pincha en el alma y te duele. Físicamente te duele.

Y ¿sabes por qué?

Porque, aunque en ese momento no piensas conscientemente en tus honorarios, en alguna parte de tu mente vive la pregunta: ¿y cómo cobro yo ahora? Te sientes culpable y las horas dedicadas te chillan, reclamando cobrar su esfuerzo, el domingo en el despacho, el agobio permanente, el mal humor en tu casa…

Si por el contrario has ido cobrando a lo largo del proceso, el impacto emocional se disminuye, manteniendo tanto tú, como tu cliente, la serenidad ante un resultado adverso.

De lo contrario, añades a ese momento amargo de la derrota, el cobro de tu trabajo. Y si lo agravan las costas… o te quedas sin cobrar o te tendrás que esperar y ponerte en la cola; a que pague tu cliente: principal, intereses y… costas. Qué triste que tanto esfuerzo termine pagando antes al letrado contrario que a tu esfuerzo y tu desvelo.

Por eso te recomiendo que, al hacer la hoja de encargo, fracciones el pago y preveas siempre el fracaso. Analizar las consecuencias adversas, antes de iniciar el proceso, es el mejor seguro de tu responsabilidad profesional y la mejor herramienta para vivir de tu trabajo.

Pero recuerda: los pagos a cuenta, no son provisiones de fondos. Debes facturarlo cuando lo cobras.  Dentro del trimestre, debes emitir la factura y declararla.

Otras ventajas de la hoja de encargo:

• Evidencian de tu honestidad profesional. Puedes decir que eres muy honesto, pero luego hay que demostrarlo y la primera regla para lograrlo, es poner de manifiesto el interés por tu cliente, informándole desde el principio del precio de tu trabajo. Y por supuesto, ajustándote después, al presupuesto.

• Incrementa la confianza de tu cliente: no puedes exigir confianza si no eres capaz, de antemano, de concretar el precio de tu trabajo.

• Incrementa la calidad de tu trabajo. Un buen hacer profesional va acompañado de rigor y seriedad. El primer paso para lograrlo es la hoja de encargo. Te ayuda a distinguirte de los otros. En esta profesión somos muy pocos los que firmamos por escrito y de antemano, el precio de nuestro trabajo. Si quieres cuidar la calidad de tu servicio y crecer en tu negocio, empieza por hacer, en cada asunto, una hoja de encargo.

Aquí te propongo algunas ideas básicas para confeccionar tu hoja de encargo:

¿Qué es la hoja de encargo?

Es el contrato por el cual se conciertan los servicios de un abogado, para un asunto determinado y en el que se concreta el presupuesto previo de sus servicios y la forma de pago.

¿Cuál es su naturaleza jurídica?

Es un contrato de prestación de servicios que se regula en el art. 1544 del C. Civil español que dice: “En el arrendamiento de obras o servicios, una de las partes se obliga a ejecutar una obra o a prestar a la otra un servicio por precio cierto”.

¿Qué características tiene?

La relación abogado-cliente es una relación personal “intuitu personae” (en atención a la persona). Puedes auxiliarte de colaboradores, pero es a ti a quien contratan. Por eso debes advertir, desde el comienzo que te podrás auxiliar de otros compañeros e identificarlos. Puedes ponerlo en la hoja de encargo genéricamente y concretarlo por escrito antes de que te sustituyan. (P.ej. remitiendo antes un mail al cliente con los datos del colaborador, número de colegiado y su teléfono etc.). Y, además, te aconsejo que quedes antes de la suplencia, para que tu cliente conozca al compañero que te ha de sustituir.

¿Puedo llevar un asunto sin firmar hoja de encargo?

Hoy no existe obligación formal en España de firmar hoja de encargo. El Estatuto General de la abogacía no lo exige. Pero en el proyecto del nuevo Estatuto General de la abogacía, si se impone como obligación previa en el Art. 49 nº 3 y 4:

“3. El Abogado tiene la obligación de informar a su cliente sobre la viabilidad del asunto que se le confía, procurará disuadirle de promover conflictos o ejercitar acciones judiciales sin fundamento y le aconsejará, en su caso, sobre las vías alternativas para la mejor satisfacción de sus intereses.

1. Asimismo, le informará sobre los honorarios y costes de su actuación, mediante la presentación de la hoja de encargo o medio equivalente. También le hará saber las consecuencias que puede tener una condena en costas y su cuantía aproximada.

¿A qué se obliga al cliente, firmando la hoja de encargo?

• A pagar los honorarios que se especifiquen, en los plazos pactados en la hoja de encargo.
• A dar la información veraz sobre el asunto.
• A concretar sus intereses y los límites dentro de los cuales le ha defender su abogado.
• A facilitar la documentación precisa para su defensa.
• A mantener el trato y la consideración debida hacia su abogado.
• A indicar y autorizar la forma y los medios de comunicación con su letrado, (teléfono, Mail etc).
• A confiar en su abogado y ser leal y sincero con él.

¿A que le obliga al abogado?

• A cumplir con el encargo del asunto encomendado, con el máximo celo y diligencia. Ateniéndose a las exigencias técnicas, deontológicas y éticas adecuadas a la tutela jurídica de dicho asunto.
• A guardar secreto de todos los hechos o noticias que conozcan por razón de su actuación profesional, tanto el letrado como sus colaboradores.
• A actuar, en cumplimiento de su misión, con libertad e independencia, sin otras limitaciones que las impuestas por la Ley y por las normas éticas y deontológicas.
• A concretar el presupuesto previo de su trabajo e informar al cliente de los demás costes del proceso.
• A liquidar periódicamente las cuentas y gastos que se vayan produciendo por las actuaciones realizadas, en la defensa del asunto, cuando reciba provisión de fondos.
• A informar a su cliente de la marcha del asunto.
• A informar al cliente del nombre y demás datos, de los colaboradores que le auxilien en la tramitación del asunto encomendado, quienes actuarán, en todo caso, bajo su responsabilidad y dirección profesional. (Art. 42 E.A.E.)
• También debes informar al cliente, de los siguientes extremos:
  • Del posible resultado adverso del pleito y de la posible condena en costas.
  • De la existencia de soluciones alternativas del conflicto, como la mediación, negociación, arbitraje, etc.
  • Que como profesional está sujeto a las normas sobre prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo establecidas en la Ley 10/2010 y que el encargo encomendado puede estar fuera del ámbito de secreto profesional.
• NOTA:  como ya he dicho antes, estas obligaciones se asumen igual, aunque no firmes hoja de encargo, pero si la firmas, concretas tus honorarios y la forma de pago, impidiendo la impugnación por excesivos.

Algunas formas de determinar los honorarios

La Ley 25/2009 de 22 de diciembre, de modificación de diversas normas para su adaptación a la Ley sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio, prohíbe a los Colegios Profesionales establecer baremos orientativos ni cualquier otra orientación, recomendación, directriz, norma o regla sobre honorarios profesionales, salvo lo recogido en su Disposición Adicional Cuarta que permite esos criterios a los exclusivos efectos de la tasación de costas y de la jura de cuentas de los abogados.

Por lo tanto, para concretar los honorarios al cliente propio, rige la libertad de pactos entre letrado y cliente. Por esta razón te comento algunas de las formas más comunes, para determinar los honorarios y las ventajas e inconvenientes que presentan, en mi opinión, de cada una de ellas.

A) La cuota litis:

Es decir, pactar los honorarios a comisión o porcentaje del resultado del pleito, sin necesidad de pactar un importe mínimo. El Tribunal Supremo autoriza esta forma de pactar los honorarios. Sentencia de 4 Nov. 2008, rec. 5837/2005. Ponente: Espín Templado, Eduardo. Nº de Recurso: 5837/2005. Sala Tercera, de lo Contencioso-administrativo, Sección Pleno.

Mi opinión, aunque lo diga el T. Supremo: me parece un atentado a la independencia y liberta profesional con la que hay que ejercer la abogacía. Y una vulneración del derecho de defensa pues “La independencia del abogado es una exigencia del Estado de Derecho y del efectivo derecho de defensa de los ciudadanos” Art. 2 del vigente Código deontológico (Real Decreto 658/2001, de 22 de junio).

El abogado que ata sus honorarios al resultado del pleito, se convierte en parte interesada en el mismo.

El resultado del pleito deja de serle indiferente. (Si no ganas, no cobras). Quebrándose así la independencia y la libertad profesional con la que se debe atender el asunto y vulnerándose, por ello, el derecho de defensa.

Lo diga quien lo diga.

Por eso yo te propongo que, en todo caso, concretes un importe mínimo que te desate del resultado del pleito y un porcentaje sobre el resultado.

De este modo lograrás remunerar mínimamente tu esfuerzo y el trabajo que le vas a dedicar al asunto. Librándote así, de la carga emocional que supone, atar tus honorarios al resultado del pleito.

Si no, te verás haciendo cosas que sabes que no debes hacer.

B) Cantidad alzada:

Establecer un importe fijo por el trabajo, con independencia del resultado y de las horas dedicadas.

Este formato es recomendable en asuntos de poca cuantía. O cuando te encomienden varias reclamaciones, (reclamaciones de cantidad mediante cartas, monitorios, verbales del mismo tipo etc.) Puedes concretar un importe fijo por cada reclamación, al margen de su cuantía. (el trabajo es básicamente el mismo, aunque en ocasiones se complique enormemente).

C) Normas de orientación profesional

Los honorarios se determinan según las Normas de orientación profesional del Colegio de Abogados de la demarcación judicial del asunto que estén vigentes en el momento de la finalización de la intervención profesional. Si bien debes Indicar que, conforme a las normas vigentes a la firma de la hoja de encargo y tomando como base de cálculo la cantidad de ___ €, resulta el importe de ___ €, para luego poder concretar, el fraccionamiento de pago.

D) Definir el precio por actuación y liquidar trimestralmente el trabajo realizado.

Esta forma está especialmente indicada para el proceso penal y para ciertas actuaciones extrajudiciales, negociaciones, gestiones notariales etc. Concretando un importe fijo por cada actuación: denuncia o querella, asistencia a diligencias de prueba, escritos de alegaciones y recursos de reforma, etc. Puedes, también establecer un porcentaje sobre el resultado final, si tu cliente percibe algún tipo de indemnización en funcionó del resultado.

E) Precio por horas.

Es difícil determinar el precio de la hora de tu trabajo. Te puede servir de orientación, dividir el importe bruto de tus ingresos anuales del año anterior, por las horas de la jornada laboral anual que suele ser de 1770 horas aproximadamente. Pero debes ser muy riguroso con el cómputo de las horas que facturas. Si, por ejemplo, estás trabajando con ese asunto y te llaman por teléfono, bajas a tomar un café o entra un compañero del despacho, para comentarte el juicio de esa mañana, no debe pagarlo tu cliente.

Tampoco creo que debas facturar igual el tiempo empleado en sacar fotocopias del expediente en el juzgado que el tiempo que dediques a preparar y realizar el juicio.

Este método requiere un riguroso y honesto cómputo del tiempo empleado y facturar periódicamente, (mensual trimestralmente por lo menos) las horas dedicadas.

Estos son algunos consejos. Pero recuerda que concretar el precio de antemano, es la mejor forma de garantizar el cobro de tu trabajo. Recuerda que el tiempo que empleas en hacer el presupuesto, es tan necesario como el trabajo mismo.

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